2.3. Автозамена и автоввод текста
Автозамена текста. Автозамена в Excel предусмотрена для выполнения следующих важных задач:
автоматического исправления ошибок и опечаток, встречающихся при вводе текста;
автоматической замены заданных сокращений расшифровывающим их текстом;
автоматического исправления ошибок ввода, связанных с нажатием Caps Lock и Shift.
Для включения или выключения определенных функций и редактирования списка автозамены используется команда СервисПараметры автозамены. При выборе этой команды открывается окно Автозамена: русский (Россия). На вкладке Автозамена имеется группа флажков и список (рис. 2.3). В левом столбце списка находятся слова, подлежащие автоматической замене при вводе, а в правом столбце – слова, которые используются для замены.
На рис. 2.3 видны пары таких слов: ошибочное "брошура" и заменяющее "брошюра"; ошибочное "буедт" и заменяющее "будет"; и т.д. Список этот стандартный. Он создан при русификации приложений Microsoft Office. Пользователь может дополнить список теми словами, в которых он часто делает ошибки или описки. Кроме того, в список можно включить аббревиатуры, которые при вводе будут автоматически заменяться полным текстом.
Рис. 2.3. Средства настройки параметров автозамены
В качестве примера на рис. 2.3 показано добавление в список заменяемой аббревиатуры "МГУ" и заменяющего полного текста "Московский государственный университет". Когда аббревиатура и полный текст будут введены в соответствующие поля, для внесения их в список остается щелкнуть на кнопке Добавить. Затем можно таким же образом дополнить список другими парами слов (заменяемым и заменяющим). Ненужные пары слов выделяются в списке и уничтожаются щелчком на кнопке Удалить.
Расположенные над списком флажки имеют следующее назначение:
Флажок Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова устанавливается для того, чтобы при вводе в начале слова двух прописных букв вторая прописная буква автоматически заменялась на строчную (например, слово "ДВе" превратится в "Две").
Флажок Делать первые буквы предложений прописными устанавливается, чтобы первая буква первого слова каждого нового предложения автоматически превращалась в прописную. А чтобы расположенные внутри предложений сокращения с точкой (например, руб., тыс. или обл.) не воспринимались, как конец предложения, эти сокращения внесены в список исключений. Для доступа к списку нужно щелкнуть на кнопке Исключения.
Флажок Названия дней с прописной буквы устанавливается, если нужно чтобы первая буква в названиях дней недели автоматически становилась прописной.
Флажок Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK устанавливается для того, чтобы автоматически восстанавливалось правильное отображение текста, введенного с нажатием клавиши Shift при ошибочно включенном режиме Caps Lock (пример такого текста: до автозамены – "вИКТОРИЯ", после автозамены – "Виктория").
Флажок Заменять при вводе устанавливается, чтобы включить режим автозамены слов, включенных в левый столбец списка (см. рис. 2.3). Если какое-либо из этих слов будет введено, оно автоматическая заменится правильным словом из правого столбца. Если же флажок снят, такая автозамена выполняться не будет.
Автоввод текста. Автоввод6 – это автоматическое завершение ввода текста, если начало введенного слова совпадает с началом текста в одной из ячеек примыкающего сверху или снизу списка. Автоматический ввод производится только для тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Для записей, состоящих только из чисел, дат или значений времени, автоматический ввод не выполняется.
Автоввод наиболее эффективен, когда все элементы списка начинаются с разных букв. В этом случае ввод первой же буквы вызовет копирование в активную ячейку соответствующей записи из примыкающего списка (рис. 2.4,а), если там есть запись, начинающаяся с введенной буквы. Если выполненное автозавершение устраивает вас, нажмите клавишу Enter.
Сложнее обстоит дело, если в списке есть несколько записей, начало которых идентично (рис. 2.4,б). В этом случае ввод нужно продолжать до тех пор, пока Excel не определит, какую из имеемых записей нужно скопировать в активную ячейку, и не выполнит автоввод.
Рис. 2.4. Варианты автоввода текста
Если в списке много похожих записей, для автозавершения ввода потребовалось бы ввести значительную часть записи. Вместо этого можно воспользоваться контекстным меню примыкающей к списку ячейки, в которую нужно выполнить автоввод. Если щелкнуть в этом меню на команде Выбрать из списка, откроется перечень всех записей, имеемых в примыкающем к ячейке списке (рис. 2.4,в). Завершается операция щелчком на нужной записи.
В заключение отметим, что в тех случаях, когда предлагаемый вариант автозавершения ввода вас не устраивает, продолжайте ввод своего текста. Добавленные символы при этом автоматически уничтожатся. Их можно удалить также нажатием клавиши Backspace.