32. Время как неограниченный ресурс: содержательный подход.

У каждой медали есть две стороны. Время почему-то обычно рассматривают с одной.

А именно, с точки зрения арифметической. Да, год обычно состоит из 365 дней, день из 24 часов, час из 60 минут. А средняя продолжительность жизни мужчины в России – 58 лет, 11 месяцев и 16 дней. Женщинам повезло больше – 72 года, 4 месяца и 4 дня.

Торопливый тайм-менеджмент

Нам со всех сторон говорят: времени мало, а успеть в жизни надо много. Помните у Н. Островского: «Жизнь дается человеку один раз, и прожить ее нужно так, чтобы потом не было мучительно больно за бесцельно прожитые годы».

Неторопливый тайм-менеджмент

Давайте остановимся. Давайте подумаем – куда мы бежим, глядя на календарь-пинарик? К этой самой надгробной плите с красивой эпитафией?

Не теряет ли человек с арифметическим уклоном что-то очень важное в жизни? Вспомним слова Джона Леннона: «жизнь – это то, что с нами происходит, пока мы строим планы».

И самое главное, давайте подумаем, ведь должна же быть у времени отпущенной нам жизни какая-то другая, не арифметическая сторона, «обратная сторона медали», «темная сторона Луны», возможно, более важная? Есть ли какой-то другой, не «арифметический» подход ко времени и к жизни?

Есть. И не один. Вот для примера способ отношения ко времени, взятый «с другой стороны медали». Я его извлек из книги Дж.Стивенса «Приручи своих драконов (как обратить свои недостатки в достоинства)». Сама книга, на мой взгляд, довольно спорная, но подход в отношении ко времени мне показался очень интересным и полезным.

Намечу основные идеи этого другого подхода, который можно назвать «неторопливым тайм-менеджментом»:

Нужно выбросить из головы мысли об ограниченности и нехватке времени и понять, что у меня достаточно времени, чтобы сделать в жизни все, что я хочу.

Нужно понять, что чем медленнее я иду к цели, тем больше я успеваю сделать.

33. Учёт и планирование времени

При плотной и ответственной работе по времени это минимум неделя, реально — месяц, и о достаточной отработанности учета времени говорят три основных показателя.

• Перестал впадать в поток, в бессознательное времяпровождение, теперь ты всегда видишь и понимаешь, где ты и чем занимаешься.

• На часы смотреть уже не надо. Часики как будто сами всегда тикают за плечом, время отмечается автоматически…

• Ты уже по опыту точно знаешь, сколько чего стоит (по времени стоит). Сколько стоит добраться утром до работы, сколько поездка в автосервис, сколько стоит сесть за компьютерную игру.

Только зная все предельно точно, практически до минут, можно на следующем этапе заниматься планированием.

Тотальный, с утра до вечера, учет — вещь для начала нереальная. Начинать надо с учета времени отдельных фрагментов дня.

Начать с секундомером в руке фиксировать свой день с утра до вечера значит сломать все свои рабочие планы, поскольку по крайней мере в начале эти две деятельности сильно конфликтуют: либо вы ведете учет времени, либо вы работаете. А вот брать на изучение несколько часов своего дня, остальное время живя «нормальной» жизнью — вещь разумная и реальная. Как правило, имеет смысл отдельно изучать свое утро до работы, свои вечера после работы; рабочее время также можно и нужно делить на отдельные, имеющие свое лицо, фрагменты.

• Обычно работа до обеда сильно отличается от послеобеденного рабочего времени.

Аналогично: уча себя планированию, начинайте с планирования отдельных фрагментов дня.

Наладили себе утро — подвиг! Простроили себе вечер и отход ко сну — слава о вас останется в веках…

34. Правила постановки целей.

Контрольные вопросы по формулировке целей

1. Мои цели сформулированы ответственно, достижение их зависит в первую очередь от меня?

2. Мои цели сформулированы позитивно, через утверждение, а не отрицание?

3. Мои цели сформулированы достаточно конкретно, из моих формулировок вполне понятно, когда цель будет достигнута?

Быстросуп — это нездорово. С другой стороны, даже если вы сторонник суперздорового питания, то едва ли имеет смысл, собираясь в турпоход, нагружать свой рюкзак ядреными кочанами свежей зеленой капусты: пару пакетиков мгновенных каш кажется более взвешенным решением.

• Кстати, а кто-то сочтет более разумным поголодать по Шаталовой.

Жизненные контексты разнообразны, и задумываясь о дальних и широких последствиях наших решений, когда-то необходимо учитывать элементарную технику безопасности, когда-то позаботиться о природной, социальной, физической и душевной экологичности, где-то необходимо учесть моральные соображения.

Итак, правила постановки целей:

• Конкретность и чёткость формулировки

• Позитивность утверждений

• Ответственность формулировок

• Осмысленность

• Рентабельность

• Стратегическая приемлемость

Цена успеха – чем придется заплатить за достижение целей:

• Цена непосредственная

• Потеря других возможностей

• Серьёзные личностные изменения

• Потери в личной жизни

Психология выбора:

• Недоставшийся кусок всегда самый сладкий

• Сумма всех прочих вариантов всегда больше одного выбранного

35. Факторы обеспечения высокой работоспособности.

1. Уровень образования и квалификации человека. Развитие интеллекта и разнообразных рабочих навыков повышает производительность и качество труда работников. Особенно это важно для руководителей, в силу творческой природы их деятельности.

2. Опыт работы. Со временем, при рациональной организации труда и отдыха, человек вырабатывает навык работы с высокой интенсивностью при меньшей усталости. Это достигается за счёт более эффективного выполнения и сочетания рабочих операций, адаптации организма к специфическим условиям рабочих нагрузок и приобретения навыка быстрого восстановления сил во время перерывов для отдыха.

3. Полноценный отдых. Есть два вида отдыха: отдых ОТ и отдых ДЛЯ. Отдых ОТ — это прекращение работы и погружение во что-то, что позволяет отвлечься, забыться и прочее ничего. Это выключка из тяжелой жизни, если хотите — маленькая управляемая смерть.

4. Уровень мотивации к данной работе. Мотивация — это создание у работника внутреннего побуждения к продуктивной трудовой деятельности. Уровень мотивации зависит от того, насколько система вознаграждения соответствует актуальным потребностям вознаграждаемого.

5. Общее психологическое состояние человека (психологическая адекватность). Часто на работоспособности человека сказываются личностные кризисы. Некоторые люди от личностных кризисов «бегут» в работу — хотя работа от этого выигрывает не всегда, тем более — сотрудники. У других личностный кризис приводит к сильному спаду продуктивности.

6. Уровень жизненных сил организма (здоровье, ресурсность). Определяется как природными данными (что в последнее время — большая редкость), так и здоровым образом жизни.

36. Основные принципы планирования времени.

1. Основное соотношение 60:40. Это означает, что 60% времени нужно планировать, 20% резервировать на случай непредвиденных обстоятельств, для повышения гибкости плана, и 20% оставлять для спонтанной, творческой активности.

2. Письменная форма планирования — обеспечивает фиксацию всех нужных дел, наглядность и основу для перехода к удерживанию плана в памяти.

3. Планирование должно быть основано на анализе реальных затрат времени и адаптировано к реальным условиям деятельности.

4. Планы должны формироваться от главной жизненной цели.

5. Задачи в планах должны быть увязаны в единую стратегическую систему действий.

6. Главная цель и стратегия её достижения формируют всю систему приоритетов.

Для упорядочивания задач по приоритетности можно использовать АБВ-анализ.

А — важнейшие задачи (составляют 15% объёма работы, дают 65% результативности)

Б — важные задачи (составляют 20% объёма работы, дают 20% результативности)

В — несущественные задачи (составляют 65% объёма работы, дают 15% результата)

Время нужно распределять следующим образом:

Задачи категории А — 65%

Задачи категории Б — 20%

Задачи категории В — 15%

37. Методика оперативного выхода из состояния цейтнота.

1. Прекратите драматизацию и сделайте инвентаризацию того, что есть

2. Откажитесь от языка эмоций. Сформулируйте ситуацию на языке фактов

3. Обозначьте причины ситуации, определите суть проблемы, найдите её корни

4. Формулируйте цели, ставьте адекватные задачи и начинайте работу

Думайте над своими проблемами письменно! Нарисуйте проблему - и вы решите ее.

Выделяйте одно - над чем вы работаете; несколько - что вы имеете в виду, и забывайте о прочем.

Управляйте вниманием: больше крупных переключений, меньше мелких.

Нельзя слишком долго сидеть на двух стульях! Принимайте решения.

Если делать - то делать. Если НЕ делать, то НЕ делать.

Любая стратегия может дать результат, кроме стратегии бесконечных сомнений и колебаний.

Управление эмоциями. Раздуйте страхи до максимума - и они лопнут. После этого начинайте решать проблему.

Пять минут отдыха в час - и не пытаться думать в это время!

Сделайте:

• Список слегка сгруппированных дел и грубый рисунок года

• Список основных направлений деятельности и ценностей

• Структуру целей, разбитых на задачи и подзадачи.

• Таблицу распределения задач по приоритетности

• План дел на год

• План на неделю и список задач на день