2.5. Документирование хозяйственных операций в торговле

2.5.1. Документ, документооборот,

классификация бухгалтерских документов

Слово "документ" происходит от латинского documentum - доказательство. Под термином "документ" следует понимать письменное доказательство, свидетельство. Записи в счетах бухгалтерского учета основываются на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной операции.

Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, документация - это одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов.

Существует понятие классификации бухгалтерских документов. Это группировка документов по определенным признакам с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки.

Ниже приведена группировка документов по перечисленным признакам:

Признак	Виды документов
Назначение документа	Распорядительные Оправдательные Комбинированные Документы учетного оформления
Порядок составления	Первичные Сводные
Порядок отражения хозяйственных операций	Разовые Накопительные
Место составления	Внутренние Внешние
Качественные признаки	Полноценные Неполноценные

Дадим определения перечисленным видам документов.

Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Такими документами являются приказы, распоряжения и т.п. Например, приказ на перетаривание, подработку или подсортировку товара, приказ на назначение и выплату премий, на направление работника в командировку. Распорядительные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для отражения их в учете. К бухгалтерскому учету принимаются лишь оправдательные документы. Но если оправдательный документ составлен по операции, которая совершилась на основании распорядительного документа, то хозяйственная операция отражается при наличии двух документов (распорядительного и оправдательного).

Например, работник по возвращении из командировки сдал в бухгалтерию организации оправдательные документы вместе с авансовым отчетом (командировочное удостоверение, авиабилеты, счет на проживание в гостинице и т.п.). Однако бухгалтер примет к учету эти документы только при наличии приказа руководителя организации о направлении работника в командировку. На основании перечисленных документов бухгалтер отразит командировочные расходы в составе расходов на продажу (по дебету балансового счета 44) и уменьшит задолженность работника по полученным под отчет авансам (по кредиту балансового счета 71).

Другой пример. Руководитель торговой организации издает приказ о проведении контрольной проверки яиц. На основании этого приказа производится проверка и составляется акт унифицированной формы N ТОРГ-22 (пример заполнения формы приведен в приложении на с. 429). В результате проверки был обнаружен бой яиц, а также технические отходы. На основании акта бухгалтер делает проводку о списании забракованной продукции с материальной ответственности кладовщика (по кредиту балансового счета 41), но только при наличии приказа руководителя на проведение контрольной проверки.

Унифицированная форма N ТОРГ-22

┌──────────┐

│ Код │

├──────────┤

Форма по ОКУД │ 0330222 │

ООО "Красоптторг" ├──────────┤

----------------------------------------------- по ОКПО │ 4117218 │

организация ├──────────┤

│ │

Склад N 11 │ │

--------------------------------------------------------│ │

структурное подразделение ├──────────┤

Вид деятельности по ОКДП │ 5122000 │

┌───────┼──────────┤

Номер│камера │ │

├───────┼──────────┤

│секция │ │

приказ, -распоряжение-├───────┼──────────┤

Основание для составления --------------------│ номер │ │

акта ненужное зачеркнуть├───────┼──┬──┬────┤

│ дата │30│01│2002│

└───────┼──┴──┴────┤

Вид операции │ 15 │

└──────────┘

┌─────────┬───────────┐ УТВЕРЖДАЮ

│ Номер │ Дата │ Руководитель

│документа│составления│ Генеральный директор

├─────────┼───────────┤ --------------------

АКТ │ 28 │ 30.01.2002│ должность

└─────────┴───────────┘

Шакурин А.Е.

_______ -------------------

подпись расшифровка подписи

О КОНТРОЛЬНОЙ (ВЫБОРОЧНОЙ) 30 января 2002

ПРОВЕРКЕ ЯИЦ "--" ------- ---- г.

30

Настоящий акт составлен комиссией, которая установила: "--"

января 2002 Накладная N 0221

--------- ---- г. по сопроводительным документам -----------------

наименование,

от 29.01.2002

------------------------------------------------------------------

номер, дата

принят и осмотрен товар (яйца) с целью контрольной (выборочной)

проверки яиц.

Документы о вызове представителя грузоотправителя (поставщика),

-телеграммой-, факсом, -телефонограммой-, -радиограммой-

вызванного -------------------------------------------------------

ненужное зачеркнуть

315 29 января 2002

N ----------- от "--" ----------- ---- г.

АО "Северская птицефабрика", г. Северск,

Грузоотправитель -------------------------------------------------

наименование, адрес, номер телефона

ул. Полянская, д. 18, т. 45-45-81

------------------------------------------------------------------

Он же

Поставщик --------------------------------------------------------

наименование, адрес, номер телефона

-

Страховая компания -----------------------------------------------

наименование, адрес, номер телефона

74 10 января 2002

Договор (контракт) на поставку товара N ----- от "--" ---- ---- г.

-

Коммерческий акт N ----------- от "__" ________ ____ г.

221 29 января 2002

Счет - фактура N ------- от "--" ------- ---- г.

107Р.511 25 января 2002

Сертификат качества N ----------- от "--" -------- ---- г.

-

Ветеринарное свидетельство N ---- "__" ___________ ____ г.

34 30 января 2002

Приемный акт N ---- "--" ----------- ---- г.

Автофургон М355АХ

Способ доставки -------------------------------------- N ---------

вид транспортного средства

29 января 2002

Дата отправления груза "--" ------- ---- г.

г. Северск

со станции (пристани, порта) -------------------------------------

наименование

Партия N ______________

Оборотная сторона формы N ТОРГ-22

┌──────────────────────────────┬─────┬───────────────────────┬─────┐

│ Товар │Коли-│ Результат осмотра │Масса│

├──────────────┬─────┬─────────┤чест-│ 100 штук яиц │100 │

│ наименование │ код │категория│во ├───┬───┬──┬───┬────────┤штук,│

│ │ │ │ящи- │I │II │ │бой│ отходы │кг │

│ │ │ │ков, │ка-│ка-│ │ ├───┬────┤ │

│ │ │ │штук │те-│те-│ │ │пи-│тех-│ │

│ │ │ │ │го-│го-│ │ │ще-│ни- │ │

│ │ │ │ │рии│рии│ │ │вые│чес-│ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │кие │ │

├──────────────┼─────┼─────────┼─────┼───┼───┼──┼───┼───┼────┼─────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7│ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │

├──────────────┼─────┼─────────┼─────┼───┼───┼──┼───┼───┼────┼─────┤

│Яйцо куриное │21834│ I │ 100 │ 93│ - │ │ 7 │ - │ - │ 8 │

├──────────────┼─────┼─────────┼─────┼───┼───┼──┼───┼───┼────┼─────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼─────┼─────────┼─────┼───┼───┼──┼───┼───┼────┼─────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼─────┼─────────┼─────┼───┼───┼──┼───┼───┼────┼─────┤

│ │ │ │и │ │ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │т.д. │ │ │ │ │ │ │ │

└──────────────┴─────┴─────────┼─────┼───┼───┼──┼───┼───┼────┼─────┤

Итого │ 100 │ 93│ - │ │ 7 │ - │ - │ 8 │

└─────┴───┴───┴──┴───┴───┴────┴─────┘

По стандартам

Общее состояние: товара ------------------------------------------

-

упаковочного материала ------------------------------------------

По правилам

тары ------------------------------------------

Коробка яичная

Упаковочный материал ---------------------------------------------

наименование

Норма

Сортировка ------------------------------------------

Норма

Состояние иной маркировки ----------------------------------------

Результат проверки В соответствии с сопроводительными документами

счета яиц в ящиках -----------------------------------------------

Нет

Недостача при осмотре ------------------------------------------

Все члены комиссии предупреждены об ответственности за подписание

акта, содержащего данные, не соответствующие действительности.

Председатель комиссии Зам. гендиректора Дмитриев А.Г.

------------------ ________ ----------------

должность подпись расшифровка

подписи

Члены комиссии: Зам. гл. бухгалтера Павлова Г.А.

------------------ ________ ----------------

должность подпись расшифровка

подписи

Ст. товаровед Иванова М.И.

------------------ ________ ----------------

должность подпись расшифровка

подписи

Оправдательные документы - это документы, удостоверяющие факт совершения хозяйственных операций. Оправдательные документы являются основанием для отражения хозяйственных операций в счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся накладные, приемо-сдаточные акты и пр.

Комбинированные документы - это бухгалтерские документы, сочетающие в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные кассовые и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руководитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы либо главный бухгалтер разрешил внести денежные средства в кассу) и оправдательными (денежные средства получены из кассы либо внесены в кассу). Авансовый отчет по командировке является распорядительным документом (руководитель утверждает авансовый отчет, то есть разрешает возместить расходы подотчетного лица) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать одну обобщенную проводку, так как расходы по командировке отражаются по одной статье расходов).

Документы учетного оформления составляются для подготовки и упрощения учетных записей. Это распределительные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки, мемориальные ордера и т.д. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений, инструктивных указаний и пр.

Первичные документы - это документы, которые составляются в момент совершения хозяйственных операций и являются первым свидетельством их совершения. Составление первичного документа является началом учетной регистрации хозяйственных операций. Первичными документами являются приходные и расходные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и пр. Первичные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При составлении документа на бумажном носителе записи в нем можно производить чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой или на пишущей машине. Запрещается использовать простой карандаш, так как документы хранятся в архиве определенное время и записи в них должны хорошо читаться. Все строки первичного документа, которые могут быть заполнены, не должны оставаться свободными. Свободные же строки прочеркиваются.

Сводные документы - это документы, составляемые на основании первичных документов. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Применение сводных документов позволяет уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов и др.

Разовые документы - это документы, отражающие одну или несколько хозяйственных операций и составляемые единовременно в один прием. Эти документы оформляются сразу после совершения хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию. Разовые документы - накладные, требования, приемо-сдаточные акты, приходные и расходные кассовые ордера.

Накопительные документы - это бухгалтерские документы, которые составляются постепенно, в течение определенного периода времени. В этих документах отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции. Применение накопительных документов сокращает количество документов и учетных записей, так как один накопительный документ заменяет несколько разовых.

Внутренние документы - документы, составленные в данной организации.

Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и пр.).

Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным, он не должен приниматься к учету.

Документы составляются в хозяйственных подразделениях организации (в управлениях, отделах, на складах и т.д.). После завершения хозяйственной операции надлежащим образом оформленные и подписанные документы передаются в бухгалтерию. В бухгалтерии также устанавливается определенный порядок обработки документов. Здесь документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах.

По окончании отчетного периода (месяца, квартала, года) документы переплетаются в папки и хранятся в архиве организации. Архив организации - это совокупность документов, относящихся к деятельности этой организации. Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом. В приказе по учетной политике организации обязательно должен быть график (план) документооборота. Схематично этот график можно представить в таком виде:

Наименование документа	Лицо (лица), ответственное за составление документа
	Порядок и сроки представления документа	Кто представляет документ
		Кому представляют документ
	Использование документа в учете

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Утверждает график документооборота руководитель организации.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в Приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105.

Каждому исполнителю вручают выписку из графика. В выписке перечисляют документы, которые оформляет исполнитель, сроки составления и представления документов в другие подразделения организации. Работники организации создают и представляют документы в соответствии с полученным графиком.

Например, выписка из графика для продавца мелкорозничной торговой точки может выглядеть так:

Наименование документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка

Кол-во экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Расходно- приходная накладная ТОРГ-14

Два: 1-й - склад 2-й - продавцу

Кладовщик

Зав. складом

Кладовщик

При отпуске товара в начале рабочего дня и сдаче выручки и непроданного товара в конце рабочего дня

Бухгалтер мелкорозничной торговли

Продавец

При сдаче товара и денежной выручки

Ежедневно но по окончании рабочего дня

Бухгалтер мелкорозничной торговли

1 раз в 3 дня при обработке товарного отчета

Товарный журнал ТОРГ-23

Один

Продавец

Зав. складом

Продавец

Ежедневно

Кладовщик

Продавец

По окончании рабочего дня

Ежедневно

Бухгалтер мелкорозничной торговли

1-го числа каждого месяца в 9.00