17

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВЛАДИВОСТОКСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА

ИНСТИТУТ ЗАОЧНОГО И ДИСТАНЦИОННОГО ОБУЧЕНИЯ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА

УТВЕРЖДАЮ

Заведующий кафедрой

д-р экон.наук, профессор

____________ Н.Н. Масюк

«____»________________2013

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

на тему: «Документирование управленческой деятельности»

Студент ________________________________ А. А. Сидорова

гр.ВБМН-12-01

Руководитель,

ст.преподаватель ________________________________ К. Н. Дегтеренко

Нормоконтролер,

старший преподаватель ________________________________ К. Н. Дегтеренко

Владивосток 2013

Содержание

	Введение	3
1	Документирование управленческой деятельности
	1.1 Значение документационного обеспечения управления
	1.2 Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов	7
	2.3 Классификация документов
	2.4 Требования к оформлению организационно-распорядительных документов в России: ГОСТ Р 6.30-2003
	2.5 Стандарты при осуществлении письменных коммуникаций с зарубежными деловыми партнерами
	2.6 Правила корректировки документов
	2.7 Особенности хранения документов
3
	Список используемых источников

Введение

Информация в наше время играет исключительно важную роль в жизни и деятельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде все более ценит информацию, от своевременности, количества и качества которой зависит оперативность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей. Современное общество, кроме того что оно «потребительское» и «постиндустриальное», еще характеризуется как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации на современном этапе развития человека.

Важнейшими носителями информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные виды и формы документов.

Документы – одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу.

Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство – один из факторов делового успеха.

1 Документирование управленческой деятельности

1.1 Значение документационного обеспечения управления

Своевременность получения и достаточность информации – фактор снижения риска, залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности.

В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно и в нужном объёме информацию о рыночной конъюктуре, получить данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, поэтому современное общество называют «информационным».

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяют оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияют на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы.

1.2 Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов

Возьмем для рассмотрения роли документов в деятельности предприятия условный упрощенный пример. Предположим, на наш завод постоянный клиент прислал заказ на изготовление партии продукции. Этот заказ должен быть выполнен на официальном бланке, заверен необходимыми подписями ответственных лиц и печатью, содержать сведения о наличии у заказчика счета в банке, с которого он переведет нам деньги за продукцию. Для нас этот документ является гарантией того, что, понеся расходы по производству продукции, мы не останемся без компенсации наших затрат. В случае спора такой документ должен иметь статус доказательства в арбитражном суде.

Этот документ поступает к нам в канцелярию по почте или факсу (не всякий заказ можно выполнять на основании заказа по факсу, поскольку факсимильное сообщение — это не подлинник, а факсимильная копия документа, а суды рассматривают только подлинники документов). В канцелярии его должны принять, проверить достоверность, правильность составления, наличие всех необходимых элементов, положенных для такого рода документов. Документ должны зарегистрировать, т. е. присвоить уникальный индекс и номер, благодаря которым этот документ будет отличаться от массы подобных ему, его можно будет найти, проконтролировать его движение, установить место хранения.

Такого рода важные документы направляются обычно на рассмотрение руководителю организации, который накладывает резолюцию, пишет свое решение, что следует делать, кому и когда по сути данного документа.