2.6. Поиск и замена данных

Поиск данных. Работая с таблицами, можно выполнять поиск различной информации по заданным условиям. Для этого используется команда Найти из меню Правка. При выборе данной команды открывается диалоговое окно Найти и заменить с активной вкладкой Найти. Это же окно можно от­крыть, нажав комбинацию клавиш Ctrl+F или Shift+F5.

На рис. 2.12 показано окно Найти и заменить с активной вкладкой Заменить. Причем, показано оно в развернутом виде (со средствами настройки параметров) и со списком резуль­татов поиска. Окно, которое открывается командой ПравкаНайти, намного проще изображенного на рис. 2.12. При его первом открытии на вкладке Найти имеется единственное поле со списком Найти; чуть ниже – кнопка Параметры >>; а в самом низу окна – кнопки Найти все, Найти далее и Закрыть.

Щелчком на кнопке Параметры >> можно развернуть вкладку Найти так, чтобы отобра­зились ее средства настройки параметров: раскрывающиеся списки Формат, Искать, Просматривать и Область поиска; а также флажки Учитывать регистр и Ячейка целиком. Эти же средства настройки есть на вкладке Заменить (см. рис. 2.12).

Щелчок на кнопке Параметры >>, имеющей смысл Развернуть, меняет вид и назначение этой кнопки. Она превращается в Параметры << и обретает смысл Свернуть (именно такая кнопка изображена на рис. 2.12). Щелчок на этой кнопке восстанавливает исходный вид окна.

Задание объекта поиска выполняется в текстовом поле Найти. Туда можно ввести любую группу символов или шаблон. Всякий шаблон имеет в своем составе символы подстановки "*" и/или "?". Звездочка заменяет любое количество букв, цифр и спецсимволов; а вопросительный знак заменяет один символ в той позиции, где он стоит.

Например, для поиска ячеек, содержащих слово Расход или Приход можно использовать шаблон "???ход". При этом, конечно, могут быть найдены ячейки со словом Восход, Проход и т.д., но от них можно легко отказаться. А если необходимо найти все Сметы (независимо от того, что следует за этим словом), то нужно использовать шаблон "Смета*".

Рис. 2.12. Диалоговое окно Найти и заменить

Задание параметров поиска выполняется с помощью перечисленных выше средств настройки:

 Необходимую информацию можно искать на всех листах рабочей книги, только на активном листе или в выделенном диапазоне ячеек. По умолчанию задан вариант поиска на активном рабочем листе. Для его изменения нужно выделить диапазон ячеек или выбрать в раскрывающемся списке Искать (см. рис. 2.12) вариант В книге.

 Если это имеет для вас значение, то в раскрывающемся списке Просматривать можно выбрать необходимую последовательность поиска: По строкам или По столбцам.

 Область поиска также выбирается в раскрывающемся списке. Там есть три варианта: Формулы, Значения или Примечания. Если объектом поиска является число (например, 4) и в качестве области поиска выбраны Формулы, то будут найдены все ячейки с операндами, где имеется заданное число (например, 745); а также ячейки с формулами, где это число используется в ссылках на ячейки (например, R84). Если же в качестве области поиска выбраны Значения, то будут найдены ячейки с операндами, где имеется заданное число; а также ячейки с формулами, где это число присутствует в вычисленных значениях.

 Флажок Учитывать регистр устанавливают в тех случаях, когда нужно чтобы поис­ко­вая система, сравнивая заданные и имеемые символы, различала строчные и прописные буквы.

 Флажок Ячейка целиком устанавливают для того, чтобы искать только те ячейки, которые не содержат ничего, кроме заданной группы символов. Если, например, при установленном флажке выполнить поиск ячеек, содержащих число 4, то ячейки с числами 46, 74 и т.д. будут проигнорированы.

 Раскрывающийся список Формат используется в тех случаях, когда нужно найти не все заданные группы символов, а лишь те, которые соответствующим образом отформати­ро­ваны: имеют заданный цвет, размер и т.д. (вопросы форматирования рассмотрены в Главе 3).

Поиск информации, заданной в текстовом поле Найти, может выполняться двумя различными способами:

1. Если щелкнуть на кнопке Найти все, в нижней части окна Найти и заменить появится список ячеек с найденными данными (см. рис. 2.12)²¹. Для того чтобы сделать какую-то из найденных ячеек активной, достаточно щелкнуть в этом списке на соответствующей строке. Кроме того, список можно отсортировать по возрастанию значений любого столбца. Для этого нужно щелкнуть на его заголовке. Особенностью диалогового окна Найти и заменить является то, что оно не закрывается после выполнения команды Найти … Более того, когда это окно открыто можно работать с таблицей.

2. Если щелкать на кнопке Найти далее, рамка выделения будет последовательно пере­мещаться от одной найденной ячейки к другой.

Замена данных. Во многих случаях целью поиска данных является замена их другими данными. Эта операция выполняется в том же окне Найти и заменить, на вкладке Заменить (см. рис. 2.12). Она отличается от рассмотренной выше вкладки Найти лишь тем, что имеет дополнительную строку Заменить на и две кнопки Заменить и Заменить все. Кроме того, Областью поиска (и замены) в этом случае могут быть только формулы.

Для выполнения замены данных нужно ввести в поле Найти искомую группу символов, а в поле Заменить на – заменяющую группу символов. После этого можно настроить параметры поиска и замены:

 определить, где искать (а значит, и заменять) данные: на рабочем листе, в книге или в выделенном диапазоне ячеек;

 с помощью флажков указать, нужно ли учитывать регистр искомых данных, и могут ли заданные для поиска символы быть лишь частью содержимого ячейки;

 с использованием раскрывающихся списков Формат задать параметры форматирования искомых и заменяющих символов.

Замена данных может выполняться двумя способами: сразу во всех найденных ячейках или выборочно. Для замены всех указанных в поле Найти данных нужно щелкнуть на кнопке Заменить все. При этом все найденные данные будут замены, и откроется окно с сообщением о том, сколько всего замен было выполнено.

Для выборочной замены нужно вначале щелкнуть на кнопке Найти далее. При этом выделится первая найденная ячейка. Если ее данные нужно заменить, следует щелкнуть на кнопке Заменить. При этом выполнится замена, и рамка выделения автоматически сместится на следующую найденную ячейку. Чтобы отказаться от замены данных в какой-то ячейке, нужно щелкнуть не на кнопке Заменить, а на кнопке Найти далее.

1 Чтобы представление числа в текстовом формате не считалось ошибкой, нужно выбрать в меню Сервис команду Параметры, затем в открывшемся окне Параметры перейти на вкладку Проверка ошибок и снять флажок Число сохранено как текст (см. Приложение 2, рис. П2.11).

2 Чтобы можно было редактировать данные прямо в ячейке, нужно выбрать команду СервисПараметры, в открывшемся окне Параметры перейти на вкладку Правка и установить флажок Правка прямо в ячейке (см. Приложение 2, рис. П2.3). Если этот флажок не установлен, редактировать данные можно только в строке формул.

3 Для выключения режима автозаполнения нужно выбрать команду СервисПараметры, в открывшемся ок­не Параметры перейти на вкладку Правка и снять флажок Перетаскивание ячеек (см. Приложение 2, рис. П2.3). Однако обычно этот режим не выключают, так как он очень удобен.

4 Элементами списка не должны быть числа.

5 Флажок Автоматическое определение шага устанавливается в тех случаях, когда нужно заблокировать возможность произвольной корректировки шага прогрессии.

6 Автоввод выполняется только в том случае, если в окне Параметры на вкладке Правка установлен флажок Автозавершение значений ячеек. Для открытия этого окна используется команда СервисПараметры.

7 Разделитель элементов списка задается в настройках Windows. Для его изменения нужно открыть меню кнопки Пуск, выбрать в нем системную папку Панель управления, а в ней – утилиту Язык и региональные стандарты. В открывшемся окне щелкнуть на кнопке Настройка, и на вкладке Числа выбрать нужный разделитель.

8 Термин "фиксация прокрутки" нельзя считать удачным. Если, например, нажать клавишу  или использовать средства прокрутки, то и в обычном режиме, и при включенной фиксации, таблица будет прокручиваться на экране. Поэтому нужно говорить не о фиксации прокрутки, а о фиксации активной ячейки во время прокрутки. Если, например, нажать клавишу , когда активна ячейка D2, то в обычном режиме активной станет D3, потом D4 и т.д. Когда рамка выделения дойдет до нижней границы экрана, начнется прокрутка. Если сделать то же самое после включения Scroll Lock, то прокрутка начнется сразу же, а ячейка D2 все время будет оставаться активной.

9 Стандартной является настройка, при которой в окне Параметры на вкладке Правка установлен флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек (см. Приложение 2, рис. П2.3). Для открытия этого окна используется команда СервисПараметры.

10 Если необходимость перемещения отпала, нажатием клавиши Esc можно очистить буфер обмена.

11 При копировании методом буксировки не обязательно все время держать нажатой клавишу Ctrl. Достаточно нажать (и удерживать) эту клавишу в момент отпускания кнопки мыши.

12 Если данные помещены в буфер обмена, а необходимость копирования отпала, нажатием клавиши Esc можно отменить операцию и очистить буфер обмена.

13 Для отображения кнопки Параметры вставки нужно, чтобы в окне Параметры на вкладке Правка был установлен флажок Отображать меню параметров вставки (см. Приложение 2, рис. П2.3). Для открытия окна Параметры используется команда СервисПараметры.

14 Связь может быть установлена не только с документами Excel, но и с документами других приложений Windows (например, Word). В этом случае скопированные фрагменты также будут обновляться автоматически.

15 Режим смыкания (плавно или нет) задается в окне Параметры на вкладке Правка. Для включения анимации там нужно установить флажок Плавная вставка и удаление ячеек (см. Приложение 2, рис. П2.3).

16 Вариант "слева" соответствует сдвигу ячеек таблицы вправо, а вариант "сверху" – сдвигу ячеек вниз.

17 Заполненной называется прямоугольная область рабочего листа, ограниченная справа последним столб­цом с данными, а снизу – последней строкой с данными.

18 Областью данных называется диапазон непустых ячеек. В частном случае областью данных может быть часть строки или часть столбца. Если заполненных ячеек в направлении стрелки нет, то при нажатии комбинации клавиш Ctrl+Стрелка рамка выделения переместится в крайнюю строку или столбец рабочего листа.

19 Если в активной рабочей книге есть именованные ячейки и диапазоны ячеек, их имена отобразятся в ни­жней части прокручиваемого списка.

20 Если пользователь не создал свою подсказку, то при наведении указателя мыши на гиперссылку появит­ся стан­дартная подсказка Excel.

21 Если таблица большая и поиск затянулся, его можно прервать. Для этого достаточно нажать клавишу Esc.