2.5.2. Требования к оформлению документов

Законодательство по бухгалтерскому учету содержит требование оформлять все хозяйственные операции первичными документами, составленными по унифицированным формам. Эти формы утверждает Госкомстат России и публикует в виде альбомов унифицированных форм. В настоящее время унифицированные формы разработаны не для всех хозяйственных операций. Например, нет унифицированных форм для учета наличия и движения бланков строгой отчетности. Организация может разработать формы самостоятельно или использовать ведомственные. При этом должны быть соблюдены следующие условия:

1) форма должна быть утверждена приказом руководителя организации в составе учетной политики;

2) форма должна содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- код формы документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц;

- расшифровки подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Следует также отметить, что унифицированные формы бланков, содержащиеся в альбомах, носят рекомендательный характер. Организация может ввести в эти формы дополнительные реквизиты и показатели. Также допускается изменение внешнего вида формы (расширение и сужение строк, граф, включение дополнительных строк и вкладных листов и т.п.). Вносимые изменения должны быть оформлены приказом или распоряжением руководителя организации. Обратите внимание: удаление отдельных реквизитов и показателей из унифицированных форм не допускается.

Каждая организация должна определить круг лиц, которые могут подписывать первичные документы. Перечень этих лиц утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Этот перечень может иметь такой вид.

"Утверждаю"

Руководитель организации

_________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Наименование документа	Должности лиц, имеющих право подписи
...	...

Согласовано:

Главный бухгалтер организации _________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и качественное оформление этих документов, а также за достоверность содержащихся в них данных.

Если документ подписывает лицо, у которого нет полномочий на это, то такой документ считается составленным от имени этого лица, а не от имени организации. Такое лицо будет полностью нести ответственность за последствия по совершенной операции, оформленной этим документом. Однако руководитель организации может одобрить совершенную сделку.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механизации, компьютерным способом, другими средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность заполнения документа, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

На практике возникают ситуации, когда обнаруживается ошибка в составлении первичного документа. Каким же образом внести в него исправления?

Следует помнить, что внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. При этом не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Неправильный текст или цифру надо аккуратно зачеркнуть и над зачеркнутым текстом или цифрой сделать правильную запись. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом с исправлением надо написать "Исправлено". Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Это может быть, например, дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера, оттиск штампа "Погашено" и т.п.

На всех документах, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, на самих ордерах и на документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, делают надпись от руки или проставляют штамп "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).