7.1. Сутність і види управлінських документів
Як свідчить практика, переважну і найважливішу частину інформації фіксують. Фіксування інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності у підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати.
Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.
В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації. Нині документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності.
Документ — це матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.
Управлінський документ — це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, що створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється.
Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками (рис. 7.1):
I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу:
1) документи на паперовій основі:
а) письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою розмножувальної техніки або друкарським засобом). У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадського харчування вони становлять близько 95 % усіх документів.
б) графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін). їх перевагами їх є доступність для будь-якого фахівця.
2) документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці.
II. За походженням:
1) офіційні (службові) — направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку;
2) особисті (іменні) — створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.).
III. За видами діяльності:
1) організаційно-розпорядчі документи;
2) документи з фінансово-розрахункових питань;
3) документи з постачально-збутових питань;
4) документи з особового складу.
IV. За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об'єднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт.
V. За кількістю відображених питань:
1) прості (звичайно містять одне питання);
2) складні (з кількома питаннями).
VI. За місцем складання:
1) зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі):
а) вихідні — відправлені з підприємства;
б) вхідні — адресовані підприємству.
2) внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання).
Рис. 7.1 Схема класифікації управлінських документів
VII. За строками виконання:
1) термінові документи;
2) нетермінові документи.
VIII. За формою:
1) індивідуальні;
2) типові;
3) трафаретні.
IX. За засобами передачі інформації:
1) рукописно-друковані;
2) графічні;
3) фото-, кінодокументи;
4) звукові.
X. За строками зберігання:
1) постійного зберігання;
2) довгострокового зберігання;
3) тимчасового зберігання. XL За стадією утворення:
1) оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа);
2) чернетки;
3) копії документів (відображають інформацію, яку повністю або частково містить оригінал).
Існують три різновиди копій:
а) відбиток (повна копія вихідного документа, яка залишається у справі замість відправленого адресатові);
б) витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену в установленому порядку);
в) дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу.
XII. За ступенем гласності:
1) секретні документи (містять інформацію, що є державною таємницею);
2) документи для службового використання (містять інформацію, поширення якої за межами підприємства може завдати йому шкоди);
Керівники підприємств самостійно визначають види інформації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами.
3) звичайні документи (вільно видають для ознайомлення усіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін).