2.2. Автозаполнение ячеек

Автозаполнение копиями. При стандартной настройке Excel режим авто­заполне­ния включен³. Об этом свидетельствует то, что в правом нижнем углу рамки выделения находится черный квадратик маркера заполнения (рис. 2.1,б). При совмещении с ним ука­зателя мыши (рис. 2.1,а) указатель превращается в черный крест (рис. 2.1,в). В правом нижнем углу ячейки при этом отображаются одновременно и маркер заполнения, и указатель (рис. 2.1,г).

а б д е ж з

в

г

Рис. 2.1. Иллюстрации, поясняющие автозаполнения ячеек

Простейшей операцией автозаполнения является копирование данных в смежные ячейки. Для выполнения этой операции нужно выделить копируемую ячейку (рис. 2.1,д) или диапазон ячеек (рис. 2.1,ж), после чего отбуксировать маркер заполнения в крайнюю ячейку области вставки (см. стрелки). Когда кнопка мыши будет отпущена, выделенный диапазон заполнится копиями исходных данных (см. рис. 2.1,е и 2.1,з).

П ри каждом автозаполнении ячеек рядом с маркером заполнения появляется кнопка Параметры автозаполнения . Щелчком на ней можно открыть показанное справа меню.

По умолчанию в меню выбрана команда копирования, но при необходимости можно выбрать другую команду. Если включить переключатель Заполнить только форматы, то данные не будут скопированы, а выполнится копирование только формата исходной ячейки (например, – цвета ее заливки). При выборе команды Заполнить только значения, форматирова­ние исходной данных игнорируется, а копируются только сами данные.

Следует иметь в виду, что состав меню, которое открывается с помощью кнопки Параметры автозаполнения, зависит от типа копируемых данных. Например, при копировании в смежные ячейки чисел в это меню добавляется команда Заполнить. При выборе этой команды ряд одинаковых чисел (копий) превращается в арифметическую прогрессию с шагом единица (например, ряд 1, 1, 1, 1 превратится в 1, 2, 3, 4).

Выполняя копирование описанным выше способом, нужно быть внимательным, чтобы не уничтожить исходные (выделенные) данные. Это происходит, если при буксировке маркера заполнения влево или вверх отпустить кнопку мыши, не выходя за пределы выделенной области. Предупреждением в этом случае является закраска темно-серым цветом тех ячеек, которым грозит очистка. Если данные были уничтожены, можно отменить очистку, используя кла­виши Ctrl+Z, команду ПравкаОтменить или кнопку Отменить панели инструментов.

Рассмотренный метод автозаполнения ячеек посредством буксировки маркера не единственный. Тот же результат можно получить, используя команду Заполнить из меню Правка.

В этом случае для автозаполнения ячеек нужно выделить какую-то область, на одной из границ которой находятся копируемые данные, затем выбрать команду ПравкаЗаполнить и в ее дополнительном меню задать направление копирования (Вниз, Вправо, Вверх или Влево).

Текстовые ряды данных. Кроме копирования данных, автозаполнение может использоваться для создания и продолжения упорядоченных последовательностей данных, которые обычно называют рядами или списками. В настройках Excel заданы стандартные повторяющиеся последовательности:

 Названия месяцев (Январь, Февраль, Март,..., Декабрь; а также Янв, Фев, Мар,…, Дек).

 Названия дней недели (Понедельник, Вторник,…, Воскресенье; а также Пн, Вт,…, Вс).

 Номера кварталов (Квартал 1, Квартал 2,…, Квартал 4; а также Кв 1, Кв 2,…, Кв 4).

Для получения любого из этих рядов достаточно ввести в ячейку какой-либо элемент ряда (например, Среда), сделать эту ячейку активной и отбуксировать маркер заполнения в ячейку, где должен заканчиваться ряд. Любой такой ряд можно продолжить в ту или другую сторону. Для этого нужно выделить крайнюю ячейку и отбуксировать маркер заполнения.

Столь же просто можно получить любой текстовый ряд данных, элементы которого пронумерованы. Например: Школа 1, Школа 2 и т.д.; 1 класс, 2 класс и т.д. В этом случае Excel выделяет числовую часть, которая отделена от текста пробелом, и изменяет ее, оставляя неизменной текстовую часть.

Кроме рассмотренных стандартных рядов, пользователь может создать свои ряды с нужными ему элементами (например, список своих сотрудников). Такие ряды называются пользовательскими списками автозаполнения. Существуют два способа создания этих списков: в окне настройки параметров Excel и посредством импортирования данных из таблицы.

Создание списка в окне Параметры

Для создания пользовательского списка автозаполнения в окне Параметры необходимо выполнить следующие операции:

1. Выбрать в меню Сервис команду Параметры. При этом откроется окно Параметры.

2. Перейти на вкладку Списки (см. Приложение 2, рис. П2.6).

3. В текстовое поле Элементы списка последовательно ввести все необходимые данные. Ввод каждого элемента списка заканчивать нажатием клавиши Enter.

4. Когда все элементы списка будут введены, щелкнуть на кнопке Добавить. В результате весь введенный список переместится в расположенное рядом поле Списки.

5. Закрыть окно Параметры щелчком на кнопке ОК.

Импортирование списка из таблицы

Для создания пользовательского списка автозаполнения этим способом необходимо вначале ввести в смежные ячейки столбца или строки все элементы списка⁴ и выделить эти ячейки. Затем нужно выполнить следующие операции:

1. Выбрать в меню Сервис команду Параметры. При этом откроется окно Параметры.

2. Перейти на вкладку Списки и убедиться, что в поле ввода Импорт списка из ячеек есть ссылка на выделенные ячейки. Если вы забыли выделить ячейки, и никакой ссыл­ки нет, нужно щелкнуть в поле ввода, а затем выделить ячейки с элементами списка.

3. Щелкнуть на кнопке Импорт. В результате список импортируется в текстовое поле Элементы списка и добавится в расположенное рядом поле Списки.

4. Закрыть окно Параметры щелчком на кнопке ОК.

Когда пользовательский список автозаполнения сформирован, он может быть использован в любом месте таблицы. Для автозаполнения ячеек данными из списка необходимо выполнить всего две операции:

1. Ввести в нужную ячейку один из элементов списка.

2. Отбуксировать маркер заполнения этой ячейки туда, где должен заканчиваться список.

Если нужно, имеемые списки пользователя могут быть изменены. Эта операция также вы­полняется в окне Параметры на вкладке Списки. Вначале нужный список выбирается щелчком в поле Списки. При этом он копируется в текстовое поле Элементы списка, где его можно редактировать. Когда все изменения внесены, нужно щелкнуть на кнопке Добавить. В результате откорректированный список заменит исходный.

Если созданный список не нужен, его можно удалить. Для этого он выбирается щелчком в по­ле Списки, после чего выполняется щелчок на кнопке Удалить (см. Приложение 2, рис. П2.6).

Числовые ряды данных. Числовыми рядами Excel являются арифметические и геометрические прогрессии, а также ряды дат и времени суток. Ряды дат могут иметь приращение по дням, месяцам или годам; а ряды времени – по часам, минутам или секундам.

Арифметическая прогрессия с шагом "единица" может быть получена весьма просто. Для этого следует ввести в нужную ячейку первый элемент ряда (например, число 5) и отбуксировать маркер заполнения этой ячейки туда, где должен заканчиваться ряд. Чтобы преобразовать полученный ряд пятерок в прогрессию, достаточно щелкнуть на появившейся кнопке Параметры автозаполнения и выбрать в открывшемся меню команду Заполнить.

Если нужно получить арифметическую прогрессию с шагом, отличным от единицы, мо­жно ввести в смежные ячейки два первых элемента ряда (например, 20 и 15); затем выделить эти две ячейки и отбуксировать маркер заполнения туда, где должен заканчиваться ряд. Шаг прогрессии в этом случае будет вычислен. Поскольку в нашем примере шаг -5, мы получили бы прогрессию: 20, 15, 10, 5, 0, -5, -10 и т.д.

Другой способ получения прогрессии – использование команды ПравкаЗа­полнить. В этом случае нужно ввести первый элемент ряда и, начиная с него, выделить часть столбца (вниз) или часть строки (вправо). После этого с помощью команды ПравкаЗа­пол­нить Прогрессия открыть окно Прогрессия (рис. 2.2), задать там Шаг и щелкнуть на кнопке ОК. В результате выделенный диапазон ячеек заполнится числами арифметической прогрессии.

Если в выделенном диапазоне есть две произвольно расположенные ячейки с числами, шаг прогрессии будет рассчитан автоматически⁵ и отобразится в текстовом поле Шаг. В этом случае для получения ряда данных остается только щелкнуть на кнопке ОК.

В принципе диапазон ячеек для элементов прогрессии можно не выделять. Достаточно ввести первый элемент ряда и выбрать команду ПравкаЗа­пол­нитьПрогрессия. Особенность в данном случае состоит в том, что кроме Шага прогрессии теперь нужно будет задать Предель­ное значение и Расположение прогрессии (по строкам или по столбцам).

Р ис. 2.2. Диалоговое окно Прогрессия

Кроме этого, средства автозаполнения позволяют продолжить ранее введенную последовательность чисел одним из двух способов: в соответствии с линейным или экспоненциальным законом изменения числового ряда. Для этого нужно выделить ячейки с имеемыми данными и отбуксировать маркер заполнения при нажатой правой кнопке мыши туда, где должен закончиться ряд. После отпускания кнопки появится меню, в котором необходимо выбрать нужный вариант: Линейное приближение или Экспоненциальное приближение. Результат экстраполяции сразу же отобразится в выделенных ячейках.

Например, пусть в ячейках B2, C2 и D2 содержатся числа 4, 6 и 11. Если выделить эти ячейки и при нажатой правой кнопке отбуксировать маркер заполнения вправо на три ячейки, то, при выборе в меню линейного приближения, в ячейках E2, F2 и G2 появятся 14, 17.5 и 21; а при выборе экспоненциального приближения – 17.64, 29.26 и 48.5.

Геометрическая прогрессия строится также с использованием команды ПравкаЗа­пол­нитьПрогрессия. Все рассмотренные способы построения арифметической прогрессии при­менимы и в данном случае. Отличие состоит лишь в том, что в диалоговом окне Прогрессия (см. рис. 2.2) теперь нужно включать переключатель Геометрическая.

Ряд дат проще всего строить посредством буксировки маркера заполнения. Если вы­де­лить ячейку с датой и отбуксировать маркер заполнения в любую сторону по вертикали или горизонтали, получим ряд дат, изменяющихся по дням (при буксировке маркера вправо или вниз даты увеличиваются, а влево или вверх – убывают). После автозаполнения ячеек рядом с маркером заполнения появится кнопка Параметры автоза­полнения . Щелчком на этой кнопке можно открыть меню, которое в числе прочих содержит команды: Заполнить по рабочим дням, Заполнить по месяцам, Заполнить по годам.

Выбор любой из этих команд изменит имеемый ряд. Например, если исходным был ряд: 01.01.03 02.01.03 03.01.03 04.01.03, то при выборе команды Заполнить по месяцам получим: 01.01.03 01.02.03 01.03.03 01.04.03, а при выборе команды Заполнить по годам будем иметь: 01.01.03 01.01.04 01.01.05 01.01.06.

Ряды дат можно строить также с помощью команды ПравкаЗа­пол­нитьПро­грес­сия. Правила их формирования не отличаются от рассмотренных выше правил построения арифметической прогрессии. Особенность состоит лишь в том, что Excel сам распознает тип ряда при выделении первого элемента – ячейки с датой, в результате чего становятся доступными переключатели из группы Единицы (см. рис. 2.2). С помощью этих переключателей можно выбрать вариант изменения дат: по дням, рабочим дням, месяцам или годам. Эти варианты изменения дат рассмотрены выше.

Для построения произвольного ряда дат (например, с шагом 2 дня, или 100 дней) следует ввести в смежные ячейки две даты, отстоящие друг от друга на нужное количество дней, вы­делить эти ячейки и отбуксировать маркер заполнения туда, где должен закончиться ряд.

Временной ряд с изменением времени по часам проще всего строить по­средством буксировки маркера заполнения. Если вы­де­лить какую-то ячейку, содержащую значение времени, и отбуксировать маркер заполнения в любую сторону по вертикали или горизонтали, получим ряд с изменением времени по часам (при буксировке маркера вправо или вниз время увеличивается, а влево или вверх – убывает). Пример ряда - 13:20:30 14:20:30 15:20:30.

Если нужно получить временной ряд с изменением времени по минутам и/или секундам, следует ввести в смежные ячейки два значения времени, отстоящие друг от друга на нужное количество минут и/или секунд, вы­делить эти ячейки и отбуксировать маркер заполнения туда, где должен закончиться ряд.