Тема 7. Дослідження первинних документів експертом-бухгалтером
прийняття управлінських рішень. Чітке та своєчасне документування господарських операцій ускладнює розкрадання майна, нецільове витрачання господарських засобів у всіх сферах господарської діяльності.
Документи також забезпечують можливість здійснення внутрішньогосподарського контролю - попереднього, поточного та наступного, - завданням якого є:
визначення доцільності витрачання того чи іншого виду ресурсів;
оцінка роботи матеріально відповідальних осіб, управлінського персоналу та інших працівників підприємства;
оперативний та ретроспективний аналіз результатів господарювання;
попередня перевірка будь-яких дій з метою запобігання небажаних наслідків, а також перевірка інформації про результати діяльності.
Попередній контроль реалізується вже на етапі планування і підготовки розпоряджень керівництва, які формуються на підставі отриманої з документів інформації. Цей вид контролю полягає у тому, що під час оформлення документів для здійснення господарських операцій визначається доцільність останніх. Параметри такого контролю визначаються на підставі реквізитів документів і включають:
час і місце здійснення господарської операції;
об'єкт і зміст господарської операції;
відповідальних осіб (а за допомогою договорів - навіть коло їх обов'язків) і ступінь виконання покладених на них функцій.
Відповідність здійснених господарських операцій зазначеним параметрам контролюється особами, уповноваженими оформлювати, підписувати та надавати дозвіл на проведення операцій.
Поточний контроль реалізується безпосередньо в процесі виконання розпоряджень керівництва, планів або безпосередньо після закінчення окремих операцій цього процесу. За допомогою складання оперативних звітів, поточного аналізу первинних документів створюється можливість одразу виправити помилки, внести зміни до затверджених планів з метою наближення їх до реальних можливостей.
Наступний контроль господарської діяльності підприємства забезпечується тим, що документи є підтвердженням здійснених господарських операцій. Після їх завершення за допомогою документів перевіряється відповідність цих господарських операцій заданим у документі параметрам.
217
Розщіп 3. Методика проведення судово-бухгалтерської експертизи
Найбільш корисним і ефективним для підприємства є поєднання попереднього, поточного та наступного контролю. Наприклад, керівник підприємства чи бухгалтер, підписуючи чек, касовий ордер або інший документ, перевіряє законність здійсненої господарської операції та доцільність її здійснення для підприємства. На стадії видачі коштів з каси та відображення операції в облікових регістрах завдяки показникам первинних документів можуть бути виявлені та усунуті порушення та недоліки до закінчення операції або одразу після її завершення. Тому своєчасне та правильне документування господарських операцій забезпечує прийняття раціональних і оперативних управлінських рішень, ефективний контроль за збереженням майна власника та аналіз результатів господарської діяльності підприємства.
У цілому ж значення документу в господарському житті підприємства можна відобразити за допомогою наступних положень (рис. 7.1).
Рис. 7.1. Значення документів у господарській діяльності підприємства
Виступаючи підтвердженням фактів господарського життя, документи забезпечують їх юридичне обґрунтування. Проте для виконання такої ролі та набуття доказової сили документ повинен бути оформлений за встановленою законодавством формою, з дотриманням усіх обов'язкових реквізитів (рис. 7.2). Вони визначені Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", а також Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим Міністерством фінансів України.
218