Цели изучения учебных вопросов1: Главная цель обучения, в результате прохождения лекционных и рабочих этапов, – это умение осуществлять контроль и коррекцию деятельности подчиненных.

Конечной целью изучения (после прохождения всех этапов обучения) первого вопроса темы и его элементов являются умения:

1. Объяснить, что такое контроль. Уровень усвоения – шестой (в умственной форме: без опор, автоматизировано).

2. Различать виды контроля. Уровень усвоения – пятый.

В результате изучения второго вопроса темы Вы должны уметь:

1. Определить, на чем основан процесс контроля. Уровень усвоения – шестой.

2. Объяснить, специфику этапов процесса контроля. Уровень усвоения – четвертый.

В ходе изучения третьего вопроса темы Вы должны научиться:

1. Различать характеристики контроля. Уровень усвоения – четвертый.

2. Уметь определять эффективность контроля. Уровень усвоения – четвертый.

П Кадр лос №6 режде чем начнём изучение учебных вопросов темы, нам необходимо ответить на следующие вопросы:1

1. Что такое менеджмент?

2. Что означают функции менеджмента?

3. Что лежит в основе функций планирования организации и мотивации?

4. Что такое делегирование полномочий?

Первый вопрос темы

«Сущность контроля» (к. 11-22).

Рассмотрим первый вопрос темы: «Сущность контроля» (к. 11-22).

Он включает следующие пункты (к. 10):

• Определение контроля.

• Виды контроля.

Для того, чтобы понять сущность контроля необходимо дать его определение. Рассмотрим пункт «Определение контроля» (к. 11-13).

Запись на доске: Что такое контроль?

В процессе управления страной, отраслью, регионом, предприятием или организацией возникает множество не предусмотренных процедурой управления ситуаций и неопределённостей. Для устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для достижения планируемых показателей реализуется функция контроля. Возникает потребность в осуществлении контроля.

Контроль – это часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, задачей которой является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации. В ней выделяют два основных направления: контроль за выполнением работ, намеченных планом; меры по коррекции всех значительных отклонений от плана. (к. 12-1)

Такое определение справедливо для текущего контроля.

Вместе с тем, следует иметь в виду, что любой руководитель, независимо от ранга, должен рассматривать контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Функции планирования, организации, мотивации нельзя осуществлять в отрыве от функции контроля. Все они являются неотъемлемой частью общей системы контроля в организации. Отсюда следует необходимость осуществления предварительного, а также заключительного видов контроля.

В самом общем виде контроль можно рассматривать как процесс измерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов (к. 12-2) по отношению к запланированным (к. 12-3).

При этом возможны два варианта:

1. совпадение фактически достигнутых результатов с запланированными;

2. несовпадение фактически достигнутых результатов с запланированными.

В первом случае – всё замечательно, работа соответствует плану.

Во втором случае – требуется принятие решения о необходимости корректировки.

Запись на доске: Контроль — это процесс обнаружения несоответствий. (к. 12).

Иногда контроль называют обратной связью (к. 13-1).

Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют воздействия.

Под обратной связью подразумевают передачу данных о полученных результатах (к. 13-2).

Запись на доске: Обратная связь – это передача данных о полученных результатах. (к. 13-2).

Пример: Простейшим примером обратной связи является отчёт подчинённого руководителю о своей работе. Руководитель выявляет ошибки и просчеты подчиненного и корректирует его действия для исправления негативной ситуации. Система обратной связи позволяет руководителю выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения в работе организации от наиболее эффективного пути ее движения к поставленным целям.

Все системы обратной связи включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах. Эти системы, во-первых, имеют цели (к. 13-3); во-вторых, используют внешние ресурсы (к. 13-4); в-третьих, преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования (к. 13-5); в-четвертых, следят за значительными отклонениями от намеченных целей (к. 13-6); в-пятых, корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей (к. 13-7).

Некоторые организации создали целые системы контроля, задачей которых является посредничество между планами и деятельностью. То есть, система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определёнными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации (к. 13-8).

Функцию контроля выполняет каждый руководитель, она является неотъемлемой частью его должностных обязанностей. Объектом контроля выступает организация. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют новые воздействия. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы. Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме. Субъектами контроля выступают как менеджеры фирмы, так и государственные органы.

Итак, контроль – это часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, задачей которой является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации.

Теперь переходим ко второму пункту учебного вопроса – «Виды контроля» (к. 14-20).

Рассмотрим виды контроля.

Запись на доске: Виды контроля.

В практике управления используются различные виды контроля. Их можно разбить на четыре группы (к. 15):

Запись на доске:

• по времени осуществления;

• по степени охвата;

• по срокам проведения;

• по форме осуществления.

Рассмотрим первую группу – по времени осуществления (к. 15). В неё входят:

Запись на доске:

• предварительный;

• текущий;

• заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до начала фактических работ по всем видам ресурсов. Основным средством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения (к. 15).

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего объектом контроля является деятельность подчинённых. Его цель - исключить отклонения от намеченных планов и инструкций (к. 16).

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Он, во-первых, дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем, во-вторых, способствует совершенствованию мотивации эффективности деятельности (к. 17).

Переходим ко второй группе (к. 18).

По степени охвата наблюдаемых явлений и процессов контроль делится на:

Запись на доске:

• общий (сплошной);

• выборочный.

Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.

Выборочный контроль получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии.

Переходим к рассмотрению третьей группы – по установлению рациональных сроков проведения (к. 19).

В этой группе различают следующие виды контроля:

Запись на доске:

• систематический;

• периодический;

• разовый.

Систематический контроль организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.

В обычной, повседневной производственно-хозяйственной деятельности используются преимущественно периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.

Особое место в управлении принадлежит разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной деятельности.