2.4. Работа с диапазонами ячеек

Диапазоны ячеек. Диапазоном называется группа из двух или большего количества ячеек. Обычно используются прямоугольные диапазоны смежных ячеек. Адресом такого диа­пазона являются адреса его левой верхней и правой нижней ячеек, разделенные двоеточием. Для примера на рис. 2.5,а показан прямоугольный диапазон A1:B3.

Существуют также диапазоны, состоящие из нескольких поддиапазонов, содержащих произвольно расположенные ячейки. При выделении таких диапазонов подсоединение каждой новой группы ячеек выполняется с нажатой клавишей Ctrl (подробно способы выделения диапазонов рассмотрены в следующем подразделе). На рис. 2.5,б показан диапазон, состоящий из двух поддиапазонов: A1:A3 и C1:C3. Адрес такого диапазона записывается как последовательность адресов образующих его поддиапазонов, разделенных точкой с запятой (;)⁷. Например, диапазон, показан­ный на рис. 2.5,б, имеет адрес A1:A3;C1:C3.

Диапазон, выделенный без нажатия клавиши Ctrl, называется связным; а диапазон, выде­ленный с использованием клавиши Ctrl, – несвязным. Связные диапазоны можно копировать, перемещать, форматировать, очищать и удалять; а несвязные – только форматировать, очищать и удалять. Содержимое ячеек любых диапазонов можно использовать в вычислениях.

Рис. 2.5. Связный (а) и несвязный (б) диапазоны ячеек

Связные и несвязные диапазоны различаются и по внешнему виду. Связный диапазон всегда обрамлен черной рамкой выделения, в правом нижнем углу которой находится маркер заполнения (рис. 2.5,а); а несвязный диапазон ни рамки выделения, ни маркера заполнения не имеет (рис. 2.5,б).

Особый класс составляют трехмерные диапазоны, каждый из которых состоит из нескольких совпадающих по расположению поддиапазонов, размещенных на разных рабочих листах. Для создания трехмерного диапазона нужно выделить необходимый диапазон на активном рабочем листе, а затем выделить те рабочие листы, на которых должен размещаться трехмерный диапазон (способы выделения рабочих листов рассмотрены в Главе 1, п. 1.2).

Выделение диапазонов. Выделение диапазона – это первый этап групповой обработки входящих в него ячеек (копирования, перемещения, очистки, удаления и т.д.). Все ячейки выделенного диапазона, за исключением той, с которой начали выделение, закрашиваются серым цветом. Белый цвет первой ячейки свидетельствует о том, что она активна. Чтобы отменить выделение диапазона достаточно щелкнуть в любом месте таблицы.

Операции выделения диапазонов можно разбить на пять групп: выделение строк, выделение столбцов, выделение смежных ячеек, выделение несмежных областей, выделение по заданным критериям. Рассмотрим способы выполнения этих операций.

 Выделение строки выполняется щелчком на ее номере. Например, для выделения всех ячеек третей строки (см. рис. 2.5,а) нужно щелкнуть на цифре 3.

Для выделения нескольких смежных строк нужно щелкнуть на номере первой или последней строки выделяемой группы, а затем при нажатой клавише Shift – на номере противоположной крайней строки. Тот же результат можно получить, если при нажатой левой кнопке провести указателем мыши по номерам выделяемых строк. При этом нужно, чтобы в момент нажатия кнопки указатель имел вид стрелки , а не . Иначе вместо выделения строк изменится высота строки.

Для выделения нескольких несмежных строк (или несмежных групп) нужно выделить первую строку (или группу строк), после чего нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, выделить остальные строки (или группы).

 Выделение столбца выполняется щелчком на его имени. Например, для выделения всех ячеек столбца B (см. рис. 2.5,а) нужно щелкнуть на букве B.

Для выделения нескольких смежных столбцов нужно щелкнуть на имени первого или последнего столбца выделяемой группы, а затем при нажатой клавише Shift – на имени противоположного крайнего столбца. Тот же результат можно получить, если при нажатой левой кнопке провести указателем мыши по именам выделяемых столбцов. При этом нужно, чтобы в момент нажатия кнопки указатель имел вид стрелки , а не . Иначе вместо выделе­ния столбцов изменится ширина столбца.

Для выделения нескольких несмежных столбцов (или несмежных групп) нужно выделить первый столбец (или группу столбцов), после чего нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, выделить остальные столбцы (или группы).

 Выделение смежных ячеек начинается с того, что указатель мыши совмещается с какой-либо угловой ячейкой выделяемой области (такая область всегда имеет прямоугольную форму; в частном случае это часть строки или столбца). Затем нужно нажать левую кноп­ку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить указатель по диагонали в противоположный угол выделяемой области. Если противоположный угол не виден, можно сместить указатель за край окна документа в нужном направлении. При этом начнется прокрутка таблицы. Когда указатель совместится с необходимой ячейкой, кнопку мыши нужно отпустить.

Тот же результат будет, если щелчком выделить угловую ячейку диапазона (она станет активной), а потом щелкнуть на противоположной угловой ячейке при нажатой клавише Shift.

Удерживая нажатой клавишу Shift, можно легко изменить выделенную область (фиксированной останется лишь активная ячейка). Для этого достаточно щелчком мыши указать другую противоположную активной угловую ячейку.

Для выделения большого диапазона можно щелчком выделить один из его углов, затем ввести в поле имен адрес противоположной угловой ячейки и нажать клавиши Shift+Enter.

Кроме того, для выделения больших диапазонов можно использовать предусмотренные в Excel режим выделения и режиме фиксации прокрутки. Ниже рассмотрены оба эти режима.

Использование режима выделения

Для выделения диапазона, размер которого существенно превышает видимую на экране часть таблицы, необходимо выполнить следующие операции:

1. Включить режим выделения нажатием клавиши F8. При этом в строке состояния включится индикатор ВДЛ.

2. Нажатием клавиши F5 открыть диалоговое окно Переход и ввести в поле Ссылка адрес правого нижнего угла выделяемого диапазона.

3. Нажать клавишу Enter или щелкнуть ОК. В результате диапазон будет выделен.

Для выключения режима выделения нужно использовать клавишу Esc или повторно нажать F8. При этом индикатор ВДЛ выключится и выделение диапазона можно будет снять.

Использование режима фиксации прокрутки

Другой способ выделения большого диапазона ячеек основан на фиксации прокрутки (скроллинга) таблицы. Для выполнения этой операции необходимо:

1. Щелчком активизировать ячейку в левом верхнем углу выделяемого диапазона.

2. Нажатием клавиши Scroll Lock зафиксировать прокрутку таблицы⁸.

3. С помощью клавиш со стрелками переместиться в ту область таблицы, где находится пра­вый нижний угол выделяемого диапазона.

4. При нажатой клавише Shift щелкнуть на ячейке, расположенной в правом нижнем углу выделяемого диапазона. В результате диапазон будет выделен.

Если потребуется, не снимая выделение, увидеть на экране область таблицы с активной ячейкой, следует нажать комбинацию клавиш Ctrl+Backspace. В результате этого таблица прокрутится в исходное положение. Когда необходимость в фиксации прокрутки отпадет, нужно выключить этот режим повторным нажатием клавиши Scroll Lock

 Выделение несмежных областей начинается с выделения первой области любым из рассмотренных выше способов. Далее нужно нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, выделить остальные области.

Другой удобный способ выделения несмежных областей – использование режима добавления, который включается нажатием комбинации клавиш Shift+F8:

Использование режима добавления

Для выделения нескольких несмежных областей в режиме добавления необходимо выполнить следующие операции:

1. Включить режим добавления нажатием комбинации клавиш Shift+F8. При этом в строке состояния включится индикатор ДОБ.

2. Выделить с помощью мыши все необходимые области таблицы.

Для выключения режима добавления нужно использовать клавишу Esc или повторно нажать Shift+F8. При этом индикатор ДОБ выключится и выделения ячеек можно будет снять.

Выше было сказано, что при выделении диапазона с использованием клавиши Ctrl получается несвязный диапазон ячеек (естественно, несвязным является и диапазон, созданный в режиме добавления). Там же были перечислены возможные варианты использования несвязных диапазонов. К этому можно добавить, что несвязные диапазоны можно использовать также для упрощения ввода данных в нужной последовательности. После заполнения данными одной выделенной области, при нажатии клавиши Enter рамка выделения автоматически пере­местится в начало следующей области несвязного диапазона.

 Выделение ячеек по заданным критериям выполняется в предварительно выделенной области таблицы или на всем рабочем листе, если область поиска не была выделена.

Для выделения по критериям необходимо эти критерии задать. Чтобы получить такую возможность, нужно выбрать в меню Правка команду Перейти, а затем в открывшемся окне Переход (см. рис. 2.10) щелкнуть на кнопке Выделить. В результате откроется диалоговое окно Выделение группы ячеек с переключателями, позволяющими задать критерий поиска ячеек, подлежащих выделению. Например, там можно выбрать Константы, Формулы, Пустые ячейки, Примечания или другую категорию ячеек.

Если поиск ведется на всем рабочем листе, то, после щелчка на кнопке ОК, заданная группа ячеек будет выделена. Если же поиск выполнялся в выделенной области, то его результатом будет снятие выделения ячеек, которые не соответствуют заданному критерию.

Создание именованных диапазонов. Если какой-то диапазон ячеек часто использу­ется в вычислениях, не совсем удобно каждый раз заново выделять его или вводить адреса угловых ячеек. В таком случае имеет смысл присвоить ячейкам диапазона групповое имя, то есть создать именованный диапазон, и использовать это имя в формулах. Именовать диапазоны данных удобно также в тех случаях, когда эти данные используют в формулах на разных рабочих листах; а также, если при копировании формул недопустима автоматическая настройка их аргументов (см. Главу 4, п. 4.2).

Имена можно присваивать как связным, так и несвязным диапазонам. Желательно, чтобы имя отображало содержимое выделенных ячеек (например, Оклады или Премии и т.д.).

Имена диапазонов могут содержать строчные и прописные буквы русского и английского алфавитов, цифры, точки, подчеркивания ( _ ) и некоторые другие символы. Однако есть ряд ограничений, которые нужно учитывать при создании имен диапазонов:

 имя диапазона не должно быть числом, а также не должно начинаться с цифры;

 имя диапазона не может совпадать с адресом какой-либо ячейки (например, F500);

 в именах диапазонов нельзя использовать пробелы, дефисы и ряд других символов.

Существует несколько способов создания именованных диапазонов. Ниже рассмотрены наиболее удобные, по мнению автора, способы.

Использование поля имен строки формул

Д ля задания имени диапазона в поле имен строки формул нужно выполнить следующие операции:

1. Выделить диапазон, которому необходимо присвоить имя (например, B1:C2).

2. Щелкнуть в поле имен. В результате там выделится имя активной ячейки (в нашем примере – это B1).

3. Ввести имя, которое нужно присвоить диапазону, и нажать клавишу Enter.

Когда потребуется, например, выделить этот диапазон, достаточно щелкнуть на кнопке раскрытия , расположенной справа от поля имен, и выбрать в появившемся списке его имя.

Использование команды ВставкаИмяПрисвоить

Д ля задания имени диапазона с помощью команды ВставкаИмяПрисвоить нужно:

1. Выделить диапазон, которому необходимо присвоить имя.

2. В меню Вставка выбрать команду Имя, а затем в дополнительном меню выбрать команду Присвоить. Откроется окно Присвоение имени (см. справа).

3. В поле Имя ввести имя диапазона и щелкнуть на кнопке Добавить. Новое имя добавится в список.

Следует иметь в виду, что имена могут присваиваться не только диапазонам, но и отдельным ячейкам. Например, если ввести в какую-то ячейку значение процентной ставки и присвоить этой ячейке имя Процентная_ставка, то на всех листах рабочей книги можно использовать в формулах ссылку Процентная_ставка.

Использование команды ВставкаИмяСоздать

Этот способ присвоения имен используется в тех случаях, когда именуемыми диапазонами являются строки или столбцы находящейся на рабочем листе таблицы, и нужно одновременно присвоить имена группе строк и/или группе столбцов данной таблицы.

Рис. 2.6. Варианты размещения имен диапазонов ячеек

В зависимости от того, где расположены заголовки именуемых строк (слева, как на рис. 2.6,а; или справа, как на рис. 2.6,б) и заголовки именуемых столбцов (вверху, как на рис. 2.6,в; или внизу, как на рис. 2.6,г) существуют разные варианты присвоения имен этим диапазонам. Для присвоения имен необходимо:

1. Выделить нужные диапазоны ячеек вместе с областью их имен (можно выделить и всю таблицу целиком).

2. В меню Вставка выбрать команду Имя, а затем в дополнительном меню выбрать команду Создать. Откроется окно Создать (см. справа).

3. Установить флажок или флажки, определяющие, где расположены имена диапазонов. Например, если выделена вся таблица, которая имеет обычный вид (имена строк слева, а имена столбцов вверху), то для присвоения имен всем строкам и всем столбцам нужно установить первые два флажка (в строке выше и в столбце слева).

4. Щелкнуть на кнопке ОК. В результате все выделенные диапазоны получат свои имена.

Независимо от того, каким из рассмотренных способов были присвоены имена диапазонам, все эти имена отображаются в раскрывающемся списке поля имен. Для его открытия достаточно щелкнуть в строке формул на кнопке , расположенной справа от поля имен.

Все имена диапазонов перечислены также в диалоговом окне Присвоение имени (см. выше), которое открывается командой ВставкаИмяПрисвоить. В этом окне можно не толь­ко присваивать имена диапазонам, но и удалять ненужные имена. Для удаления имени диапазона ячеек достаточно выбрать его в списке и щелкнуть на кнопке Удалить.

Перемещение диапазонов. Объектом перемещения может быть содержимое одной ячейки, связного диапазона ячеек, строки или группы смежных строк, столбца или группы смежных столбцов.

Перемещение можно выполнять не только в пределах активного рабочего листа или открытой рабочей книги, но также из одной книги в другую и даже в другие приложения Windows (например, в документы Word). Перемещать диапазоны можно мето­дом буксировки или через буфер обмена. Рассмотрим эти способы.

Перемещение диапазонов методом буксировки

Этот способ перемещения диапазонов удобен, если перемещение выполняется в пределах активного рабочего листа. В остальных случаях он тоже может быть использован, но все же перемещение с листа на лист или в другую книгу проще выполнять через буфер обмена.

Д ля буксировки выделенного диапазона необходимо указать мышью на любую точку рам­­ки выделения (указатель мыши при этом обретет вид ), затем нажать левую кнопку мыши (указатель превратится в ) и отбуксировать рамку в нужное место.

Е сли перемещение выполняется в пустые ячейки, выделенные данные будут удалены из исходных ячеек и вставлены в место назначения без всяких запросов. Если же одна или несколько ячеек в области назначения содержит какие-то данные, то при стандартной настройке Excel ⁹ появится запрос: "Заменить содержимое конечных ячеек?". Щелчком на кнопке ОК можно санкционировать замену, а щелчком на кнопке Отмена – отменить перемещение диапазона.

Гораздо большие возможности предоставляет буксировка диапазона при нажатой правой кнопке мыши. В этом случае в момент отпускания кнопки появляется представленное на рис. 2.7 контекстное меню. Используя содержащиеся в нем команды Сдвинуть вниз и переместить или Сдвинуть вправо и переместить, можно выполнить вставку перемещаемых данных без уничтожения имеемой информации. Это бывает особенно полезно при добавлении строк и столбцов в готовую таблицу.

Чтобы переместить диапазон на другой рабочий лист, нужно при нажатой клавише Alt отбуксировать его на ярлычок этого листа, а когда лист откроется, продолжить буксировку.

Перемещение диапазонов через буфер обмена

Для перемещения выделенного диапазона через буфер обмена необходимо выполнить несколько операций:

1. Выбрать команду Вырезать в меню Правка или в контекстном меню выделенного диапазона. Можно также щелкнуть в панели инструментов Стандартная на кнопке Вырезать, или нажать клавиши Ctrl+X(лат). В любом случае рамка выделения начнет мерцать. Это свидетельствует о том, что выделенные данные попали в буфер обмена¹⁰.

2. Щелкнуть на ячейке, расположенной в левом верхнем углу той области, куда будет перемещаться содержимое выделенных ячеек.

3. Выбрать команду Вставить в меню Правка или в контекстном меню выделенной ячейки. Можно также щелкнуть в панели инструментов Стандартная на кнопке Вставить, нажать комбинацию клавиш Ctrl+V, или нажать клавишу Enter. В любом случае данные переместятся на новое место, а буфер обмена очистится.

Копирование диапазонов. Копирование данных во многом похоже на перемещение, но при копировании исходные данные не уничтожаются, как это было при перемещении.

Все, что было сказано выше относительно объектов перемещения и областей, куда могут перемещаться данные, в полной мере распространяется на копирование. Копировать диапазоны можно мето­дом буксировки или через буфер обмена. Рассмотрим эти способы.

Копирование диапазонов методом буксировки

Этот способ копирования удобен, если копирование выполняется в пределах активного рабочего листа. В других случаях его тоже можно использовать, но это не совсем удобно. Копирование с листа на лист или в другую книгу проще выполнять через буфер обмена.

Д ля копирования выделенного диапазона методом буксировки необходимо указать мышью на любую точку рамки выделения (указатель мыши при этом обретет вид ), затем нажать левую кноп­ку мыши и отбуксировать рамку в нужное место, удерживая нажатой клавишу Ctrl¹¹. Указатель мыши при нажатии клавиши Ctrl превращается в .

В отличие от перемещения, при копировании данные не защищаются от наложения. Если ячейки в области назначения не пустые, то эти данные уничтожатся без предупреждения.

Как и перемещение диапазона, копирование методом буксировки можно выполнять при нажатой правой кнопке мыши. В этом случае в момент отпускания кнопки появляется представленное на рис. 2.7 контекстное меню. Используя содержащиеся в нем команды Сдвинуть вниз и скопировать или Сдвинуть вправо и скопировать, можно выполнить вставку копируемых данных без уничтожения имеемой информации. Это особенно полезно при добавлении строк и столбцов в готовую таблицу.

Кроме этих команд копирования, в контекстном меню (см. рис. 2.7) имеются команды Копировать только значения, Копировать только форматы и Связать. Назначение первых двух команд очевидно из их названий, а команда Связать предназначена для установления связи между ячейками-источниками данных и ячейками-приемниками. Если выбрать в контекстном меню эту команду, то данные скопируются, а в дальнейшем эти копии будут автомати­чески обнов­ляться при каждом изменении оригиналов.

Методом буксировки можно скопировать диапазон и на другой рабочий лист. Для этого следует при нажатых клавишах Alt+Ctrl отбуксировать диапазон вначале на ярлычок необходимого рабочего листа, а когда лист откроется, продолжить буксировку к нужной ячейке.

Копирование диапазонов через буфер обмена

Для копирования выделенного диапазона через буфер обмена необходимо выполнить следующие операции:

1. Выбрать команду Копировать в меню Правка или в контекстном меню выделенного диапазона. Можно также щелкнуть в панели инструментов Стандартная на кнопке Копировать, или нажать клавиши Ctrl+C(лат). В любом случае рамка выделения начнет мерцать. Это свидетельствует, что выделенные данные попали в буфер обмена¹².

2. Щелкнуть на ячейке, расположенной в левом верхнем углу той области, куда будет копироваться содержимое выделенных ячеек.

3. Выбрать команду Вставить в меню Правка или в контекстном меню выделенной ячейки. Можно также щелкнуть в панели инструментов Стандартная на кнопке Вставить, нажать комбинацию клавиш Ctrl+V, или нажать клавишу Enter. В любом случае данные скопируются на новое место.

Буфер обмена очищается только при вставке данных посредством нажатия клавиши Enter. Во всех остальных вариантах вставки буфер обмена не очищается. В результате этого имеемые там данные можно вставлять куда угодно произвольное количество раз.

Е ще одной важной особенностью копирования данных через буфер обмена является то, что рядом со вставленным диапазоном обычно¹³ появляется кнопка Параметры вставки . Щелчком на этой кнопке можно открыть ме­ню (рис. 2.8), предназначенное для выбора нуж­ного способа вставки данных. Назначение ко­манд этого меню достаточно хорошо поясня­ют их названия.

В общем случае меню Параметры вставки может быть другим. Его состав определяется типом копируемого объекта, особенностями приложения, из которого копируется объект и т.д. Например, при копировании формул в меню появляется пункт Только значения. При его выборе формулы не копируются.

До сих пор описывался классический режим использования буфера обмена, – без накопления в нем информации. В современных версиях MS Office имеется также режим, при котором в буфере обмена могут накапливаться текстовые и графические элементы из различных приложений. При этом содержимое буфера обмена доступно во всех этих приложениях. Например, туда можно скопировать или вырезать несколько фрагментов таблиц Excel, рисунок PowerPoint, текст Word и т.д., а потом использовать это в любом приложении MS Office.

Существует несколько способов включения буфера обмена в режим накопления. Проще всего это сделать, выбрав в меню Правка команду Буфер обмена Office. В результате этого в области задач отобразится вкладка Буфер обмена. С этого времени все скопированные или вырезанные фрагменты будут накапливаться на этой вкладке в виде автономных элементов. Для вставки любого элемента в активную ячейку достаточно выполнить на нем щелчок.

В буфере обмена можно накопить до 24 элементов, суммарный размер которых не превышает 8 Мбайт. При копировании или вырезании 25-го элемента первый элемент автоматически уничтожится. Кроме того, сам пользователь может удалить любой элемент. Для этого достаточно указать на него мышью и выбрать в раскрывающемся меню этого элемента команду Удалить. Для удаления всех накопленных элементов нужно щелкнуть на кнопке Очистить все, расположенной в верхней части вкладки Буфер обмена.

Если потребуется, чтобы копируемые элементы накапливались в буфере обмена, а вклад­ка Буфер обмена не занимала место на экране, нужно щелкнуть на кнопке Параметры, расположенной в нижней части вкладки и в открывшемся меню установить флажок перед командой Собирать данные без отображения буфера обмена Office.

В меню Параметры есть и другая важная команда: Автоматическое отображение буфера обмена Office. При установке флажка перед этой командой вкладка Буфер обмена откроется автоматически, когда будут выполнены подряд два копирования или вырезания данных.

В заключение рассмотрим еще одну возможность копирования данных, не имеющую ничего общего ни с одним из рассмотренных выше способов копирования.

Копирование с помощью команды ПравкаЗаполнитьПо листам

Чтобы скопировать содержимое какого-либо диапазона ячеек активного рабочего листа в соответствующие ячейки других рабочих листов, нужно выполнить следующие операции:

1. Выделить копируемый диапазон ячеек.

2. Выделить рабочие листы, на которые нужно скопировать этот диапазон.

3. В меню Правка выбрать команду Заполнить, а потом в дополнительном меню – По листам. При этом откроется окно вариантов заполнения: Полностью, Только содержимое или Только форматы.

4. Выбрать нужный вариант (по умолчанию выбрано Полностью) и щелкнуть ОК.

В результате выполнения этой команды на всех выделенных рабочих листах появятся копии того диапазона, который выделен на активном рабочем листе.

Специальная вставка. Команда Специальная вставка имеется в меню Правка и в контекстном меню активной ячейки. Она становится доступной после выполнения команды Копировать. При выборе команды Специальная вставка открывается одноименное окно с элементами управления, позволяющими выбирать варианты вставки данных:

Рис. 2.9. Диалоговое окно Специальная вставка

Г руппа Вставить содержит десять переключателей, с помощью которых можно задать объект вставки. Если, например, была скопирована ячейка C1, содержащая формулу =A1+B1, результат вычислений ( 7 ) и параметры форматирования, то с помощью переключателей можно выбрать такие варианты вставки:  все, что было скопировано;  только формулу, а значит и результат вычислений;  только значение ячейки ( 7 );  только формат ячейки (серую заливку и др.). Если бы скопированная ячейка имела примечание, рамку или другие атрибуты, с помощью переключателей можно было бы выбрать необходимый вариант их вставки.

Группа Операция содержит пять переключателей. Сюда же можно отнести два флажка и кнопку Вставить связь.

С помощью переключателей выбирается арифметическая операция для исходных и вставляемых значений в накладывающихся одна на другую ячейках. Если, например, вставлять значение ячейки C1 (то есть, семерку) в ячейку D1, содержащую тройку, и с помощью переключателей выбрать операцию Сложить, то в ячейке D1 получим 10. Выбирая операции, следует иметь в виду, что при вычитании и делении первым операндом является значение той ячейки, в которую выполняется вставка.

 Флажок Пропускать пустые ячейки может использоваться в тех случаях, когда один диапазон значений накладывается на другой диапазон без выполнения каких-либо арифметических операций. Если в накладываемом диапазоне есть пустые ячейки, то они обнулят соответствующие заполненные ячейки в области вставки. Чтобы этого не произошло, нужно установить флажок Пропускать пустые ячейки.

 Флажок Транспонировать устанавливается в тех случаях, когда нужно преобразовать скопированные столбцы в строки или наоборот.

Кнопка Вставить связь используется для установления связи между ячейками-источ­ни­ками данных и ячейками-приемниками. Если щелкнуть на этой кнопке, то данные из буфера обмена скопируются в ячейки рабочего листа, и в дальнейшем эти копии будут автомати­чески обнов­ляться при каждом изменении оригиналов.

С помощью команды Вставить связь можно установить связь между ячейками одного и того же рабочего листа, между ячейками разных листов рабочей книги и между ячейками листов разных рабочих книг¹⁴. В первом случае в ячейках-приемниках будут просто ссылки на ячейки-источ­ни­ки. Во втором случае ссылки на ячейки будут предваряться именем рабочего листа-источника и восклицательным знаком (например, Лист1!D7). А в третьем случае перед именем листа будет указано имя рабочей книги-источника, заключенное в квадратные скобки (например, [Смета.xls]Лист1!D7).

При открытии рабочей книги, имеющей связи с другими книгами, Excel предложит обновить эти связи (то есть внести в ячейки-приемники все изменения, которые были сделаны в источниках). Если от этого обновления отказаться, его можно сделать позже с использованием команды ПравкаСвязи. При выборе этой команды открывается окно Изменение связей, где можно обновить, изменить или разорвать любую из имеемых связей.

Очистка диапазонов. Достаточно типичной является ситуация, когда нужно очистить ячейки от имеемой в них информации. Причем информация эта может быть различной: текст, числа, формулы, примечания, цветная заливка ячеек и т.д. Все это можно разделить на три вида: содержимое ячеек (текстовые и числовые данные, а также формулы); при­ме­чания к ячейкам и формат ячеек.

Для удаления информации из активной ячейки или выделенного диапазона ячеек в меню Правка предусмотрена команда Очистить. При выборе этой команды открывается дополнительное меню, содержащее пункты: Все, Форматы, Содержимое, Примечания. Команда Все обеспечивает очистку ячеек от всей информации, а остальные команды очищают ячейки от информации какого-то одного вида.

Очистить ячейки от содержимого можно также с помощью команды Очистить содержимое из контекстного меню активной ячейки или выделенного диапазона ячеек. Кроме то­го, содержимое выделенных ячеек можно удалить нажатием клавиши Delete.

Следует иметь в виду, что очистка ячейки от содержимого не изменяет параметры форматирования этой ячейки. Если, например, до очистки в ячейке была дата, то любое введенное туда после очистки положительное число будет автоматически преобразовано в дату.

По­скольку при стандартной настройке отсчет календаря ведется с 1-го января 1900 г., то, если в ячейку с форматом даты ввести единицу, она преобразуется в 01.01.1900. Двойка пре­образуется в 02.01.1900, тройка – в 03.01.1900, и т.д. Чтобы отменить такое преобразование чисел, нужно очистить соответствующие ячейки от параметров форматирования. Для этого следует выделить эти ячейки и выбрать команду ПравкаОчиститьФормат.

О чищать ячейки от ошибочно введенной информации можно также посредством отмены выполненных действий. Чтобы отменить последнюю операцию, следует выбрать в меню Правка команду Отменить, щелкнуть в панели инструментов Стандартная на кнопке Отменить или нажать комбинацию клавиш Ctrl+Z.

Для одновременной отмены нескольких последних опе­раций, нужно щелкнуть в правой части кнопки Отменить на треугольнике раскрытия списка, а затем в открывшемся списке (см. справа) выбрать группу отменяемых действий.

Удаление диапазонов. Наряду с очисткой ячеек (удалением содержащейся в них информации) может возникнуть необходимость удаления самих ячеек. Информация при этом, естественно, также удаляется. Например, если увольняется сотрудник Иванов, но его должность не сокращается, в списке сотрудников соответствующую строку нужно очистить. В дальнейшем туда будут введены данные о новом сотруднике. Если же сокращается должность, которую занимал Иванов, соответствующую строку списка сотрудников нужно удалить. Точ­но так же может возникнуть необходимость удалить столбец или группу столбцов таблицы.

Для удаления строк или столбцов нужно выделить соответствующие элементы таблицы, после чего выбрать команду Удалить в меню Правка или в контекстном меню выделенных элементов. При удалении строк происходит автоматическое смыкание таблицы вверх, а при удалении столбцов – смыкание влево¹⁵.

Когда на рабочем листе имеется несколько разных таблиц, удаление целых столбцов или строк может быть недопустимо, так как при этом будут повреждены соседние таблицы. В та­ких случаях удаляют только необходимый диапазон ячеек. Команды удаления те же. Различие состоит лишь в том, что при удалении диапазона появляется запрос о направлении сдвига оставшихся ячеек: влево или вверх.

Д

1	11		1	11		1	11
2	22		22			4	22
3	33		33				33
4	44		4	44			44

ля примера справа показаны три диапазона ячеек. Первый диапазон – исходный. В нем выделены две ячей­ки (с двойкой и тройкой) которые будут удалены. Второй диапазон – результат удаления двух ячеек со сдвигом оставшихся ячеек влево. А третий диапазон – результат удаления ячеек со сдвигом вверх.

В заключение укажем, что нельзя удалять ячейки, на которые есть ссылки в формулах. Далее этот вопрос будет рассмотрен подробно, а здесь лишь заметим, что удаление таких ячеек вызовет ошибку вычислений.

Вставка диапазонов. Обратной по сравнению с удалением операцией является вста­вка строк (групп строк), столбцов (групп столбцов) и произвольных диапазонов ячеек. Напри­мер, в средину разбитого на разделы списка книг может потребоваться добавить строки для названия нового раздела и входящих в него книг. Или может возникнуть необходимость добавить в таблицу расчета зарплаты столбец Премии.

Для вставки любых диапазонов ячеек предназначена команда Добавить ячейки из контекстного меню выделенного диапазона. Кроме того, для вставки выделенных диапазонов можно использовать команды Ячейки, Строки, Столбцы из меню Вставка.

При вставке строк таблица автоматически раздвигается вниз, а при вставке столбцов – вправо. Если добавляются не целые строки или столбцы, а выделенные диапазоны ячеек, появляется запрос относительно того, куда сдвигать имеемые ячейки рабочего листа: вправо или вниз. В этом случае следует включить необходимый переключатель и щелкнуть на кнопке ОК.

Если добавленный диапазон унаследовал параметры форматирования соседних ячеек (например, цветную заливку), то эти параметры можно будет оставить без изменений, отменить или изменить. Для упрощения этой операции в Excel предусмотрена кнопка Параметры добавления , которая появляется рядом со вставленным диапазоном. Щелчком на этой кнопке можно открыть меню, имеющее три пункта:

 Форматировать как слева (сверху)¹⁶;

 Форматировать как справа (снизу);

 Очистить формат.

Для выбора необходимого варианта форматирования или очистки формата достаточно щелкнуть на соответствующей команде этого меню.