Agafonova_Buhuchet_v_torgovle / agafonova

"Сумма оборота по статьям". Этот итог должен равняться сум ме дебетовых и сумме кредитовых оборотов по всем счетам. Одновременно в книге выводят сальдо по счетам, которые используют для составления бухгалтерского баланса. Итог дебетовых сальдо должен равняться итогу кредитовых сальдо по всем счетам. Аналитический учет ведут в книгах или карточках. По счетам аналитического учета составляют оборотные ведомости, итоги которых сверяют с данными соответствующих счетов синтетического учета в книге "Журнал -Главная".

Данная форма учета применяется в организациях с небольшим количеством хозяйственных операций.

При журнально-ордерной форме для учета хозяйственных операций применяются журналы - ордера, запись в которых ведется по кредитовому признаку. Обычно в одном регистре совмещаются хронологическая запись, синтетический и аналитический учет. Книги (карточки) аналитического учета ведутся как исключение по некоторым объектам, основным средствам, расчетам по оплате труда, материалам.

При журнально-ордерной системе применяются также вспомогательные (н акопительные) ведомости, разработочные таблицы и главная книга.

Вспомогательная ведомость - это учетный регистр. Он предназначен для систематизации (накапливания) данных, содержащихся в первичных документах. Эти данные общими итогами записываются по счетам учета.

Например, журнал-ордер по учету кассовых операций имеет следующий вид:

Вспомогательные ведомости часто являются одновременно и регистрами аналитического учета. Вспомогательными являются, например:

-ведомость N 1 по дебету счета 50 "Касса";

-ведомость N 2 по дебету счета 51 "Расчетный счет";

-ведомость N 10 движения материальных ценностей в денежном выражении;

-ведомость N 18 затрат по капитальным вложениям и др.

Главная книга - это учетный регистр, предназначенный для синтетического учета. Она предназначена для ведения учета в течение года. В ней открываются все счета синтетического учета, применяемые организацией. На счетах записывается сальдо на 1 января и ежемесячно производится запись итоговых данных журналов -ордеров, выводятся обороты за месяц и сальдо на конец отчетного месяца. В главной книге по каждому счету кредитовый оборот отраж ается одной суммой, а дебетовый - в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов по всем счетам должны быть равны. На основании данных главной книги составляется бухгалтерский баланс. В главной книге для каждого синтетическ ого счета предназначен отдельный лист (на развороте). Так выглядит лист главной книги:

Главная книга Счет 50 "Касса"

При журнально-ордерной форме учета на всех первичных документах следует указывать номера регистров, в которые они записаны, и номера записе й (строк). Документы группируются по отношению к журналам-ордерам и накопительным ведомостям. На каждую группу документов имеется отдельная папка на месяц. Журналы -ордера и ведомости хранятся отдельно от первичных документов.

Автоматизированная система учета предполагает использование компьютерной программы для ведения бухгалтерского учета. Организация может сама разработать или приобрести лицензионную программу. Выбор программы зависит от величины организации, объема хозяйственных операций, потребностей в раздельном учете и т.д. При автоматизированной форме учета, так же как и при ручных формах, работа бухгалтера заключается в обработке первичных оправдательных документов и бухгалтерских справок. Каждый документ, соответствующий хозяйственной операции, записывается машинным способом с помощью бухгалтерских проводок. Многие первичные документы формируются непосредственно в программе, и на их основе

создаются бухгалтерские записи. Выходными формами являются традиционные учетные регистры. На основании этих реги стров программным способом формируется бухгалтерская и налоговая отчетность.

2.5.Документирование хозяйственных операций в торговле

2.5.1.Документ, документооборот, классификация бухгалтерских документов

Слово "документ" происходит от латинского docum entum - доказательство. Под термином "документ" следует понимать письменное доказательство, свидетельство. Записи в счетах бухгалтерского учета основываются на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или де йствительного совершения хозяйственной операции.

Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, докуме нтация - это одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов.

Существует понятие классификации бухгалтерских документов. Это группировка документов по определенным признакам с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки.

Ниже приведена группировка документов по перечисленным призн акам:

Дадим определения перечисленным видам документов.

Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Такими документами являются приказы, распоряжения и т.п. Например, приказ на перетаривание, подработку или подсортировку товара, приказ на назначение и выплату премий, на направление работника в командировку. Распорядительные документ ы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для отражения их в учете. К бухгалтерскому учету принимаются лишь оправдательные документы. Но если оправдательный документ составлен по операции, которая совершилас ь на основании распорядительного документа, то хозяйственная операция отражается при наличии двух документов (распорядительного и оправдательного).

Например, работник по возвращении из командировки сдал в бухгалтерию организации оправдательные документы вместе с авансовым отчетом (командировочное удостоверение, авиабилеты, счет на проживание в гостинице и т.п.). Однако бухгалтер примет к учету эти документы только при наличии приказа руководителя организации о направлении работника в командировку. На основании перечисленных документов бухгалтер отразит командировочные расходы в составе расходов на продажу (по дебету балансового счета 44) и уменьшит задолженность работника по полученным под отчет авансам (по кредиту балансового счета 71).

Другой пример. Руководитель торговой организации издает приказ о проведении контрольной проверки яиц. На основании этого приказа производится проверка и составляется акт унифицированной формы N ТОРГ -22 (пример заполнения формы приведен в приложении на с. 429). В результате проверки был обнаружен бой яиц, а также технические отходы. На основании акта бухгалтер делает проводку о списании забракованной продукции с материальной ответственности кладовщика (по кредиту балансового счета 41), но только при наличии приказа руководителя на проведение контрольной проверки.

------------------------------------------------------------------

ул. Полянская, д. 18, т. 45 -45-81

------------------------------------------------------------------

Он же

Поставщик ------------------------------------------- -------------

наименование, адрес, номер телефона

-

Ветеринарное свидетельство N ---- "__" ___________ ____ г.

со станции (пристани, порта) -------------------------------------

наименование

Партия N ______________

Оборотная сторона формы N ТОРГ -22

┌──────────────────────────────┬─────┬───────────────────────┬─────┐

├──────────────┼─────┼─────────┼─────┼───┼───┼──┼───┼───┼────┼─────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7│ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ ├──────────────┼─────┼─────────┼─────┼───┼───┼──┼───┼───┼────┼─────┤ │Яйцо куриное │21834│ I │ 100 │ 93│ - │ │ 7 │ - │ - │ 8 │ ├──────────────┼─────┼─────────┼─────┼───┼───┼──┼───┼───┼────┼─────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼─────┼─────────┼─────┼───┼───┼──┼───┼───┼────┼─────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼─────┼─────────┼─────┼───┼───┼──┼───┼───┼────┼─────┤

└──────────────┴─────┴─────────┼─────┼───┼───┼──┼───┼───┼────┼─────┤ Итого │ 100 │ 93│ - │ │ 7 │ - │ - │ 8 │ └─────┴───┴───┴──┴───┴───┴────┴─────┘

По стандартам Общее состояние: товара ------------------------------------------

-

упаковочного материала ------------------------------------------

По правилам

тары ---------------------------------------- --

Коробка яичная

Все члены комиссии предупреждены об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности.

Оправдательные документы - это документы, удостоверяющие факт совершения хозяйственных операций. Оправдательные документы являются основанием для отражения хозяйственных операций в счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся накладные, приемо-сдаточные акты и пр.

Комбинированные документы - это бухгалтерские документы, сочетающие в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные кассовые и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руководитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы либо главный бухгал тер разрешил внести денежные средства в кассу) и оправдательными (денежные средства получены из кассы либо внесены в кассу). Авансовый отчет по командировке является распорядительным документом (руководитель утверждает авансовый отчет, то есть разрешает во зместить расходы подотчетного лица) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать одну обобщенную проводку, так как расходы по командировке отражаются по одной статье расходов).

Документы учетного оформления соста вляются для подготовки и упрощения учетных записей. Это распределительные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки, мемориальные ордера и т.д. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений, инструктивных указаний и пр.

Первичные документы - это документы, которые составляются в момент совершения хозяйственных операций и являются первым свидетельством их совершения. Составление первичного документа является началом учетной регистрации хозяйственных операций. Первичными документами являются приходные и расходные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и пр. Первичные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При составлении документа на бумажном носителе записи в нем можно производить чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой или на пишущей машине. Запрещается использовать простой карандаш, так как документы хранятся в архиве определенное время и записи в них должны хорошо читаться. Все строки первичного документа, которые могут быть заполнены, не должны оставаться свободными. Свободные же строки прочеркиваются.

Сводные документы - это документы, составляемые на основании первичных документов. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Применение сводных документов позволяет

уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов и др.

Разовые документы - это документы, отражающие одну или несколько хозяйственных операций и составляемые единовременно в один прием. Эти документы оформляются сразу после совершения хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию. Разовые документы - накладные, требования, приемо -сдаточные акты, приходные и расходные кассовые ордера.

Накопительные документы - это бухгалтерские документы, которые составляются постепенно, в течение определенного периода времени. В этих документах отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции. Применение накопительных документов сокращает количество документов и учетных записей, так как один накопительный документ заменяет несколько разовых.

Внутренние документы - документы, составленные в данной организации.

Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и

пр.).

Полноценным является такой документ, который составлен по установленной фо рме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным, он не должен приниматься к учету.

Документы составляются в хозяйственных подразделениях организации (в управлениях, отделах, на складах и т.д.). После завершения хозяйственной операции надлежащим образом оформленные и подписанные документы передаются в бухгалтерию. В бухгалтерии также устанавливается определенный порядо к обработки документов. Здесь документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах.

По окончании отчетного периода (месяца, квартала, года) документы переплетаются в папки и хранятся в архиве организации. Архив организации - это совокупность документов, относящихся к деятельности этой организации. Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом. В приказе по учетной политике организации обязательно должен быть график (план) документооборота. Схематично этот график можно представить в таком виде:

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Утверждает график документообо рота руководитель организации.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в Приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином

СССР 29 июля 1983 г. N 105.

Каждому исполнителю вручают выпи ску из графика. В выписке перечисляют документы, которые оформляет исполнитель, сроки составления и представления документов в другие подразделения организации. Работники организации создают и представляют документы в соответствии с полученным графиком.

Например, выписка из графика для продавца мелкорозничной торговой точки может выглядеть так:

2.5.2. Требования к оформлению документов

Законодательство по бухгалтерскому учету содержит требование оформлять все хозяйственные операции первичными документами, составленными по унифицированным формам. Эти формы утверждает Госкомстат России и публикует в виде альбомов унифицированных форм. В настоящее время унифицированные формы разработаны не для всех хозяйственных операций. Например, нет унифицированных форм для учета наличия и движения бланков строгой отчетности. Организация может разработать формы самостоятельно или использовать ведомственные. При этом должны быть соблюдены следующие условия:

1)форма должна быть утверждена приказом руководителя организации в составе учетной политики;

2)форма должна содержать следующие обязательные реквизиты:

-наименование документа;

-код формы документа;

-дату составления документа;

-наименование организации, от имени которой составлен документ;

-содержание хозяйственной операции;

-измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

-наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

-личные подписи указанных лиц;

-расшифровки подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйств енной операции.

Следует также отметить, что унифицированные формы бланков, содержащиеся в альбомах, носят рекомендательный характер. Организация может ввести в эти формы дополнительные реквизиты и показатели. Также допускается изменение внешнего вида формы (расширение и сужение строк, граф, включение дополнительных строк и вкладных листов и т.п.). Вносимые изменения должны быть оформлены приказом или распоряжением руководителя организации. Обратите внимание: удаление отдельных реквизитов и показателей из ун ифицированных форм не допускается.

Каждая организация должна определить круг лиц, которые могут подписывать первичные документы. Перечень этих лиц утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Этот перечень может иметь такой ви д.

Согласовано:

Главный бухгалтер организации _________ _____________________

(подпись) (расшифровк а подписи)

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и качественное оформление этих документов, а также за достоверность содержащихся в них данных.

Если документ подписывает лицо, у которого нет полномочий на это, то такой документ считается составленным от имени этого лица, а не от имени организации. Такое лицо будет полностью нести ответственность за последствия по совершенной операции, оформленной этим документом. Однако руководитель организации может од обрить совершенную сделку.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механизации, компьютерным способом, другими средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.