Тема 4. Системи автоматизації ділових процесів та управління документами

1. Сутність групової роботи та її комп’ютерна підтримка

2. Технології підтримки групової роботи

3. Системи підтримки групової роботи

4. Системи автоматизації діловодства та електронного документообігу

5. Системи керування контентом

1. Сутність групової роботи та її комп’ютерна підтримка

Співпраця (співробітництво, групова робота) — спільна діяльність, процес, в якому двоє або більше співробітників або організацій працюють разом задля досягнення спільних цілей, за допомогою обміну інформацією, навчання і досягнення консенсусу.

Колективна співпраця у сфері управління набирає важливості завдяки дії факторів:

• висока конкуренція в умовах глобалізації економічних процесів;

• збільшення взаємозалежності між працівниками всередині організації й зовнішніми суб’єктами (клієнтами, постачальниками та іншими учасниками ринку);

• численність управлінських функцій;

• збільшення кількості складних проблем, які необхідно вирішувати колективно.

За невдалої організації групова робота може бути неефективною, призводити до значних втрат часу, а також породжувати негативні явища:

• невизначеність персональної відповідальності;

• деформація групового мислення (прийняття абсурдних рішень в ізольованих від зовнішнього впливу групах);

• високий ступінь конформізму (згоди індивідуума з більшістю учасників групи);

• соціальна фасилітація (більша впевненість особи при прийнятті простих рішень в присутності спостерігачів);

• надмірна узгодженість;

• групова поляризація (залежність ризикованості рішення від відношення групи до ризику);

• соціальні лінощі.

Неефективність групової роботи зумовлюють такі причини:

• неоптимальний розмір групи (оптимальний: 4 – 8 учасників);

• некомпетентність членів групи;

• складність розв’язуваних завдань;

• неефективна взаємодія з керівником і між членами групи.

Для подолання цих проблем доцільно використовувати сучасні ІС і технології для групової співпраці, які підтримують зусилля групи з вирішення завдань, процес прийняття колективних рішень і забезпечують здобуття, обробку, аналіз і збереження інформації та знань.

В результаті досліджень технологій підтримки групової роботи у 1984 році сформувався окремий напрям комп’ютерної підтримки спільної роботи (computer-supported cooperative work, CSCW).

Комп’ютерна підтримка спільної роботи CSCW – це напрям дослідницької роботи, який об’єднує дослідження методів, інструментальних засобів, технологій та проблем підтримки групової роботи в комп’ютерній мережі, її психологічних та організаційних аспектів з метою проектування та використання інформаційних систем і технологій групової роботи.

Дослідження CSCW проводяться в галузях:

1. психології, соціології, антропології, теорії управління, організаційної поведінки - з метою аналізу природи групової роботи та поведінки людей під час роботи з CSCW;

2. інформатики, мережевих комунікацій, штучного інтелекту, дослідження операцій – виходячи з результатів досліджень першої галузі вивчення питань удосконалення та розвитку використовуваних технологій.