Реєстраційна картка оперативного обліку та контролю

Реєстраційний №
Дата відкриття
Дата внесення змін	Рядок		Підстава	Попередні дані

Рис. 2.10. Схематичне зображення загального блоку «Реєстраційної картки»

По-друге, на кожній картці проставляється «Дата відкриття», яка, у свою чергу, відображає дату створення файла.

По-третє, ураховуючи те, що можуть бути внесені зміни до тексту міжнародного економічного контракту, або до додатків до нього, необхідно передбачити в реєстраційній картці оперативного обліку та контролю місце для внесення таких змін та певні реквізити, а саме:

• «Дата внесення змін»,

• «Рядок»,

• «Підстава»,

• «Попередні дані».

Це дасть можливість не лише обліковувати, а й контролювати зміни та конкретну дату змін щодо виконання умов міжнародних економічних контрактів.

У реквізиті «Реєстраційний номер картки», з метою подальшого сортування при складанні звітності, необхідно застосувати кодифікацію предмета діяльності.

Наприклад, якщо предметом міжнародної економічної угоди є «Експорт», то код регістраційного номера починатиметься — «Е», і відповідно: «Імпорт» — «І», «Бартер» — «Б», «Д. С. України» — «ДСУ», «Д. С. Іноземна» — «ДСІ», «Реекспорт» — «РЕЕ», «Реімпорт» — «РЕІ», «Лізинг» — «Л», «Консигнація» — «К» і т. ін.

Далі, залежно від тексту міжнародного контракту та/або предмета контракту, картка розподіляється на блоки, кожний з яких містить такі реквізити:

• номер рядка,

• показник,

• оперативно-облікові дані,

• оперативно-контрольні дані.

Блоки, на нашу думку, необхідно формувати залежно від розділів контракту, які надалі мають бути передбачені для роботи у відповідних підрежимах різних режимів роботи.

Також кожний блок має мати свою назву — відповідно до назви розділу міжнародного контракту.

Номер рядка має складатись з двох ознак (пар чисел), які будуть розділені дефісом:

• перше число означатиме номер блоку,

• друге число — порядковий номер рядка в цьому блоці.

Першим пропонується блок «Загальні реквізити контракту» (рис. 2.11).

Блок № 00

Загальні реквізити контракту

№ рядка	Показник	Оперативно-облікові дані	Оперативно-контрольні дані
00-01	Номер контракту		
00-02	Дата контракту		
00-03	Країна укладання контракту		
00-04	Місто укладання контракту		

Рис. 2.11. Схема блоку «Загальні реквізити контракту»

Відразу зазначимо, якщо в колонці «Оперативно-контрольні дані» є позначка «», це означає, що дана клітинка не заповнюється інформацією.

При внесенні даних у рядки автоматизована система має автома­тично контролювати правильність та коректність уведення даних:

• 00-02 — у разі якщо оператор уведе дату, яка або буде більш пізнішою, ніж дата створення файла (дата внесення початкових даних), або буде набрано неіснуючі цифри для числа, місяця, року, тоді система має повідомити про некоректний запис даних.

• 00-03 та 00-04 — якщо система оснащена базою даних про країни світу та міста, то в разі помилки в назві країни або міста, вона зробить відповідне повідомлення про це. Також якщо оператор уведе географічну назву, що має аналоги в кількох країнах (наприклад місто Одеса є в Україні, Франції), система автоматично повинна зробити перезапит уведеної інформації.

Можливо, останнє здаватиметься багатьом несуттєвим, але тут згадайте про місце (країну) укладання контракту і що це означає для контрагентів.

Наступним блоком буде «Преамбула» (рис. 2.12).

Оскільки підприємство, що веде даний автоматизований оперативний облік є стороною контракту, то немає необхідності заносити дані про власне підприємство в регістраційну картку. Таким чином, оператор уводить дані лише про контрагента.

Блок № 01