3.Комунікаційний процес

Забезпечення злагодженої роботи підрозділів організації, окремих виконавців, груп працівників, а також необхідних контактів із зовнішнім середовищем вимагає своєчасного передавання інформації різних видів, певної якості необхідної достовірності тощо.

Комунікаційний процес — процес обміну інформацією з метою розв'язання конкретної проблеми.

Невід'ємними елементами процесу комунікацій є: відправник (джерело) — особа, група осіб (підрозділ), організація, яка генерує ідеї, збирає та передає інформацію; повідомлення — інформаційна ідея, закодована з допомогою символів; канал — засіб передавання інформації; отримувач (споживач) — особа, група осіб (підрозділ), організація, для яких призначена інформація.

Комунікаційний процес охоплює такі етапи:

1. Формування або вибір ідеї (зародження ідеї).

2. Кодування (перетворення ідеї на повідомлення з допомогою слів, жестів, інтонації).

3. Вибір каналу (вибір способу передавання з допомогою телефонного, електронного зв'язку, відео стрічок тощо).

4. Передавання ідеї (повідомлення).

5. Декодування (трансформація символів відправника в думки отримувача).

6. Оцінювання та уточнення повідомлення.

7. Здійснення зворотного зв'язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).

У комунікаційних процесах постійно виникають шуми, які деформують зміст повідомлення, спричиняють відхилення, помилки тощо. Тому обов'язково слід враховувати можливі неточності під час передавання інформації, пам'ятаючи водночас, що часто комунікаційний процес триває лише кілька секунд. З метою забезпечення високої якості комунікаційних процесів слід орієнтуватись на два види комунікацій: між особові та організаційні.

Міжособистісні комунікації. Традиційно виникають між конкретними особами (працівниками).

У процесі між особистісних комунікацій можливі такі перепони: неповне сприйняття працівником інформації; неприйняття інформації; семантичні бар'єри (труднощі, зумовлені нерозумінням значення слів і словесних знаків); невербальні перепони, виникають у процесі використання несловесних (невербальних) знаків: погляд, вираз обличчя, посмішка та ін.; слабкий зворотний зв'язок.

Усунути їх можна шляхом вдосконалення спілкування. Для цього необхідно: пояснювати та обґрунтовувати свої ідеї до початку їх передавання; бути сприйнятливим до можливих семантичних проблем; стежити за власними жестами, позами, інтонаціями; бути уважним до почуттів інших працівників; враховувати соціально-психологічний клімат у колективі; встановлювати якісний зворотний зв'язок; допускати можливість дублювання ідеї, повідомлення, пояснення.

Організаційні комунікації. Виникають між підрозділами, рівнями, ланками організації та між організаціями, їх особливості залежать від характеру діяльності організації, її ролі й місця в галузі, структури управління тощо.

На якість організаційних комунікацій можуть впливати: деформація повідомлень на різних етапах процесу комунікацій; інформаційні перевантаження в системі комунікацій; незадовільна структура управління організації; громіздка структура комунікаційного процесу. Удосконаленню комунікацій і ліквідації перепон в організаціях сприяють:

• раціоналізація структури комунікаційного процесу;

• удосконалення документообігу;

• ефективне застосування графічних засобів;

• вдосконалення функцій менеджменту;

• поліпшення зворотного зв'язку;

• запровадження системи вивчення пропозицій працівників (наприклад, з допомогою встановлення скриньок пропозицій);

• використання інформаційних бюлетенів;

• застосування сучасних інформаційних технологій: персональних комп'ютерів, електронної пошти, відеотехніки, радіо, телебачення тощо.

Отже, під час здійснення різних видів комунікацій особливої ваги набуває культура спілкування — дотримування правил поведінки, етикету, передбачених міжнародним протоколом.