Agafonova_Buhuchet_v_torgovle / agafonova

Аналитический учет неразрывно связан с синтетическим и ведется с целью детализации этого учета. Сам по себе аналитический счет существовать не может, он жестко привязан к синтетическому счету.

Пример. Возьмем балансовый счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Для торговой организации структуру этого счета м ожно сформировать таким образом:

┌──────────┬───────────┬───────────────┬─────────────────────────┐

├──────────┼───────────┼───────────────┼────────────┼────────────┤

││ │по коммерческим│

│├───────────┼───────────────┘

││2. Расчеты │

││в валюте │ └──────────┴───────────┘

Теперь, используя балансовый счет 60 с такой структурой, сделаем бухгалтерскую запись следующих хозяйственных операций:

а) торговая организация получила товар от ООО "Промторг" по договору N 68 на сумму 100 000 руб. В день поступления товара бухгалтер сделает проводку:

Дебет 41 Кредит 60-1-1-01-3 - 100 000 руб.;

б) торговая организация выдала собственный вексель в обеспечение расчета за полученный товар. В день выписки векселя бухгалтер сделает проводку:

Дебет 60-1-1-01-3 Кредит 60-1-3-01-3 - 100 000 руб.

Как видим, два счета 60 отличаются только вторыми субсчетами (задолженность за товар, отраженная первоначально на субсчете 1, перенесена на субсчет 3 как задолженность, обеспеченная выданным векселем).

Записи в аналитическом учете производятся только на основании первичных документов. В рассмотренном нами примере бухгалтер сделал первую запись на основании товарной накладной поставщика, которая поступила в бухгалтерию вместе с товарным отчетом материально - ответственного лица. А вторая запись сделана на основании акта приема -передачи векселя.

2.4.Учетные регистры. Оборотные ведомости. Синтетический и аналитический учет

Записать операцию в счетах бухгалтерского учета значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах (ведомостях), которые являются учетными регистрами. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах называется учетной регистрацией.

Регистрами синтетического учета являются главная книга, книга "Журнал -Главная", журналы-ордера.

Регистрами аналитического учета являются книги, карточки, ведомости.

Карточки делают из плотной бумаги или тонкого картона и хранят в специальных ящиках (картотеках). Они открываются на год. Открытые карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью (например, карточки по учету основных средств, материалов, товаров на складе). Для разных уровней аналитического учета открывают разные карточки. Так, для учета расчетов с поставщиком на него заводится отдельная карточка , к которой прилагаются карточки по учету расчетов по каждому договору или счету этого поставщика. При компьютерном способе обработки информации нет необходимости заводить ручную картотеку расчетов с поставщиками.

Ведомости изготавливаются из менее плотной бумаги, они имеют, как правило, большой формат. Их хранят в специальных папках -регистраторах. Ведомости заводятся на месяц или квартал.

Учетные регистры можно заполнять вручную или компьютерным способом.

После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе надо сделать пометку о произведенной записи (проставляют номер этой записи). По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги.

Итоговые записи синтетических и аналитических регистров надо обязательно сверить путем составления оборотных ведомостей.

Оборотные ведомости - это способ обобщения данных учетной регистрации в счетах бухгалтерского учета. Оборотные ведомости составляются в конце месяца на основании следующих данных:

-сальдо (остаток) на начало месяца;

-обороты за месяц;

-сальдо на конец месяца.

Оборотные ведомости могут составляться по счетам синтетического и аналитического учета.

Пример. Бухгалтер рассчитал заработную плату работников организации и оформил расчетную ведомость. Расчет зараб отной платы бухгалтер производит на основании табеля учета рабочего времени и документов, в которых установлена заработная плата работников и дополнительные выплаты (трудовые договоры, приказы, штатное расписание).

Расчетная ведомость - это учетный регистр. За май она выглядит следующим образом (в скобках указаны номера балансовых счетов):

Торговая организация ведет карточки по каждому договору (счету), поступившему от ООО "Промторг". Вот как выглядит карточка по договору N 68 за I квартал 2003 г.:

По данным аналитической карточки составим оборотную аналитическую ведомость по счету 60-1-1-01-3 за март 2003 г.:

4 февраля 2003 г. (до заключения договора N 68) торговая организация получила от ООО "Промторг" товар по счету N 1835 на сумму 200 000 руб. Этот товар был частично оплачен 18 февраля в размере 150 000 руб., а на 50 000 руб. торговая организация выдала собственный вексель. Заполним аналитическую карточку по счету 60-1-1-01-2 за февраль:

Оборотную аналитическую ведомость можно составить по любому уровню аналитического учета.

К примеру, мы хотим знать состояние расчетов торговой организации с поставщиком ООО "Промторг" на конец февраля по всем действующим договорам. Тогда нам нужна оборотная ведомость по счету 60-1-1-01:

Мы составили аналитическую ведомость в развернутом виде. Если же нам нужна обобщенная информация, то та же ведомость будет иметь такой

вид:

И наконец, опишем хозяйственные операции за февраль бухгалтерскими проводками:

Если бухгалтерский учет ведется компьютерным способом, то бухгалтер вводит проводки именно в такой структуре. При ручном способе ведения бухгалтерского учета бухгалтер делает разноску в журналах (ведомостях) по синтетическим счетам и субсчетам, а аналитические записи делает в карточках.

Приведенные примеры показывают, что при организации учетного процесса важно обеспечить соблюдение одного из требований бухгалтерского учета - непротиворечивости. Это означает, что на любую отчетную или текущую дату должно быть обеспечено тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

Теперь, когда мы на примере увидели, что такое аналитический учет, можно сделать вывод, что такой учет необходим для получения информации, сгруппированной тем или иным образом. Имея данные аналитического учета, бухгалтер может получить обобщенные сведения по группам объектов учета. Например, по группам поставщиков, покупателей, видам договоров, группам товаров и другого имущества. Эти данные необходимы для организации раздельного учета и составления внутренней отчетности.

Определить виды аналитического учета следует в самом начале деятельности организации исходя из разнообразия объектов учета. Главному бухгалтеру при организации учетного процесса надо решить, к каким синтетическим счетам открывать субсчета, сколько уровней аналитики нужно для ведения бухгалтерского учета, какие аналитические отчеты требуются для получения информации, необходимой для оперативного управления организацией.

Выбирая принципы построения аналитического учета, бухгалтер торговой организации должен учесть следующие факторы:

-потребности управленческого учета и анализа (управление дебиторской и кредиторской задолженностью, определение эффективности торгового процесса, ценовой политики, рентабельности по группам товаров, анализ объемов продаж, планирование и нормирование расходов на продажу, определение путей их минимизации, стимулирование персонала и т.п.);

-требования к бухгалтерской отчетности, которая должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении;

-требования налогового учета. Для разных объектов учета существуют различные режимы налогообложения, поэтому правильное определение налоговой базы для исчисления налогов требует ведения раздельного учета на аналитическом уровне;

-необходимость составления и представления статистической отчетности.

Перечень субсчетов первого уровня, открываемых к синтетическим счетам, и порядок организации аналитического учета по каждому синтетическому счету содержатся в Инструкции к Плану счетов бухгалтерского учета. Они носят рекомендательный характер, и окончательное решение остается за главным бухгалтером. Однако, чтобы "не изобретать велосипед", следует придерживаться указанных рекомендаций. Следуя требованию рациональности бухгалтерского учета, бухгалтер при определении принципов и глубины построения аналитического учета должен исходить из условий хозяйственной деятельности и величины организации.

Мы уже показали, как организовать учет на счете расчетов с поставщиками товара (балансовый счет 60). Теперь рассмотрим виды аналитического учета для торговой организации по некоторым "торговым" счетам.

Товары

Для учета товаров предназначен один балансовый счет 41 "Товары" и два забалансовых счета 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение" и 004 "Товары, принятые на комиссию". В данном случае разделение в учете осуществляется по признаку пра ва собственности на товар. На балансовом счете 41 учитываются товары, право собственности на которые перешло к торговой организации. На забалансовых счетах учитываются товары на хранении (002) и принятые на комиссию (004). Таким образом, в бухгалтерском учете делится товар, принадлежащий самой торговой организации, и товар, принадлежащий другим собственникам.

Далее необходимо разделить товар по признаку его предназначения для оптовой или розничной продажи. Для этого к балансовому счету 41 открываются субсчета:

1 - товары на складах;

2 - товары в розничной торговле;

3 - тара под товаром и порожняя;

4 - товары в пути;

5 - неотфактурованные поставки.

Следующий уровень учета - по местам хранения и материально-ответственным лицам. Такой учет необходим для управленческих целей и проведения инвентаризации. Учет по материально-ответственным лицам ведется на аналитическом уровне.

Учет по местам хранения осуществляется в тех организациях, которые имеют два и более складов или различные точки розничной торговли. Этот учет можно организовать как на субсчетах второго уровня, так и на аналитическом счете. Например, организация имеет магазины "Василек" и "Тюльпан". Учет товаров в разных торговых точках ведется на субсчетах:

41-2-1 - товары в магазине "Василек"; 41-2-2 - товары в магазине "Тюльпан".

Если учет организован на аналитическом уровне, то каждому складу (точке) присваивается свой шифр.

Пример. Торговая организация имеет оптовую базу с тремя складами (овощехранилище, холодильник и бакалейный склад). При этом холодиль ник разделен на две камеры. Товар в этих камерах находится на материальной ответственности двух кладовщиков. Балансовый счет 41 в торговой организации имеет такую структуру:

Еще один уровень учета - по ставкам налога на добавленную стоимость - призван обеспечить правильное определение налоговой базы для исчисления НДС. Если организация имеет два и более мест хранения товаров, то указанный учет лучше организовать на аналитическом уровне.

В организации с одним складом или торговой точкой к субсчетам первого уровня можно открыть субсчета второго уровня. Например: 41-1-1 - товар на складе с НДС 10 процентов; 41-1-2 - товар на складе с НДС 20 процентов; 41-1-3 - товар на складе с НДС 20/120 процентов; 41-1-4 - товар на складе с НДС 10/110 процентов.

Складской учет товаров предполагает учет товаров по группам, наименованиям, сортам, кипам, партиям. Принадлежность товара к определенной группе и наименованию определяется номенклатурным номером, который присваивается каждой товарной единице. Этот учет ведется материальноответственным лицом на карточках складского учета. Они же являются и карточками аналитического учета.

Номенклатурный справочник кодов товаров организация разрабатывает самостоятельно. При этом для отнесения товара к товарной группе следует воспользоваться Общероссийским классификатором продукции (ОКП), так как некоторые формы статистической отчетности торговых организаций построены на основе кодов ОКП.

При ручном способе ведения бухгалтерского учета кладовщик в конце месяца выводит обороты и остатки по карточкам складского учета и передает сведения бухгалтеру, который сверяет их с оборотами и остатками по балансовому счету.

Пример. Торговая организация ООО "Ресурс" имеет один склад. На складе на начало апреля имелся один вид товара - рожки. В апреле поступил новый товар - вермишель. Картотека складского учета за апрель выглядит таким образом:

Для сверки с бухгалтером материально-ответственное лицо выводит по карточкам обороты и остатки товара в рублях и составляет следующую справку за апрель:

Бухгалтер составил за апрель оборотную ведомость по балансовому счету 41 "Товары". Данные оборотной ведомости сверяются со справкой материально-ответственного лица. При совпадении оборотов и остатка бухгалтер делает пометку в карточках, что остатки по состоянию на 30 апреля сверены.

ООО "Ресурс" Организация ------------

Оборотная ведомость по балансовому счету 41 "Товары"

за апрель 2003 г.