Внемашинная и внутримашинная организация экономической информации
Информация, накопленная, подлежащая обработке, фиксируется на различных носителях. Это может быть бумага, магнитные или оптические диски и др. Их назначение:
· запись первичных данных;
· подготовка к обработке;
· ввод, фиксация результатов обработки.
Применение вычислительной техники в системах управления обусловило деление информации на внутримашинную и внемашинную.
Внемашинная информация – это та часть экономической информации, которая представлена и может быть воспринята пользователем без использования технических средств.
Внутримашинная информация содержится на машинных носителях и может состоять из отдельных независимых файлов или представлять собой базу данных.
Формой представления внемашинной информации являются документы.
Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу.
Для того чтобы обеспечить эффективный поиск, обработку на компьютере и передачу по каналам связи экономической информации, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать) с использованиемклассификатора,а затем формализовать (закодировать).
Классификация– эторазделение множестваобъектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами.Система классификациипозволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Таким образом,совокупность правил распределения объектов множества на подмножества называетсясистемой классификации.
Свойство или характеристика объектаклассификации, которое позволяет установить его сходство или различие с другими объектами классификации, называетсяпризнаком классификации. Например, признак "роль предприятия-партнера в отношении деятельности объекта автоматизации" позволяет разделить все предприятия на две группы (на два подмножества): "поставщики" и "потребители". Множество или подмножество, объединяющее часть объектовклассификациипо одному или нескольким признакам, носит названиеклассификационной группировки.
Классификатор – это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание информации, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения.
Рисунок 1. Классификатор материальных ресурсов для обеспечения производства
В настоящее время наиболее распространенными являются иерархическая и фасетная (многоаспектная) системы классификации.
Иерархическая система классификации предполагает деление объектов на некоторые группы, каждая из которых, в свою очередь, делится на более мелкие подгруппы, постепенно конкретизируя объект классификации. Преимуществом такой системы классификации является ее традиционность и приспособленность для внемашинной обработки информации. Недостатком – сложности при внесении изменений, из–за слабой гибкости структуры, связанной с заранее установленным порядком группировки информации.
В фасетной системе объекты делятся на группировки одновременно по нескольким независимым признакам (фасетам). В качестве примера можно привести указанную выше систему классификации документов, где классификация ведется по различным классификационным признакам. К достоинствам такой системы относят гибкость структуры, легкость внесения изменений, что влечет за собой возможность автоматического кодирования информации. Недостатком фасетной системы является сложность ее применения при внемашинной обработке информации.
По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов:
Международныеклассификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества.
Общегосударственные(общесистемные) классификаторы, обязательны для организации процессов передачи и обработки информации между экономическими системами государственного уровня внутри страны.
Отраслевыеклассификаторыиспользуют для выполнения процедур обработки информации и передачи ее между организациями внутри отрасли.
Локальныеклассификаторыиспользуют в пределах отдельных предприятий.
Для записи информации на носители и ее обработки используется кодирование информации, т.е. перевод сообщений с исходного языка на формализованный с помощью кодов. В процессе кодирования объектам классификации присваиваются цифровые, буквенные или буквенно-цифровые кодовые обозначения. Кодирование облегчает ввод и обработку данных, а также увеличивает плотность записи информации на носителях. Коды принято делить на следующие виды:
1) по методу образования:
порядковые – при которых объектам присваиваются порядковые номера;
серийно-порядковые – выделяется серия, а внутри серии присваиваются порядковые номера;
разрядные – при которых каждому признаку классификации отводится определенное число разрядов;
комбинированные.
2) по количеству разрядов:
замкнутые системы кодирования – при которых строго ограничено количество символов.
открытые – с неограниченным количеством символов.
3) по форме отображения:
цифровая форма кодирования;
буквенная;
буквенно-цифровая.
4) позиционная форма кодирования (позиция числа имеет значение);
5) штриховое кодирование.