7.3. Адміністративний етикет

Психологами встановлено, що більшість конфліктних ситуацій у, виробничому колективі виникає через незнання адміністративного етикету.

Найчастіше про адміністративний етикет забувають і при складанні ділових листів. Хіба не викликає роздратування таке звертання: «Переконливо прошу Вашого розпорядження про відправлення мені в письмовому вигляді роз'яснення на нижче-розглянуте питання...»?

Іноді очікуваний результат не передбачає інших варіантів: «Направляємо Вам відкорегований варіант проекту нового положення... просимо розглянути і затвердити». Порушення адміністративного етикету в даному випадку проявилося в тому, що відправник не враховує варіанту, при якому положення може бути і не затверджено.

Явно недоречний елемент сумніву має місце в такому реченні з листа: «Інститут просить надіслати методичні вказівки, що, очевидно, будуть корисні в роботі...».

Окремі помилки обумовлені тим, що укладачі документів прагнуть досягти наукового стилю викладення у простих документах, наприклад: «Через отриману робочу травму Фоміним залишкову працездатність використовувати для вивчення правил техніки безпеки...».

Важливий документ — характеристика. Вона представляється в різні установи. Проте, немає державного стандарту виробничої характеристики. А такий стандарт потрібний. І цілком очевидно, що характеристика, видана науковцеві, повинна відрізнятися за складом від характеристики, виданої технічному працівнику, а характеристика, що направляється у ВНЗ, — від характеристики, що адресується до суду.

«Не викладайте у листі того, що ви не сказали б усно», — радять Е. Крижан і Ю. Орлик, автори книги «Як поводитися», виданої в Братиславі російською мовою.

Слід відзначити, що змістовна і коректна усна ділова мова може бути зразком для офіційної письмової мови. На жаль, усне мовлення рідко записують і ще рідше аналізують як зразок простої, завжди зрозумілої співрозмовнику ділової інформації, що, як правило, приводить до взаєморозуміння і позбавлення надмірної науковості і канцеляризмів.

У мові офіційного переписування існують закономірності, знання яких полегшує процес складання ділового листа. Це, наприклад, стандартизація виразів і цілих фраз, моделі пропозицій і т. д.

Помилок як у змісті, так і в технічному оформленні документації можна уникнути, якщо у своїй роботі керуватися державними стандартами на управлінську документацію, посібниками по службовій кореспонденції і довідниками по літературному редагуванню. При цьому головне у діловому листуванні — писати просто і зрозуміло.

Резюме

Управлінський документ — це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється.

Документаційне забезпечення — це комплекс документів, які необхідні для нормального функціонування підприємства.

Документування — це процес створення документів.

Документація — це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов'язаних документів.

У торговельних підприємствах використовують такі види документації: нормативно-технічна — кбмплекси міжнародних стандартів; проектна — документи, які використовують при проектуванні підприємства; конструкторська (технічна) у вигляді графічних і текстових документів; виробнича (технологічна) — технологічні карти, схеми, збірники рецептів страв і кулінарних виробів.

Інформація про основну діяльність торговельних підприємств міститься в організаційно-розпорядчій документації, яку використовують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління. Цей вид документації передбачає організаційні документи (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (накази, розпорядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, у підприємствах створюють спеціальні види документації, які відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську та ін.

При складанні і оформленні документів використовують реквізити. Реквізит — елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін.

Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.

Скоротити час на підготовку документів, швидко та однозначно сприймати текст, зробити його придатним для машинної обробки дає змогу уніфікація текстів — встановлення єдиної форми мовного вираження, яка найточніше передає зміст управлінських ситуацій або дій, що регулярно повторюються.

Логічному та оперативному сприйняттю тексту документа сприяє його раціональна структура. Структура тексту документа — послідовне розміщення складових частин, що розкривають зміст документа відповідно до його функціонального призначення.