1.2.4 Ревизия расчетов с персоналом по оплате труда

Ревизия выступает одним из важнейших методов контроля и представляет проверку финансово-хозяйственной деятельности предприятий, организаций за отчетный период. В современных условиях повышается ответственность за эффективность проводимых контрольных мероприятий.

Основными задачами ревизии является всесторонняя проверка производственной и финансовой деятельности предприятий, выполнение ими установленных планов, соблюдения государственной дисциплины, сохранности денежных средств и материальных ценностей, достоверности отчетных данных, состояние бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля.

Ревизии должны возглавляться руководителями структурных подразделений органа, назначавшего ревизию, их заместителями или наиболее квалифицированными работниками контрольно-ревизионного аппарата.

Предельный срок ревизии - 30 дней. Этот срок может быть продлен в исключительных случаях с разрешения руководителя организации, назначавшей ревизию, а при приведении ревизии по требованию следственных органов с их согласия.

Проведению ревизии предшествует тщательная подготовка, изучение имеющих в организации, назначавшей ревизию, в финансовых, банковских и других органов плановых отчетных и статистических данных, материалов предыдущей ревизии и тематических проверок, поступивших сигналов и другой информации, характеризующей работу и финансовое состояние реквизируемого предприятия.

На основе изучения указанных материалов разрабатывается программа ревизии, предусматривающая перечень основных вопросов ревизии, а также период, за который должна быть проведена ревизия. Наряду с программой разрабатывается план одновременного проведения ревизий касс и инвентаризации материальных ценностей.

Программа ревизии утверждается руководителем контрольно- ревизионного аппарата организации, назначавшей ревизию. Руководитель ревизионной группы до начала ревизии знакомит участников ревизии с содержанием программы и распределяет ее между исполнителями. На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы проведения ревизии. В рабочем плане указывается перечень работ, подлежащих выполнению во время проведения ревизии, способ проверки (сплошной или выборочный) и сроки выполнения.

При сплошном способе проверяются все документы и записи в регистрах бухгалтерского учета. Сплошной проверке подвергаются кассовые и банковские операции, расчеты с подотчетными лицами и некоторые другие участки деятельности ревизуемого предприятия, указанные в программе ревизии.

При выборочном способе проверяется часть первичных документов в каждом месяце. Если выборочной проверкой устанавливаются серьезные нарушения или злоупотребления, то ревизия на данном участке деятельности предприятия проводится сплошным способом.

При формальной проверке устанавливается: правильность заполнения всех реквизитов документа; наличие неоговоренных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр; подлинность подписей должностных и материально ответственных лиц.

При арифметической проверке определяется правильность подсчетов в документах, например, правильность показанных итогов в кассовых отсчетах, в платежных ведомостях на выплату заработной платы.

Достоверность хозяйственных операций, отраженных в первичных документах, при необходимости может быть установлена путем проведения встречных проверок на предприятиях, с которыми ревизуемое предприятие вступило в хозяйственные связи.

При встречных проверках первичные документы и учетные данные ревизуемого предприятия сличают с соответствующими документами и данными, находящиеся в тех организациях, от которых получены или которым выданы денежные средства и материальные ценности.

Имеющиеся на ревизуемом предприятии выписки банка по расчетным, текущим счетам сопоставляют с подлинными записями по этим счетам в учреждения банка. Копии платежных документов, имеющиеся на ревизуемом предприятии, сличаются с подлинными платежными документами, хранящиеся в учреждениях банка.

Ревизия расчетов с персоналом по оплате труда является весьма трудоемкой для средних и крупных предприятий по причине их разнообразия и систематического характера.

Приступая к проверке расчетов по оплате труда ревизоры должны выяснить: какие формы и системы оплаты труда применяются на предприятии, имеется ли внутреннее положение об оплате труда работников и коллективный трудовой договор; списочный и среднесписочный состав работников; как организован учет расчетов по оплате труда.

При повременной оплате труда выясняется обоснованность применения тарифных ставок и соблюдения условий контрактов. Проверка первичных документов устанавливает полноту заполнения всех реквизитов, наличие подписей лиц, ответственные за их ведение, нет ли в документах подчисток, неоговоренных исправлений в табелях учета рабочего времени с данными учета личного состава ревизоры проверяют, нет ли случаев включения в них подставных лиц, повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам. Методом арифметического контроля устанавливаются ошибки в подсчетах в первичных документах или расчетных ведомостях.

Следует обратить внимание на правильность оформление и начисления различных выплат работникам. К ним относятся: выплаты стимулирующего характера (премии, вознаграждения по итогам работы за год), выплаты компенсирующего характера (надбавки и доплаты за работу в ночное время, сверхурочную работу), выплаты за непроработанное время (оплата очередных и дополнительных отпусков, пособия по временной нетрудоспособности. Эти выплаты должны быть правильно оформленными первичными документами.

Ревизоры проверяют своевременность и полноту удержания из начисленной заработной платы. Основным видом удержания, которому при проверке уделяют внимание, является налог на доходы физических лиц. При этом осуществляется арифметический контроль сумм удержанного налога, подтверждается правильность освобождения от налогообложения отдельных доходов и применения налоговых вычетов, предусмотренных действующим законодательством. Устанавливаются случаи не удержания или неполного удержания налога на доходы физических лиц с сумм материальной помощи.

Удержания по исполнительным листам должны производится только при наличии этих листов или на основании личного заявления работника.

Далее устанавливается соответствие указанных в учетных регистрах схем корреспонденции счетов, предусмотренные Планом счетов. Подтверждается соответствие данных аналитического и синтетического учета по начисленной, выплаченной и депонированной заработной платы. Для этого осуществляется арифметический контроль в разрезе табельных номеров и итоговых записей по расчетным ведомостям показателя « К выдаче», который определяется как разница между показателями « Итого начислено» и «Итого удержано». Сумма невыплаченной в конце месяца заработной платы должна соответствовать кредитовому сальдо по счету « Расчеты с персоналом по оплате труда»

Для обобщения результатов ревизии всей деятельности предприятия составляется акт, в котором отражается выявленные ревизией недостатки в работе и нарушения.

Акт ревизии подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтерам ревизуемого предприятия.

При наличии возражений или замечаний по акту ревизии руководитель и главный бухгалтер делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее трех дней со дня подписания акта представляют письменное объяснение. По акту представляются также объяснения других должностных лиц ревизуемого предприятия, непосредственно виновных лиц в установленных ревизией нарушениях. Правильность фактов, изложенных в объяснениях, должна быть проверена ревизующим и подтверждена письменным заключением. Один экземпляр акта ревизии вручается руководителю ревизуемого предприятия.

В изложении акта ревизии должна быть соблюдена объективность, ясность, точность описания выявленных фактов и данных, лаконичность.

По каждому факту, отраженному в акте, должно быть изложено его содержание, со ссылкой на соответствующие документы и материалы и с указанием нарушений отдельных законов или других нормативных документов.

Не допускается включение в акт ревизии различного рода выводов, предположений и не подтвержденных документами данных, не допускается также включение в акт сведений из следственных материалов и ссылок на показания должностных и материально ответственных лиц, данные ими следственным органом.

2. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И КОНТРОЛЬ РАСЧЕТОВ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА

2.1 Организационно-экономическая характеристика Централизованной бухгалтерии управления образования г. Благовещенска

Управление образования администрации г. Благовещенска образовано постановлением мэра города Благовещенска № 480 от 14.05.1992 г. В соответствии с Законом «О местном самоуправлении РФ». В своей деятельности управление образования руководствуется Конституцией РФ, действующими законодательными актами РФ, Указами Президента РФ, постановлениями главы администрации Амурской области, решениями Думы, положением об управлении образования администрации города Благовещенска.

Деятельность управления образования направлена на:

- обеспечение эффективного функционирования и развития системы образования, обновление содержания образования;

- осуществления контроля реализации прав участников образовательного процесса на основе федерального и регионального законодательства в области образования;

-создание условий для получения полноценного образования детьми и подростками;

- повышения качества образования, обеспечение безопасности условий обучения детей в учреждениях образования.

Система муниципального образования включает в себя 76 учреждений: новые типы образовательных учреждений повышенного уровня: гимназия № 1; 23 общеобразовательные школы; 2 открытые сменные образовательные школы; 36 дошкольных образовательных учреждений (ДОУ), в том числе 7 специализированных; 2 учебно-производственных комбината; 7 учреждений дополнительного образования; хозяйственно-эксплуатационная группа; централизованная бухгалтерия.

Управление образования возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности мэром города Благовещенска. Начальник управления осуществляет общее руководство управлением образования и подведомственными учреждениями и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управление задач и функций. Утверждает положение о структурных подразделениях управления, должностные инструкции работников управления, определяет компетенцию своих заместителей, является распорядителем кредитов, назначает на должность и освобождает от должности руководителей муниципальных образовательных учреждений, утверждает Уставы этих учреждений.

Управление образования организует ведение бухгалтерского и статистического учета и отчетности в подведомственных учреждениях, через централизованную бухгалтерию.

Имущество управления образования закреплено за ним на праве оперативного управления.

Финансирование учреждений образования осуществляется за счет областного и городского бюджетов и доходов от внебюджетной деятельности в т.ч.: оказания платных дополнительных образовательных услуг; материальной помощи родителей и спонсоров.

Основным источником финансирования деятельности образовательных учреждений является бюджетное финансирование.

В общей структуре фактических затрат наибольший удельный вес приходится на оплату труда с начислениями (60 % в 2003 г, 56 % в 2004 г и 55% в 2005 году).

Централизованная бухгалтерия управлением образования постоянно приходится проводить работы по экономному и рациональному использованию бюджетных и внебюджетных средств:

- разработаны Положения по оплате и премированию труда работников образовательных учреждений за счет бюджетного финансирования и внебюджетной деятельности;

- в учреждениях образования расходование бюджетных средств производится по утвержденным сметам расходов, которые составляются руководителями учреждений и утверждаются начальником образования;

- для учреждений образования разработана схема взимания и учета денежных средств, поступающие за счет материальной помощи родителей и спонсоров и оказания дополнительных платных услуг.

Организационная структура и функции централизованной бухгалтерии управления образования.

Организационная структура централизованной бухгалтерии определяется количеством и характером структурных подразделений обслуживаемых учреждений, их территориальным размещением, а также степенью механизации учета.

Распределение служебных обязанностей в бухгалтерии проводится по функциональному признаку, то есть за каждой группой работников закрепляется определенный участок.

Централизованная бухгалтерия при управлении образования администрации г. Благовещенска образована в 1993 году.

Централизованная бухгалтерия состоит из 8 отделов - это группы учета: по питанию и расчетам с родителями в ДОУ; расчетов с рабочими и служащими; финансовая; материалов; экономистов; кассиров; ревизоров; заместителей главного бухгалтера (см. приложение А).

Задачи и функции аппарата централизованной бухгалтерии в Положении о централизованной бухгалтерии управления образования (см. приложение Б).

Положение о бухгалтерии составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем управления образования. Оно включает следующие разделы: общие положения; цели; задачи бухгалтерии; функции бухгалтерии; права и обязанности работников; взаимоотношения с другими подразделениями учреждения; организация работы.

Главными задачами централизованной бухгалтерии управления образования являются:

-экономия бюджетных средств;

-формирование полной и достоверной информации о финансово- хозяйственной деятельности учреждений образования, необходимой для ее использования налоговыми и финансовыми органами и другими организациями;

-обеспечение контроля за наличием и движением имущества. Использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов учреждений образования в соответствии с утвержденными нормами и сметами;

-своевременное предупреждение негативных явлений хозяйственно-финансовой деятельности учреждений образования, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов;

-полная компьютеризация централизованной бухгалтерии.

Для эффективности бухгалтерского учета бухгалтерией освоены программы компьютеризации: учет операций по кассе; составление мемориальных ордеров; учет средств специального счета; учет фактических расходов; тарификации педагогических работников; сметы расходов по спецсредствам; учет кассовых расходов по исполнению сметы расходов; сводная смета расходов бюджетных средств; штатные расписания.

Полностью закончена компьютеризация бухгалтерского учета заработной платы, родительской платы, финансовой группы, экономистов, кассовых операций.

Возглавляет централизованную бухгалтерию главный бухгалтер, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом начальника управления образования.

Задачи, функции, обязанности и ответственность главного бухгалтера управления образования определены Положением о функциональных обязанностях главного бухгалтера. Главный бухгалтер обеспечивает организацию бухгалтерского учета, контроль за рациональным расходованием материальных, трудовых и денежных ресурсов. Основные обязанности главного бухгалтера:

-применение передовых форм и методов бухгалтерского учета;

-достоверный учет исполнения доходов и расходов;

-составление достоверной бухгалтерской отчетности;

-осуществлять контроль за своевременным проведением ревизий, инвентаризаций; контроль за соблюдением правил оформления документов, правильностью расходования фонда заработной платы, за взысканием в установленные сроки дебиторской задолженности;

-принимать активное участие в подготовке мероприятий по предупреждению образования недостач, незаконного расходования денежных средств;

-составление должностных инструкций.

Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения полномочий работников, определения их прав и обязанностей. Закрепление за работниками участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или неотражения отдельных хозяйственных операций. В должностной инструкции указывается, какие документы получает работник для первичной обработки, кому он их в дальнейшем передает, какие документы он имеет право подписывать. Должностная инструкция утверждается руководителем управления образования. После ознакомления работника с должностной инструкцией он ставит отметку «ознакомлен», дату и подпись.

Главный бухгалтер централизованной бухгалтерии несет ответственность за неправильное ведение бухгалтерского учета, несвоевременное проведение проверок, ревизий, недостоверную бухгалтерскую отчетность.

Все документы по оформлению приемки и выдачи денежных средств и товароматериальных ценностей, а также кредитных и расчетных операций подписываются руководителем управления образования и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии.

Главный бухгалтер передает распоряжения своим заместителям, которые доводят их до руководителей групп. В свою очередь руководители групп определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ.

В своей деятельности заместители главного бухгалтера руководствуются: Законом РФ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ; Законом РФ «Об образовании» от 13.01.1996 г. «12-ФЗ; Инструкцией по бухгалтерскому учету № 107 от 30.12.1999 г.

В подчинении главного бухгалтера централизованной бухгалтерии четыре заместителя, которые осуществляют контроль за работой отдельных групп.

Централизованная бухгалтерия осуществляет бухгалтерский учет обслуживаемых организаций, включая и управление, при котором она создана,также учет операций, связанных с финансированием подведомственных учреждений, ведущих учет самостоятельно.

Учетный процесс в централизованной бухгалтерии проходит несколько стадий.

На первой стадии ведется текущее наблюдение, производится измерение и регистрация хозяйственных операций.

На второй стадии происходит обработка и систематическая запись данных первичного учета в учетные регистры бухгалтерского учета.

Третья стадия учетного процесса заключается в составлении бухгалтерской отчетности на основе данных учета, в соответствии с установленными нормами.

Четвертой стадией учетного процесса является использование учетной и отчетной информации в анализе финансово-хозяйственной деятельности управления.

Анализ деятельности бюджетных учреждений проводится с целью установить, эффективно используются средства бюджета, направляемые на финансирование конкретного учреждения, соответствуют ли качество и объем услуг, оказываемые населению, затратам которые несет государство по их оказанию. Методика анализа финансирования, кассовых и фактических расходов будет рассматриваться на примере учреждения сферы образования - Управления образования г. Благовещенска.

Деятельность осуществляется на основе смешанного финансирования, Часть средств на покрытия расходов поступает в порядке сметного финансирования из бюджета, часть - из внебюджетных источников, основным из которых является плата за обучения детей.

Поступление средств из бюджета осуществляется на основе утвержденной сметы расходов. Смета на очередной год предоставляется в декабре предшествующего планируемого года вышестоящему распорядителю - Финансовому управлению г. Благовещенска. Расчета показателей сметы осуществляется в разрезе категорий, статей, подстатей и элементов экономической классификации расходов.

Анализ финансирования предполагает изучение обеспеченности учреждения образования бюджетными средствами, а также полноту их использования. Для этого плановое финансирование сравнивается с фактическими, и производится сравнение поступивших сумм бюджетных средств с кассовыми расходами учреждения. Основным источником информации при этом является «Отчет об исполнении сметы расходов формы № 2».

Основным источником финансирования деятельности образовательных учреждений является бюджетное финансирование. По сравнению с 2003г годом финансирование бюджетной сметы расходов увеличилось с 90,89 % до 97,89 %.

Статья «оплата труда государственных служащих» и начисления на оплату труда профинансированы на 99,47 %.

Статья «оплата коммунальных услуг» профинансирована на 94 %, что позволило погасить задолженность прошлого года и частично оплатить услуги текущего года МП «Горэлектросети», оплачены все возникшие обязательства МП «Водоканал», МП «САХ» и произведена предоплата за услуги 2006 года.

Несмотря на то, что бюджетных ассигнований на содержание учреждений образования недостаточно, доходы от осуществления внебюджетной деятельности (оказания платных услуг, сдача в аренду помещений, материальная и спонсорская помощь) составляют незначительную долю в общем финансировании, что свидетельствует о неудовлетворительной работе по организации дополнительных платных образовательных и прочих услуг.

В 2005 году сметой утверждено дополнительных платных услуг 1528 тыс. руб., предоставлено на сумму 1432 тыс. руб. - 93,7 %. Значительную долю во внебюджетных доходах составляет материальная помощь родителей.

В общей структуре фактических затрат наибольший удельный вес приходится на оплату труда с начислениями (41,03 % в 2004 году и 45,72 % в 2005 году), оплату за потребленные коммунальные услуги (18,54 % в 2004 году и 19,45 % в 2005 году). Увеличение затрат оказало влияние повышение тарифов на коммунальные услуги за водоснабжение и канализацию. В соответствии с Указом Президента РФ от 08.04.97г. №305 «О первоочередных мерах по предотвращению коррупции и сокращению служебных расходов при организации закупки продукции для государственных нужд», управление образования закуп продукции, товаров и услуг для муниципальных нужд проводится на конкурсной основе. Ежегодно для формирования муниципального заказа проводятся конкурсы на:

- выполнение работ по обслуживанию инженерных сетей;

- выполнение ремонтно-строительных работ;

- заготовку овощей дошкольным образовательным учреждениям;

- организацию горячего питания в школах города.

Управлением образования постоянно проводится работа по экономному и рациональному использованию бюджетных и внебюджетных средств:

- разработана программа повышения эффективности работы учреждений образования, направленная на упорядочение использования бюджетных и внебюджетных средств.

- разработаны Положения по оплате и премированию труда, работников образовательных учреждений за счет средств бюджетного финансирования и внебюджетной деятельности;

- в учреждениях образования расходование бюджетных средств, производится по утвержденным сметам расходов, которые составляются руководителями учреждений образования и утверждаются начальником управления образования. Отнесение затрат на счета бухгалтерского учета оформляются на основании первичных учетных документов;

- приказом о 09.03.99г. № 103 упорядочен учет средств, выделяемых на организацию питания школьникам из малообеспеченных семей. Списание талонов осуществляются комиссией, в состав которой входит социальный педагог;

- для учреждений образования разработана схема взимания и учета денежных средств, поступающих от предпринимательской деятельности, материальной помощи, платных дополнительных образовательных услуг (приказ от 03.03.99г. №94).

Но вместе с тем имеются нерешенные проблемы:

- из-за несвоевременного и неполного финансирования не выделяются средства на пополнение и укрепление материально-технической и учебной базы учреждений образования;

- растет число зданий и сооружений, требующих ремонта;

- в связи с неполным финансированием не выполняются утвержденные нормы питания в ДОУ при норме 27 руб.44 коп. в день, питание обеспечивалось на 20 руб. 37 коп.;

- за отсутствием средств не выплачивалась ежемесячная денежная компенсация педагогическим работникам на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий;

Контроль за решением этих и других проблем возлагается на централизованную бухгалтерию управления образования.

Таблица 1