3.1. Методологія оперативного обліку міжнародних економічних операцій

Першим джерелом для організації та проведення оперативного обліку в галузі зовнішньоекономічної діяльності є погоджений і підписаний сторонами контракт на виконання певних видів робіт, послуг або поставки товарів.

У цьому розділі ми й розглянемо на конкретних прикладах яким чином здійснюється оперативний облік за міжнародними економічними операціями, але не за всіма видами, а за основними, оскільки їх кількість (за даними Державного митного комітету України) у міжнародній економічній діяльності українських суб’єктів господарювання значна.

З метою наочності застосування оперативного обліку за допомогою пропонованої автоматизованої системи «Оперативного обліку та контролю за міжнародними економічними операціями» ми будемо її розглядати на конкретних прикладах контрактів щодо здійснення певних видів економічних операцій, що найчастіше застосовуються в міжнародній економічній діяльності суб’єк­тами господарювання України.

Оперативно-облікова робота має здійснюватись у два етапи:

1. Заповнення картки оперативного обліку і контролю первинними даними обліку за інформацією з контракту.

2. Заповнення оперативно-обліковими даними, що надходитимуть у міру виконання конкретних етапів міжнародного економіч­ного контракту.

Оперативний облік проводиться за методологією.

Методологія оперативного обліку охоплює певні методи, прийоми, способи, які повинні виходити із завдань.

Професори О. Ф. Мухін і Ю. А. Григор’єв писали: «… до основних завдань обліку в зовнішній торгівлі належать:

1. Контроль за виконанням зовнішньоторговельних планів і торговельних угод.

2. Повсякденне спостереження за точним виконанням зобов’я­зань за зовнішньоторговельними угодами.

3. Контроль за рухом і збереженням експортних та імпортних товарів.

4. Забезпечення своєчасності та правильності розрахунків за зовнішньоторговельними операціями.

5. Правильне визначення величини засобів об’єднання та їх дже­рел і раціональне пришвидшення кругообігу цих засобів.

6. Точне обчислення рівня рентабельності (ефективності) реалізації товарів.

7. Визначення результатів господарської діяльності об’єднання.

8. Своєчасне та правильне складання звітності за зовнішньоторговельними операціями» [235, с. 10—11].

Виходячи із завдань оперативного обліку, розглянемо його методи та їх застосування в міжнародній економічній діяльності.

Професор П. П. Німчинов зазначав: «Якогось єдиного, тільки йому властивого, методу оперативно-технічний облік не має. Він використовує в основному методи статистики, зокрема метод спостереження» [246, с. 19].

Але якщо лише спостерігати за якимось певним процесом або подією, то це буде лише спостереження. Оперативний облік передбачає фіксацію події (процесу) з метою подальшого управління подією (процесом). Професор Б. І. Валуєв зазначав: «Оперативне управління здійснюється не тільки об’єктами, що перебу­вають у сфері інтересів поточного управління, а й об’єктами локальної дії, що втрачають своє значення в момент завершення операції. В оперативному обліку ці об’єкти фіксуються, а в бухгалтерському — не відображаються взагалі [262, с. 69].

І. І. Каракоз писав: «Основними прийомами (способами), що застосовуються в оперативному обліку, є:

1. Документація, показники технічних засобів регістрації, спостереження в процесі виробництва, усна інформація, а також інвентаризація.

2. Оцінювання об’єктів оперативного обліку (в грошовому, натуральному і трудовому вимірниках) і калькуляція (при зміні умов заготівлі матеріальних ресурсів або виробництва продукції).

3. Система групування об’єктів обліку.

4. Внутрішньозаводська звітність.

Наведені прийоми методу оперативного обліку розглядаються не окремо, а всі разом» [132, с. 19].

Методом оперативного обліку є сукупність способів та прийомів, що забезпечуватимуть отримання та обробку економічної інформації з метою використання її в процесі оперативного управління в галузі міжнародної економічної діяльності.

З метою вирішення завдань оперативного обліку в міжнародній економічній діяльності на певних стадіях оперативно-облікового процесу, на нашу думку, слід застосовувати такі прийоми, способи: спостереження, виявлення, вимірювання, оцінювання, порівняння, групування, реєстрація, фіксація, документування, звітність.

Розглянемо конкретніше вищезазначені елементи методів оперативного обліку.

Спостереження (вивчення, нагляд) — отримання інформації про явища та процеси, які не охоплені бухгалтерським обліком та статистичною звітністю. Спостереження поділяється на вибіркове, суцільне, несуцільне, контрольне (здійснюється з метою перевірки, як правило вибіркової, вже проведеного дослідження), регістрове. Останнє найширше застосовується в оперативному об­ліку, оскільки ведеться не лише спостереження, а й фіксація конкретних явищ та процесів або певних відхилень (тобто дані заносяться в регістр).

Виявлення — визначення фактів відхилень або недоліків у процесах та явищах з подальшим відображенням у кількісному та вартісному виразі.

Вимірювання — спосіб визначення явищ, об’єктів у кількісному та/або якісному виразі. Залежно від показників, що характеризують явища та процеси застосовуються різноманітні вимірники: натуральні, трудові та грошові.

Оцінювання — спосіб грошового, натурального трудового вимірювання процесів та об’єктів.

Порівняння — спосіб якісної характеристики, за допомогою якого порівнюють розміри різних об’єктів або однакових величин у грошовому, натуральному, трудовому вимірі.

Групування — елемент обробки даних про об’єкти та явища. У такий спосіб збирається інформація про об’єкти обліку та явища за даними спостереження, вимірювання, оцінювання.

Фіксація — з’ясування факту здійснення або нездійснення яви­ща, процесу або визначення наявності (відсутності) об’єкта обліку.

Реєстрація — запис у відповідний документ оперативного обліку (картка, книга тощо) про факт здійснення (нездійснення) якогось явища або про стан об’єкта обліку.

Документування — спосіб відображення фінансово-господарсь­ких операцій у регістрах первинного обліку та інших документах, які є підставою для здійснення бухгалтерських записів.

Звітність (оперативна) — звітний оперативний документ, у якому викладені дані про наявність та рух об’єктів обліку; узагальнена інформація про явища та процеси; факти фінансово-господарської діяльності.

Найширше в оперативному обліку міжнародної економічної діяльності застосовується такий елемент, як документація. Ми вже з’ясували, що в подальшому оперативні документи є підставою для здійснення бухгалтерських записів, тобто оформлюються дані первинної оперативної інформації в бухгалтерську. Тому варто документацію розглянути докладніше.

Різні автори по-своєму її поділяють та групують. Розглянемо деякі з варіантів.

«Технічна документація — технічні паспорти на машини та обладнання, формуляри й описи виробів, інструкції щодо встановлення, монтажу, налагодження, управління та ремонту;

• товарно-супровідна документація — сертифікат про якість товару, відвантажувальна специфікація, пакувальний листок, комплектувальна відомість;

• транспортна, експедиторська, страхова документація — залізнична накладна та її копії, дублікат залізничної наклад­ної міжнародного вантажного сполучення, квитанція заліз­ничної накладної внутрішнього вантажного сполучення, ба­гажна квитанція, коносамент, накладні автотранспортного, річкового і повітряного сполучення тощо, страховий поліс або сертифікат;

• складська документація — приймальний акт порту України на експортний товар, генеральний акт розвантаження судна з імпортним вантажем у порту прибуття України, докова розписка про прийняття вантажу на зберігання іноземного порту, варант;

• розрахункова документація — рахунок-фактура, розрахункова специфікація, переказний вексель (трата);

• банківська документація — заявка на переказ валюти; інкасове доручення; доручення на відкриття акредитива; чек, доручення на розподіл експортної виручки; виписки операцій за розрахунковим і валютним рахунками;

• митна документація — вантажна митна декларація, сертифікат про походження товару; довідки про сплату мита, акцизів, зборів, податку на додану вартість;

• претензійно-арбітражна документація — претензійний лист, позовна заява в суд (або арбітраж), постанова суду (або арбітражу) про задоволення або відхилення позову;

• документи на нестачу і псування товару — комерційний акт на нестачу, аварійний сертифікат» [63, с. 268—269].

Відносно розрахункових операцій у галузі міжнародної економічної діяльності запропоновано такий варіант групування:

«Міжнародні розрахунки мають, як правило, «документарний характер», тобто здійснюються на основі отримання «фінансових та комерційних документів».

До фінансових документів належать:

• вексель;

• чек;

• платіжні розписки тощо.

До комерційних документів належать:

• рахунки-фактури;

• документи, що підтверджують відвантаження або відправку товарів (коносамент, авіанакладні, транспортні накладні, автодорожні накладні, специфікації, комбіновані транспортні документи);

• документи страхових компаній або їх агентів (вантажі, як правило, страхуються);

• документи, що свідчать про походження товарів, вагу, якість;

• `документи, що свідчать про перетин товаром митного кордону — митні або консульські рахунки, вантажна митна декларація» [257, с. 143].

Поряд з групуванням документації за вищенаведеними класифікаціями розглянемо класифікацію бухгалтерських документів (див. рис. 3.1.).

Виходячи з вищенаведеного та класифікації за ознакою об’єк­тів міжнародної економічної діяльності, які переміщуються через митний кордон України або надаються, передаються від або до іноземних контрагентів на оплатній основі, можна запропонувати такі методи (прийоми) оперативного обліку щодо його об’єктів у міжнародній економічній діяльності, з урахуванням еконо­мічної сутності та специфіки операції за окремими її стадіями.

Наприклад, розглянемо експорт товару (автомобілі) з України (м. Київ) через порт Одеса до Румунії (м. Бухарест) через порт Констанца з попередньою оплатою товару в іноземній валюті за умови повної відповідальності експортера за товар до місця призначення (внутрішні перевезення здійснюватимуться залізничним транспортом).

Класифікацію бухгалтерських документів можна відобразити в такий спосіб:

Рис. 3.1. Класифікація бухгалтерських документів [164, с. 123]

Як бачимо, відразу визначаються два об’єкти оперативного обліку: іноземна валюта і товар. Відповідно буде два окремих процеси оперативного обліку і, відповідно, конкретні його стадії.

На нашу думку, логічно буде розподіляти не лише процеси (етапи) на конкретні стадії, а й окремі процеси за місцем знаходження об’єктів оперативного обліку:

• на підприємстві;

• у дорозі на території України;

• у пункті перевантаження;

• на митниці (під митним контролем);

• у дорозі за кордоном тощо.

Розглянемо сутність пропонованих методів оперативного обліку на конкретних стадіях виконання контрактів за допомогою таблиць.

Першою див. табл. 3.1, де об’єктом оперативного обліку є іноземна валюта.

На цьому етапі необхідно за допомогою певних методів оперативно обліковувати та контролювати надходження валютних коштів за експортну продукцію.

Таблиця 3.1