Пользователи управленческой отчетностью и периоды ее представления

Основными пользователями систематизированной отчетностью центров финансовой ответственности (управленческой отчетностью) являются менеджеры всех уровней и пер­сонал организации.

Информация, содержащаяся управленческой отчетности необходима для приня­тия управленческих решений по таким вопросам, как:

1. оценка деятельно­сти центров финансовой ответственности менеджерами вышестоящих уровней,

2. вы­явление тенденций развития центров финансовой ответственности,

3. выявление недостатков и положительных моментов в деятельности центров.

Таким образом, управленческая отчетность является информационным обеспечением уп­равленческих решений, а значит оптимизации деятельности организации в целом.

Управленческая отчетность позволяет со­ставить прогноз динамики финансовых результатов оценить риски и эффективность организации оперативно и наибольшей достоверностью. А сам факт ведения учета и управленческая отчетность повышает дисциплину и ответственность менеджеров различных уровней.

Социологи и работники управленческого звена постоян­но подчеркивают, что ознакомление персонала с данными управленческой отчетности улучшает отношения в коллективе, формирует уверен­ность работников в своем положении, т.е. активизирует человеческий фактор производства.

Периодичность составления управленческой отчетности связана с ин­дивидуальными особенностями организации. Общий критерий - управленческая отчетность должна обеспечивать своевремен­ность принятия управленческих решений, т.е. ког­да управленческие решения способны в начальной стадии предотвратить развитие негативных тенденций или, наоборот, содействовать развитию позитивных тенденций.

Примерный Отчет об исполнении сметы центра затрат

Отчеты об исполнении сметы, — это первый уровень управленческой отчетности.

Смета является главным инструментом управленческого учета, по­зволяющим контролировать деятельность центра затрат. Это формали­зованный письменный регистр, содержащий плановые стоимостные (иногда говорят, финансовые) показатели.

Смета для центра затрат должна содержать информацию об ожида­емых затратах, основанную на планах и концепции контроли­руемых затрат.

Определение контролируемых затрат - ключевая задача при внедрении на предприятии системы учета по центрам затрат.

Все контролируемые затраты должны быть закреплены за определенными центрами затрат (подразделениями, конкретными подотчетными лицами).

Если за определенным центром закрепляется ответ­ственность за какие-то статьи затрат, то менеджер такого подразделения должен иметь реальную возможность влиять на величину этих затрат. На практике это по большей части невозможно, вследствие чего исполь­зуют понятие «относительный контроль». Последний означает, что менеджер контролирует большую часть факторов, воздействующих на дан­ную статью сметы. Сметы, разрабатываемые для центров затрат, иногда называют «сметами учета по ответственности».

Широкое распространение получили «гибкие сметы», позволяющие пересчитывать ожидаемые затраты на фактический объем производства. Суть пересчета заключается в четком разделении всех учитываемых ста­тей затрат на переменные и постоянные и корректировке ожидаемых пере­менных затрат на коэффициент фактического изменения объема произ­водства. Это позволяет исключить неконтролируемое изменение затрат, поскольку объем производства не контролируется центрами затрат.

Результат процедуры управленческого учета, в ходе которой фак­тические результаты сравнивают с запланированными величинами, на­зывается «отчетом об исполнении сметы».

Взаимосвязанная отчетность различных уровней управления, рассматриваемых в качестве центров затрат в таблице.

(д.е.) Примерный отчет директора по производству

Обозначения:

б - благоприятное отклонение;

н - неблагоприятное отклоне­ние;

б!, н! - отклонение свыше 4%.

Отчет каждого уровня управления включает графы с указанием: статей контролируемых затрат, затрат по смете, фактических затрат, отклонений от сметы. Отклонение может быть либо положительным и означать перерасход, либо отрица­тельным и означать экономию затрат. Сметные данные пересчитываются по формуле гибкой сметы так, что они отражают реальный (фактический) уровень выпуска продукции.

Не только отчет об исполнении сметы, но и другие формы управленческой отчетности базируются на соблюдении двух принципов:

1. отчетность содержит только те показа­тели, которые подконтрольны менеджеру данного центра затрат и на динамику которых он может оказывать влияние.

2. от­четность должна содержать информацию об отклонениях, наличие которой позволяет реализовать принцип управления по отклонениям. Суть этого принципа состоит в предположении, что менеджеру более высоко­го уровня нет необходимости в текущем порядке регулировать детали деятельности центров затрат на более низком уровне. Он на­чинает действовать только тогда, когда на нижнем уровне возникает проблема, проявляющаяся как отклонение от заданного параметра.

Сметы и отчеты об их исполнении составляют первый (нижний) уровень управленческой отчетности, разрабатываемой в рамках информационной системы уп­равленческого учета.

Отчет центра финансовых результатов

Отчеты о финансовых результатах, где сопоставляются соответ­ствующие (как правило, контролируемые) величины затрат и дохода,— это второй уровень управленческой отчетности.

Поскольку менеджеры центров финансовых результатов несут от­ветственность и обладают полномочиями как в части затрат, так и в части выручки с продаж и прочих доходов, то отчеты, используе­мые в системе учета по центрам ответственности для оценки центров финансовых результатов, обычно имеют традиционную форму отчетов о прибыли.

Эти отчеты отражают затраты и доходы, которые позволяют рассчитать обычно условную прибыль либо валовую прибыли от продаж.

В первом случае:

;

где:

S - Выручка от продаж (= выручка от продаж на сторону + выручка (возможно, условная) от продаж своей продукции (работ, услуг) другим центрам финансовой ответственности данной организации по трансфертным ценам - предоставленные скидки и возврат);

CV – переменные затраты;

Сс – управляемые постоянные затраты центра затрат.

Во втором случае:

;

k _Cc – коэффициент накладных неуправляемых затрат (заводоуправления и т.п.) устанавливаемый централизованно.

Данный метод применяется, для того чтобы подчер­кнуть вклад каждого центра финансового результата в чистую прибыль всей организации.

Затраты, которые относят на центр, подразделяют на управляемые, которые могут быть непосредственно и точно отнесены на данный центр и неуправляемые, которые не могут быть непосредственно увязаны с центром.

В простейшем случае стандартный отчет о прибыли заканчивается для центров финансового результата, которая и является критерием оценки деятельности центра.

Управленческая отчетность центров финансовых результатов может быть расширена до показате­ля операционной прибыли, представляющего собой валовую прибыль данного центра, уменьшенную на величину относимых к нему операци­онных расходов. Операционные расходы — это затраты, не относящиеся к производственным, расходам продукта и, следовательно, не входящие в производственную себестоимость. Операционные расходы — это часть затрат отчетного периода, включающая расходы на реализацию (коммерческие), общие и административные (общехозяйственные) рас­ходы, но не включающая выплачиваемые проценты за кредит и налог на прибыль. Если такие расходы несет сама организация, то в от­чете о прибыли отражается их величина, относимая к данному периоду.