40.Формы оптовых закупок, их документальное оформление.

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее эффективными и распространенными предложениями являются следующие:

Тендеры - проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на конкурсной основе. Тендеры выгодны как поставщику, так и потребителю с позиции возможности выбора наиболее качественного сырья и материалов по приемлемым ценам.

Письменные переговоры между поставщиком и потребителем могут быть организованы двумя способами:

инициатива вступления в переговоры исходит от поставщика товара;

инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя.

В этом случае он предварительно рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо с указанием необходимых ему характеристик поставки кроме цены, которая должна появиться в ответном предложении.

Твердая оферта - направляется одному покупателю с указанием срока ее действия, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в срок равносильно отказу и освобождает продавца от сделанного предложения. Покупатель в своем ответе вправе направить контр условия.

Свободная оферта не включает никаких обязательств,

Оценка предложений поставщиков осуществляется заводом без их формализации, в виде свободной процедуры либо на конкурсной основе (тендера), когда процедура и критерии отбора заранее регламентированы и объявлены.

Выбор поставщиков необходимо начать с анализа материальных потребностей предприятия и возможностей удовлетворить их на рынке. При прочих равных условиях предпочтение отдается местным поставщикам. После изучения рынка нужно составить спецификации на необходимые виды материальных ресурсов. Спецификация должна включать наименование и характеристику материалов, требования к ним.

В спецификацию включаются все характеристики и стандарты требуемого материала. После подготовки спецификации составляется список возможных поставщиков для каждого вида материальных ресурсов. Какое число поставщиков должно участвовать в выполнении заказа на каждый материм, зависит от назначения материала, конъюнктуры рынка и от количества требуемого мате риала. Эти вопросы решает отдел маркетинга предприятия.

Если предприятие закупает материал у одного поставщика, то можно наладить тесные деловые команды и установить взаимовыгодные формы дедовых торговых отношений, связанные с предоставлением потребителям скидок с цены и дополнительными формами обслуживания.

Источником информации для составления списка поставщиков является изучение рынка сырья и материалов. Основными критериями выбора наиболее подходящего из них служат надежность поставщиков, сравнительные производственные мощности, цены: на закупаемые материалы.

Кроме того, чаше всего основными критериями в выборе поставщика являются:

стоимость приобретения товара или услуг;

качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену товара или услуг и не имеющую точного и прямого денежного выражения прочую стоимость (изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности предприятия, перспективы роста и развития производства и т, п.). Для ознакомления с ценами предоставляемых материалов (товаров, работ, услуг) участникам предлагается выслать свои прайс-листы, для установления уровня цен и более точного расчета.

Качество обслуживания включает качество товара иди услуг и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему заказанными ресурсами в течение заданного промежутка времени. Надежность можно оценить через вероятность в удовлетворении заявки потребителя или при помощи сертификата соответствия и/или качества

Помимо основных критериев выбора поставщика существуют и прочие к ним относятся:

удаленность поставщика от потребителя;

сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

наличие у поставщика резервных мощностей;

система управления качеством продукции у поставщика;

психологический климат в трудовом коллективе поставщика;

риск забастовок у поставщика;

способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования;

кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

На предприятии имеется своя методика подсчета бальной оценки тендерных предложений

Выбирается поставщик, в наиболее полной степени соответствующий названным критериям.

Для оценки и выбора поставщика в таблице проставляются баллы по каждому критерию. Предпочтение должно отдаваться тем поставщикам, которые имеют наибольшее среднее значение оценки.

Более тщательный выбор поставщика может быть достигнут - при его посещении.

С целью оценки и выбора поставщика ОМТС должна обрабатываться полученная информация, заводиться на каждого поставщика карточка, содержащая критерии для оценки. Оценка поставщиков производится инженером ОМТС перед заключением, контракта.

Результаты оценки поставщиков начальник ОМТС представляет заместителю генерального директора по коммерческим вопросам для принятия окончательного решения по заключению контракта.

Поставку сырья и материалов на предприятие осуществляет претендент, имеющий наибольший оценочный показатель.

После заключения договора, в случае не выполнения поставщиком своих обязательств, предприятие в праве воздействовать на него несколькими способами:

письменным предупреждением;

претензией

рекламацией;

штрафными санкциями;

исковым заявлением.