Глава 3. Форматирование и защита таблиц 83

Глава 3. Форматирование и защита таблиц

3.1. Исходные настройки

Задачи форматирования. Прежде всего заметим, что форматирование данных на рабочих листах необязательно. В настройках Excel задан вид и размер шрифта, определены способы выравнивания в ячейках данных различных типов и т.д. Единственной целью форматирования является увеличение наглядности и информативности создаваемых документов.

Даже минимальное форматирование таблиц может существенно облегчить понимание содержащейся в них информации. Для этого, например, выделяются более крупным шрифтом названия строк и столбцов, округляются нужным образом результаты вычислений, проставляются единицы измерения размерных величин, выделяются заливкой столбцы с итоговыми данными и т.д. Все это облегчает работу с таблицами.

В Excel предусмотрено большое количество встроенных форматов числовых данных. Сре­ди них различные денежные форматы, процентные, форматы даты и времени, экспоненциальные и т.д. В то же время пользователь имеет возможность создать свои собственные форматы, учитывающие специфику обрабатываемой информации.

Форматируя данные, следует помнить, что вы изменяете только способ отображения их на рабочем листе. Сами данные при этом не претерпевают никаких изменений.

Форматирование рабочего листа. При стандартной настройке все окна документов имеют одинаковый вид (см. рис. 1.7) – серая сетка на белом фоне. Даже если оконтурить таблицу границами (ниже будет показано, как это сделать), таблица не будет смотреться на листе достаточно рельефно. Более профессионально выглядят документы, где серая сетка, определяющая границы ячеек, отсутствует. Для ее отключения достаточно выбрать команду СервисПараметры, затем в открывшемся окне Параметры перейти на вкладку Вид, снять флажок Сетка и щелкнуть ОК.

В ряде случаев эстетическому восприятию документа может способствовать удачно подобранный фон рабочего листа. В качестве фона может быть использован рисунок или фотография, хранящаяся в файле. Для покрытия всего рабочего листа такими фоновыми картинками нужно выбрать команду ФорматЛистПодложка. В результате откроется окно об­зора Подложка, а в нем папка Мои рисунки. Выбрав в этой или другой папке подходящий графический файл, необходимо щелкнуть на кнопке Открыть. В результате повторяющиеся экземпляры выбранного рисунка станут фоном рабочего листа.

После добавления фона команда Подложка в дополнительном меню ФорматЛист заменится командой Удалить фон. При выборе этой команды рабочий лист приобретет свой первоначальный вид.

Для выделения рабочего листа или группы однотипных листов можно использовать раскраску их ярлычков. Чтобы выполнить эту операцию нужно сгруппировать необходимые листы, после чего выбрать команду ФорматЛистЦвет ярлычка. В результате откроется палитра, где нужно выбрать подходящий цвет и щелкнуть ОК.

Выбор масштаба отображения листа. Весьма эффективным средством оптимизации вида таблицы является масштаб ее отображения. По умолчанию установлен масштаб 100%. Однако иногда какая-то часть таблицы может выходить за рамки экрана и для просмотра таблицы целиком может возникнуть необходимость уменьшения масштаба. В других случаях, наоборот, может потребоваться увеличить масштаб отображения, чтобы было удобнее работать с данными.

Для масштабирования рабочего листа предусмотрена команда ВидМасштаб и кнопка Масштаб панели инструментов Стандартная. При выборе команды ВидМасштаб открывается окно, где можно выбрать один из фиксированных масштабов (25, 50, 75, 100 или 200%). Там же есть поле ввода для задания произвольного масштаба и переключатель для масштабирования По выделению.

Выбор последнего варианта масштабирования предваряется выделением того диапазона, который нужно отобразить на экране. После этого нужно включить переключатель По выделению и щелкнуть ОК. Если выделенный диапазон занимает часть экрана, масштаб будет увеличен; а если диапазон выходит за рамки экрана – масштаб будет уменьшен.

В заключение укажем, что для увеличения видимой на экране части рабочего листа мож­но использовать также команду ВидВо весь экран. При ее выборе сохраняется имеемый масштаб, но видимая на экране часть рабочего листа увеличивается за счет скрытия строки заголовка, панелей инструментов и всех других структурных элементов окна, кроме строки меню. Одновременно на экране появляется панель инструментов с единственной командой: Вернуть обычный режим. Выбор этой команды возвращает исходный вид окна программы.

Форматирование ячеек. Рассмотренные возможности форматирования рабочих лис­тов и выбора способов их отображения позволяют управлять лишь общим видом документов Excel. Для изменения внешнего вида данных в различных областях таблицы нужно форматировать выделенные ячейки. Необходимые для этого средства собраны на панели инструментов Форматирование. Еще большие возможности форматирования предоставляет диалоговое окно Формат ячеек (рис. 3.1), которое открывается командой ФорматЯчейки или комбинацией клавиш Ctrl+1. Открыть это окно можно также командой Формат ячеек из контекстного меню активной ячейки или выделенного диапазона ячеек.

Рис. 3.1. Диалоговое окно Формат ячеек

Как видно на рис. 3.1, диалоговое окно Формат ячеек содержит шесть вкладок. Вкладка Число предназначена для форматирования числовых данных. Вкладка Выравнивание служит для выбора нужной ориентации содержимого ячеек. На вкладке Шрифт собраны средства форматирования текста и числовых данных. Вкладка Граница используется для отображения границ таблицы линиями различного типа. На вкладке Вид находятся палитры красок и узоров, предназначенные для фоновой заливки ячеек. Наконец, вкладка Защита предназначена для обеспечения защиты ячеек или снятия их защиты, а также для скрытия формул. Ниже рассмотрены все эти средства форматирования.