13. Інформація та комунікації у менеджменті

1.Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення

Сутність комунікацій становлять взаємозв'язки між працівниками, підрозділами, організаціями тощо. Вони супроводжують усі процеси, що відбуваються в організації.

Комунікації — обмін інформацією, її змістом між двома і більш особами (працівниками)

Види комунікацій. Існує два види комунікацій.

1. Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією підприємства зі споживачами відбувається через рекламу, з державою — через звіти, з політичною системою — шляхом створення лобі в парламенті. Під дією зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відео стрічки, звіти та ін.

2. Між рівнями, підрозділами та працівниками організації.

Комунікації можуть здійснюватись:

— від вищих рівнів управління до нижчих, тобто «зверху до низу». Наприклад, начальник інформує підлеглих про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та ін.;

• між різними підрозділами (відділами, цехами тощо);

• від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію тощо;

• між окремими працівниками;

• між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом).

З урахуванням характеру передавання інформації комунікації поділяють на формальні (офіційні), які створені керівництвом організації, та неформальні, сформовані на засадах між особистісних стосунків в організації.

Інформація. Основою комунікацій є інформація.

Інформація — сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Вона може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами.

2.Класифікація інформації

• За повнотою охоплення явища: повна — всебічно та повною мірою розкриває сутність явища;

• часткова — відображає лише певний аспект явища, не даючи його цілісної характеристики;

• надлишкова — містить дані, що є зайвими і не потрібними для використання у конкретній ситуації.

За періодом дії:

• разова — використовується лише один раз у специфічній ситуації;

• періодична — застосовується та формується систематично, залежно від потреб;

• довгострокова — використовується протягом тривалого терміну.

За змістом:

• планово-економічна — містить дані про заплановані обсяги виробництва, реалізації, ціни тощо;

• фінансова — відображає рух грошових коштів на підприємстві, залучення інвестицій, структуру витрат;

• облікова — містить дані податкового та управлінського обліку щодо діяльності організації;

• бухгалтерська — охоплює дані, що використовуються при здійсненні бухгалтерського обліку;

• технологічна — розкриває зміст технології здійснення основних та супроводжувальних виробниче-господарських операцій;

• довідкова — містить загальнодоступні дані, використання яких полегшує здійснення всіх видів діяльності;

• адміністративна — відображає дані про права, обов'язки, відповідальність, правила та процедури в організації.

За рівнем достовірності:

• достовірна — об'єктивно і правдиво характеризує певне явище;

• недостовірна — має сумнівне походження, суб'єктивне забарвлення та потребує перевірки.

Документація. Носіями інформації є документи, дискети, диски, графіки, перфострічки, перфокарти, магнітні стрічки, плакати, схеми тощо.

Документація — письмове надання інформації про факти, подія явища об’єктивною дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є.

Документацію класифікують за різними ознаками. За змістом: адміністративна (правила, процедури, інструкціями накази, розпорядження тощо); планово-економічна (техніко-економічний план, «план збуту, інвестиційний проект та ін.); комерційна (договори щодо постачання та збуту, замовлення, оферти, рахунки-фактури тощо); фінансова (бюджет, фінансовий план, платіжні відомості та ін.); зовнішньоекономічна (зовнішньоекономічні договори, вантажно-митна декларація, інвойс тощо); бухгалтерська (журнали-ордери, касова книга та ін.); обліку кадрів (трудові книжки, штатні розписи, посадові інструкції тощо); технологічна (технологічні карти, конструкторські схеми, інструкції з експлуатації техніки та ін.).

За складністю: проста — відображає один процес; складна — відображає кілька процесів. За призначенням: індивідуальна — призначена для конкретних посадових осіб; типова— призначена для широкого кола користувачів.

За місцем у менеджменті: службово-інформаційна (службові листи, акти тощо); розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, інструкції, постанови, протоколи, циркуляри та ін.); спеціальна (фінансова, бухгалтерська, технологічна, планова, звітна та ін.).

Діловодство — процес, пов'язаний з/ складанням документів, їх обробленням, проходженням, зберіганням тощо.

До основних функцій діловодства належать: попередній розгляд і облік документів; довідково-інформаційне обслуговування; контроль за виконанням; удосконалення (раціоналізація) документообігу; експедиційне оброблення і транспортування документів.

За ступенем централізації виділяють такі системи діловодства: централізована — за такої системи вся документація прямує в єдиний центр організації (наприклад, в канцелярію); децентралізована — передбачає надходження документів за призначенням у відділи, підрозділи тощо; змішана — поєднує елементи централізованої та децентралізованої системи.

Роботу з документацією здійснюють в організаціях спеціальні служби. До них належать канцелярія, архів бібліотека, довідкове бюро, юридичний відділ, секретаріат, референтура тощо.

Графіки. Часто управління виробничо-господарською діяльністю вимагає застосування графіків та графічних зображень. Графік — спосіб наочного зображення стану і процесу виробничогосподарської діяльності з допомогою умовних позначень (крапок, ліній, фігур тощо).

Графік поєднує в собі графічний образ (систему накреслень) і легенду (умовні позначення на графіку). Він повинен бути наочним, змістовним, образним, універсальним, зручним у користуванні тощо.

Графічні засоби поділяють на кілька груп.

1. Органіграми — графіки, які характеризують структуру і взаємовідносини явища. До них належать: класифікаційні графіки (класифікація підприємств); оргсхеми (організаційні структури управління підприємств, цехів); оперограми (порядок руху сировини, деталей); хронооперограми (порядок руху в часі) тощо.

2. Топограми — графіки, що відображають явища у просторі. Це: маршрутні схеми руху предметів праці на робочих місцях; планування виробничих дільниць, робочих місць; схеми змащування обладнання; маршрут руху багатоверстатника тощо.

3. Хронограми — графіки, які характеризують зміну явищ у часі. Передусім це такі графіки: циклограми; планово-контрольні графіки; диспетчерські графіки руху транспорту тощо.

4. Діаграми — графіки, що відображають кількісні співвідношення (показників, явищ). До них належать: діаграми порівняння показників; діаграми розподілу показників; хронодіаграми тощо.