Глава 2. Создание таблиц 67

Глава 2. Создание таблиц

2.1. Ввод данных

Ввод текста. В Excel могут использоваться данные пяти типов: текст, числа, массивы, логические значения и значения ошибок. В разделе 2.1 рассмотрены приемы работы с дан­ными первых двух типов. Остальные типы данных будут рассмотрены позже.

Текстовые данные – это любая последовательность букв, цифр и специальных символов. Если в качестве текстовых данных нужно использовать числа, эти числа следует предварять апострофом (например, '55)¹. В ячейке апостроф не будет виден, но число будет восприниматься, как текст.

Ввод данных всегда выполняется в активную ячейку. Во время ввода текста он полностью отображается в таблице и в строке формул. При вводе в ячейку длинного текста он распространяется до правой границы окна документа, после чего автоматически переходит в следующую строку. Ввод текста можно закончить различными способами:

 Нажать клавишу Enter.

 Нажать одну из клавиш управления курсором: , ,  или .

 Щелкнуть в любом месте таблицы вне активной ячейки.

 Щелкнуть в строке формул на кнопке Ввод .

При нажатии клавиши Enter рамка выделения ячейки обычно перемещается вниз. Если нужно изменить это направление или вообще отменить перемещение рамки при нажатии клавиши Enter, следует выбрать в меню Сервис команду Параметры, затем в открывшемся окне Параметры перейти на вкладку Правка и выполнить на ней соответствующие настройки (см. Приложение 2, рис. П2.3). Клавиши управления курсором используются для завершения ввода данных в том случае, если нужно одновременно с вводом данных активизировать какую-то соседнюю ячейку, в которую предстоит вводить следующие данные. При использовании кнопки Ввод рамка выделения остается на месте.

Е сли длина введенного текста превышает ширину ячейки, отображение его в таблице после завершения ввода будет зависеть от того, свободна ли соседняя справа ячейка. Если ячейка свободна, будет виден весь текст (см. на рисунке содержимое ячейки C1); а если нет, то в таблице отобразится лишь та часть введенного текста, которая поместилась в ячейку. Примером этого является ячейка C2.

Несмотря на то, что в ячейке отображается не весь текст, содержимое ячейки от этого никак не страдает. В показанном на рисунке примере в строке формул отображается содержимое активной ячейки C2. В ячейке мы видим "Ввод текс", а в строке формул – "Ввод текстовых данных".

Е сли нужно, чтобы весь введенный текст поместился в одной ячейке, можно увеличить ширину соответствующего столбца, или разместить текст в нескольких строках (при этом высота ячейки автоматически увеличится). Чтобы разместить текст в нескольких строках, необходимо нажимать комбинацию клавиш Alt+Enter каждый раз, когда нужно перейти в следующую строку. В нашем примере текст в ячейке C2 можно было бы разместить так, как это показано на рисунке справа.

В тех случаях, когда необходимо ввести в ячейку какие-то спецсимволы, следует выбрать в меню Вставка команду Символ. В результате откроется одноименное окно с прокручиваемым списком спецсимволов, в котором можно найти необходимый символ. Если в этом списке искомого символа нет, нужно открыть раскрывающийся список Шрифт и выбрать в нем другой набор спецсимволов. Из представленных в этом списке шрифтов большое ко­личество спецсимволов содержат: Webdings, Wingdings, Symbol и др. Когда необходимый символ найден, для вставки его в ячейку остается выполнить на этом символе двойной щелчок.

Текст можно вводить не только в ячейку, но и непосредственно в строку формул. Для этого нужно щелчком мыши активизировать ячейку, куда необходимо ввести текст, потом щелкнуть в строке формул и начать ввод. Весь введенный текст попадет в активную ячейку таблицы. При этом он будет прижат к левой границе ячейки, так как по умолчанию все текстовые данные выравниваются по левому краю.

Если нужно ввести одни и те же данные в различные ячейки листа, необходимо выделить эти ячейки, затем ввести данные в активную ячейку и нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter. В результате во всех выделенных ячейках отобразится то же, что и в активной ячейке.

В заключение отметим, что в Excel можно одновременно вводить дан­ные в одноименные ячейки нескольких сгруппированных (см. Главу 1, п. 1.2) рабочих листов. Это удобно, если необходимо, например, создать на разных листах одинаковые по структуре таблицы, а потом разгруппировать листы и заполнить каждую таблицу своими данными. Пока рабочие листы сгруппированы, можно не только вводить данные во все эти листы; но также одновременно форматировать ячейки сгруппированных листов; перемещать, копировать и удалять любые объекты на этих листах; изменять параметры страниц и т.д. Если выделить какой-то диапазон в активном рабочем листе, аналогичное выделение появится во всех остальных листах группы. В этом легко убедиться, щелкая на ярлычках сгруппированных листов.

Ввод числовых данных. Числовые данные – это целые числа; простые и десятичные дроби; числа в процентном, денежном и экспоненциальном форматах; а также даты и время.

Характерной особенностью числовых данных является то, что все они могут использоваться в вычислениях. Например, если к дате прибавить какое-то число, то получим более позднюю дату, отстоящую от исходной на заданное количество суток. Разность двух значений времени дает интервал между ними. И т.д. Рассмотрим особенности ввода числовых данных.

 Целые числа вводятся без всяких особенностей. По умолчанию они, как и все другие числовые данные, выравниваются по правому краю ячейки.

Если число состоит из 11 или меньшего количества цифр, оно отображается в ячейке обычным образом. Начиная с 12 цифр, число автоматически представляется в экспоненциальной форме. Например, число 123456789012 отобразится в виде 1.23457Е+11. Здесь семерка появилась в результате округления, а Е+11 означает: 10 в 11-й степени. Округление чисел при их отображении не снижает точности вычислений, поскольку в вычислениях используют­ся не округленные числа, а те, которые были введены (максимальная точность – 15 разрядов).

Нужно иметь в виду, что вид округленного числа в экспоненциальной форме зависит от ширины ячейки. Если постепенно уменьшать ширину ячейки с упомянутым выше числом 1.23457E+11, то оно будет изменять свой вид следующим образом: 1.2346E+11, 1.235E+11, 1.23E+11, 1.2E+11, 1E+11, #####. Заполнение ячейки символами # означает, что ширина этой ячейки недостаточна для отображения числа. Чтобы увидеть такое число, нужно увеличить ширину соответствующего столбца.

 При вводе десятичных дробей в качестве разделителя целой и дробной частей может использоваться точка или запятая. Для выбора нужного разделителя следует с помощью команды СервисПараметры открыть окно Параметры, перейти на вкладку Международные и выполнить там необходимую настройку (см. Приложение 2, рис. П2.9). Максимальная длина отображаемого числа с дробной частью – десять чисел и разделитель (точка или запятая).

 Ввод простых дробей требует соблюдения определенных правил:

 если дробь имеет целую и дробную части (например, 5 ½), то она вводится обы­ч­ным образом;

 если целой части нет, перед дробью нужно ставить ноль и пробел (например, 0 1/2); иначе дробь будет воспринята, как дата или текст (смотря, какие числа использованы в качестве числителя и знаменателя дроби). В ячейке простая дробь отображается без нуля, а в строке формул – в виде эквивалентной ей десятичной дроби.

 Ввод процентов не имеет никаких особенностей. Символ % после числа означает, что при использовании этого числа в вычислениях оно будет разделено на 100.

 Даты обычно вводятся в формате ДД.ММ.ГГ (например, 17.01.03), то есть в качестве разделителя компонентов даты (дня, месяца и года) используется точка. При такой настройке для разделения компонентов даты можно использовать также символы "/" и "-" (в момент завершения ввода они автоматически превратятся в точки).

Но может случиться, что при вводе даты с разделителем "точка" она будет воспринята как текст. Это значит, что в настройках Windows в качестве разделителя компонентов даты задан символ "/" или "-". Если вас не устраивает такая настройка, ее можно изменить. Для этого нужно в меню кнопки Пуск выбрать системную папку Панель управления, а в ней – утилиту Язык и региональные стандарты. В открывшемся диалоговом окне щелкнуть на кнопке Настройка, перейти на вкладку Дата и выбрать там в списке нужный разделитель.

 Время обычно вводятся в формате чч:мм:сс (например, 11:35:40), то есть в качестве разделителя компонентов времени (часов, минут и секунд) используется двоеточие. Если возникнет необходимость сменить этот разделитель, нужно описанным выше способом открыть диалоговое окно утилиты Язык и региональные стандарты, щелкнуть на кнопке Настройка, затем перейти на вкладку Время и задать там нужный разделитель.

Редактирование данных. Чаще всего необходимость редактирования содержимого ячеек возникает, если там есть ошибки. Когда ошибок много, проще всего ввести все заново поверх того, что имеется в ячейке. Содержимое ячейки при этом будет заменено. Но, если ошибки незначительны, их можно исправить. Для этого нужно перейти в режим редактирования (в строке состояния при этом отобразится название режима: Правка).

Если редактирование в ячейке разрешено², можно использовать любой из трех способов перехода в режим Правка:

 Двойной щелчок на ячейке с ошибочными данными. В результате в том месте, где выполнялся двойной щелчок, появится текстовый курсор. Содержимое ячейки при этом отобразится полностью, независимо от того, пуста соседняя ячейка или нет.

 Нажатие клавиши F2, когда активна ячейка с ошибочными данными. В этом случае содержимое ячейки отобразится полностью, а текстовый курсор появится в конце строки.

 Щелчок в строке формул, когда там отображается содержимое ячейки с ошибочными данными. Текстовый курсор при этом появится в месте щелчка.

По умолчанию редактирование данных выполняется в режиме Вставка, то есть вводимые символы отодвигают существующие вправо. Ненужные символы в этом режиме удаляются клавишами Delete и Backspace. Для перехода в режим Замена, когда вводимые символы заменяют существующие, нужно нажать клавишу Insert (повторное нажатие этой клавиши возвращает режим Вставка).

Когда редактирование данных будет закончено, для перехода из режима Правка в режим Готово нужно нажать клавишу Enter, щелкнуть в строке формул на кнопке Ввод , или щелк­нуть в любом месте таблицы вне редактируемой ячейки.

Использование примечаний. Примечанием называется комментарий, относящийся к какой-либо ячейке. Он хранится независимо от содержимого ячейки и не удаляется при ее очистке. Обычно в виде примечаний оформляют различные пояснения, советы и указания тем, кто будет работать с электронной таблицей.

Для создания примечания к ячейке нужно выбрать команду ВставкаПримечание, или щелчком правой кнопки открыть контекстное меню ячейки и выбрать в нем команду Добавить примечание. В любом случае в правом верхнем углу ячейки появится красный треугольник индикатора, а рядом с ячейкой – выноска с фамилией пользователя, заимствованной из настроек Excel (см. Приложение 2, рис. П2.4).

При желании фамилию из примечания можно удалить. В поле выноски находится текстовый кур­сор, что позволяет сразу же начать ввод приме­чания. Заканчивается создание примечания щелч­ком в любом месте таблицы вне примечания. В качестве примера на рисунке показана ячейка с примечанием "В эту ячейку нужно ввести Ваше имя".

В о время создания примечания можно форматировать шрифт; изменять размер выноски, буксируя ее размерные маркеры; и перемещать выноску, захватив мышью одну из ее границ. При этом становится доступной палитра красок, открывающаяся щелчком на кнопке Цвет заливки панели Форматирование. В этой палитре можно выбрать цвет фона примечания.

Отображение примечаний в таблице зависит от параметров настройки Excel, заданных в окне Параметры на вкладке Вид (см. Приложение 2, рис. П2.1). Там имеются три варианта:

 отображать индикаторы примечаний и тексты примечаний;

 отображать только индикаторы примечаний (тексты примечаний не видны);

 не отображать ни индикаторы, ни тексты примечаний (все примечания скрыты).

Стандартной является настройка, когда видны только индикаторы примечаний. В этом случае для ознакомления с каким-либо примечанием нужно совместить белый крест указателя мыши с соответствующей ячейкой. При этом появится выноска с текстом примечания.

Для отображения всех примечаний проще всего выбрать команду ВидПримечания. Повторный выбор этой команды возвращает прежний режим, когда видны лишь индикаторы.

Для изменения примечания к активной ячейке можно использовать команду Изменить примечание из меню Вставка или из контекстного меню этой ячейки. При выборе любой из этих команд откроется выноска примечания, где можно выполнить редактирование текста.

Удалять примечания можно по одному или группой (в последнем случае нужно вы­де­лить ячейки с примечаниями). Для удаления используется команда ПравкаОчис­титьПри­мечания; или команда Удалить примечание, имеющаяся в контекстном меню каждой ячейки с примечанием. Удаление примечания никак не сказывается на содержимом ячейки.