6.Понятие и назначение индекса. Виды индексов. Операции над индек­сами: создание, удаление, добавление и сохранение индексов.

Индексы Одним из главных требований, предъявляемых к системам управления базами данных, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема данных. Использование индексов позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах. В зависимости от количества полей, используемых в индексе, различают простые и составные индексы. Ключевые поля таблиц индексируются автоматически. Невозможно создать индекс для MEMO - полей и полей объектов OLE. Все остальные поля имеет смысл индексировать при совпадении следующих условий:

• Поле является текстовым, числовым, денежным или да-ты/времени.

• Планируется выполнять поиск конкретных значений или значений, лежащих в указанном диапазоне, в данном поле или сортировать таблицу по этому полю.

• Поле должно содержать много разных значений. Если поле содержит много одинаковых значений, то ускорение выполнения запросов может быть незначительным. Основное назначение индекса - ускорение выполнения запросов, поиска и сортировки. Если эти операции и так выполняются достаточно быстро то возможно, не стоит создавать индекс, кроме того, при необходимости его можно добавить в любой момент. Как правило, индексы ускоряют выполнение поиска, однако необходимо учитывать, что реальный выигрыш во времени зависит от числа записей в таблице и использование индексов замедляет ввод данных в таблицу. Чтобы создать индекс, необходимо:

• В окне конструктора таблицы в верхней половине окна выбрать поле, для которого создается индекс.

• В нижней половине окна для свойства Индексированное поле выбрать одно из значений:

• Да - допускаются совпадения• Да - совпадения не допускаются (обеспечение уникальности каждого значения данного поля). Чтобы создать составной индекс или изменить существующие индексы, необходимо:• Открыть таблицу в режиме конструктора.• Выполнить последовательность команд Вид /Индексы• В появившемся окне диалога ввести имя индекса в первом пустом поле столбца Индекс. В качестве имени индекса можно использовать имя одного из полей , включенных в индекс, или любое допустимое имя.• В столбце Имя поля той же строки нажмите кнопку раскрытия списка и выберете первое поле индекса.

• В столбце Имя поля следующей строки выберите имя следующего поля индекса. Поле столбца Индекс остается в этой строке пустым. Определите, таким образом, остальные поля индекса. (Индекс может содержать до 10 полей) Закончив выбор полей для индекса, выберите в столбце Порядок сортировки вид сортировки данного индекса. При сортировке таблицы по составному индексу записи сначала сортируются по полю, которое идет первым в списке полей в окне «Индексы». Если первое поле содержит повторяющиеся значения, то записи упорядочиваются по второму полю в этом списке и т.д.Для корректировки индексов проведите соответствующие изменения (удаление, вставку, замену полей таблицы) в окне «Индексы».

7.Понятие ключевого поля. Виды и способы создания ключа в таблице. Установка связей между таблицами. Эффективность работы Microsoft Access повышается при наличии в таблице ключа. Ключ таблицы — это одно или несколько полей таблицы, совокупность значений которых однозначно определяет каждую запись этой таблицы.Как правило, ключевым назначается поле, содержащее уникальный код или номер.Таблица в которой определены ключи обладает следующими свойствами:• Существенно ускоряется выполнение запросов и некоторых других операций.• По умолчанию записи в форме или таблице изображаются в порядке, определяемом ключом.• Автоматически поддерживается уникальность записей в таблице, т. к. Microsoft Access не допускает наличия в таблице записей с одинаковыми значениями ключа.Кроме того, наличие ключа необходимо для установки связей между таблицами и одновременного обновления нескольких связанных таблиц..В связи с тем, что Microsoft Access использует для хранения в базах данных связную совокупность данных, задание ключевых полей является обязательным для каждой таблицы. Поэтому, если ключ в таблице не задан, Microsoft Access создает его автоматически. Он создает поле КОД с типом данных Счетчик. Это означает,, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика увеличивается на 1. Этот номер и является первичным ключом для каждой новой записи.Чтобы определить ключ, необходимо: • Выделить строку с описанием нужного поля. Для того чтобы создать составной ключ, нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделите по очереди все нужные поля. • На панели инструментов «Конструктор таблиц» нажмите кнопку Ключевое поле. Для последующего изменения или удаления ключа используется окно «Индексы».В большинстве случаев достаточно определить одно. ключевое поле, однако если ни одно поле таблицы не содержит уникальных значений, можно определить составной ключ, состоящий из несколь-ких полей. Ключи необходимы для установки связей между таблица-ми и одновременного обновления нескольких связанных таблиц.Чтобы создать составной ключ, надо:

1. удерживая кл. Ctrl выделить поля, составляющие ключ. 2. удерживая кл. Ctrl выполнить команду Правка – определить ключ Первичный ключ – это специальный вид индексированного поля, каждая таблица должна иметь первичный ключ. Это позволит лучше упорядочить данные в таблице.Правила при создании первичного ключа 1. таблица должна иметь только один первичный ключ, хотя индексы могут создаваться для каждого поля

2. если при создании таблицы первичный ключ не был назначен, Access делает запрос и напомнит о необходимости создания первичного ключа. 3. в большинстве случаев первичным ключом будет первое поле, но иногда его функции могут выполнять несколько полей и тогда ключ будет составным 4. в качестве ключей не могут быть использованы поля типа MEMO, OLE и логические 5. записи автоматически сортируются по первичному ключу, благодаря чему данные в таблице содержатся в порядке 6. по умолчанию значения в поле ключа должны быть уникальными 7. для Access не имеет значения, где физически в таблице находится ключевое поле. Главное качество первичного ключа – это уникальность, т.е. значения, находящиеся в этом поле не должны повторяться. Если такого поля в таблице нет, то рекомендуется ввести поле счетчик, в котором автоматически Access введет для каждой новой записи уникальный порядковый номер.• Объединения таблиц в запросах. При добавлении в запрос свя-занных таблиц и запросов установленные между ними связи используются для их автоматического объединения.• Отображения связанных записей в подчиненных формах и отчетах. Обычно подчиненные формы и отчеты используют-ся для отображения записей из связанных таблиц. При разме-щении формы или отчета в другой форме или отчете установ-ленные между ними связи используются для отбора данных, которые следует отображать в подчиненной форме или отчете.* Поддержка целостности данных, т.е. сохранения сущест-вующих межтабличных связей при вводе, изменении и удале-ния записей.Для того чтобы установить связь между таблицами или запроса-ми, следует указать одно или несколько полей, которые содержат одинаковые значения в связанных записях. Обычно эти поля имеют одинаковые имена в обеих таблицах, и одно из этих полей является ключевым полем своей таблицы.Базы данных могут иметь 2 основных вида связей:1). В виде системы плоских файлов, когда все данные содержатся в 1 большом файле;2). Реляционные базы, где данные хранятся в 2-х и более таблицах, которые связываются с помощью связывающего поля (чаще всего в этом качестве – первоначальный ключ первой таблицы, а в других таблицах это же поле является обычным полем)Между связанными таблицами могут существовать отношения «один – к -одному», «один -к- многим» , «много- к- одному» или «много - ко многим».Отношение «один –к -одному» означает, что каждая запись в глав-ной таблице может быть связан* не более, чем с одной записью в подчиненной таблице. В большинстве случаев оба связанных поля явля-ются ключевыми гаи имеют уникальный индекс.В случае отношения « один- к- многим» каждая запись в главной таблице может быть связана с несколькими записями в подчиненной таблице, т.е. каждое значение яз ключевого поля главной таблицы может встретиться в подчиненной таблице столько угодно раз. Анало-гично рассматривается хранение данных в отношении «много- к- одному».Отношение «много -ко- многим» возникает между таблицами, ес-ли одна из записей главной таблиц связана более чем с одной запи-сью подчиненной таблицы и одна из записей подчиненной таблицы связана более чем с одной записью главной таблицы.Чтобы установить связь между таблицами, необходимо:,• Открыть окно диалога <Схема данных», выполнив команды Сервис/Схема данных.• Добавить в это диалоговое окно связываемые таблицы, с по-мощью команд Связи/Добавить таблицу.• Для связывания таблиц выберите поле в первой связываемой таблице и переместите его с помощью мыши на соответст-вующее поле второй таблицы.• В появившемся окне диалога связи проверьте правильность имен связываемых полей. При необходимости выберите дру-гие имена полей. Нажмите кнопку Создать.В диалоговом окне «Схема данных» можно не только создавать связи между таблицами, но и :

• Изменить существующую связь • Удалить связь • Удалить таблицу из схемы данных . * Определить связи для запросов • Просмотреть все имеющиеся связи или связи только для кон-кретной таблицы. (связи – показать все)

Диалоговое окно связи содержит имена связывающих таблиц, полей, по которым осуществляется связь. Имена связываемых полей можно в окне изменить. Параметры устанавливаемой связи задают следующие поля окна связи: 1). Обеспечение целостности данных 2). Наследование связи – это возможность присоединить таблицы из другой базы данных и использовать их в своей базе данных 3). Типы связей (отношения) 4). Каскадное обновление связных полей 5). Каскадное удаление связных полей

Чтобы удалить связь между таблицами или таблицу: 1. выделить таблицу

2. Delete

Для поиска данных в таблице: Правка – Найти.

В диалоговом окне “область поиска” задается критерий поиска:

1. проводить поиск только в текущем поле

2. проводить поиск во всех полях таблицы

3. проводить поиск первого вхождения

4. проводить поиск Далее.

8.Установка связей между таблицами. Типы связей и примеры их ис­пользования. Удаление связи, изменение структуры связи, просмотр всех связей.

• Объединения таблиц в запросах. При добавлении в запрос свя-занных таблиц и запросов установленные между ними связи используются для их автоматического объединения.

• Отображения связанных записей в подчиненных формах и отчетах. Обычно подчиненные формы и отчеты используют-ся для отображения записей из связанных таблиц. При разме-щении формы или отчета в другой форме или отчете установ-ленные между ними связи используются для отбора данных, которые следует отображать в подчиненной форме или отчете.

* Поддержка целостности данных, т.е. сохранения сущест-вующих межтабличных связей при вводе, изменении и удале-ния записей.

Для того чтобы установить связь между таблицами или запроса-ми, следует указать одно или несколько полей, которые содержат одинаковые значения в связанных записях. Обычно эти поля имеют одинаковые имена в обеих таблицах, и одно из этих полей является ключевым полем своей таблицы.Базы данных могут иметь 2 основных вида связей:

1). В виде системы плоских файлов, когда все данные содержатся в 1 большом файле;

2). Реляционные базы, где данные хранятся в 2-х и более таблицах, которые связываются с помощью связывающего поля (чаще всего в этом качестве – первоначальный ключ первой таблицы, а в других таблицах это же поле является обычным полем)Между связанными таблицами могут существовать отношения «один – к -одному», «один -к- многим» , «много- к- одному» или « много - ко- многим'».

Отношение «один –к -одному» означает, что каждая запись в глав-ной таблице может быть связан* не более, чем с одной записью в под-чиненной таблице. В большинстве случаев оба связанных поля явля-ются ключевыми гаи имеют уникальный индекс.В случае отношения « один- к- многим» каждая запись в главной таблице может быть связана с несколькими записями в подчиненной таблице, т.е. каждое значение яз ключевого поля главной таблицы может встретиться в подчиненной таблице столько угодно раз. Анало-гично рассматривается хранение данных в отношении «много- к- одному».Отношение «много -ко- многим» возникает между таблицами, ес-ли одна из записей главной таблиц связана более чем с одной запи-сью подчиненной таблицы и одна из записей подчиненной таблицы связана более чем с одной записью главной таблицы.Чтобы установить связь между таблицами, необходимо:

• Открыть окно диалога <Схема данных», выполнив команды Сервис/Схема данных.

• Добавить в это диалоговое окно связываемые таблицы, с по-мощью команд Связи/Добавить таблицу.

• Для связывания таблиц выберите поле в первой связываемой таблице и переместите его с помощью мыши на соответст-вующее поле второй таблицы.• В появившемся окне диалога связи проверьте правильность имен связываемых полей. При необходимости выберите дру-гие имена полей. Нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне «Схема данных» можно не только создавать связи между таблицами, но и :

• Изменить существующую связь

• Удалить связь

• Удалить таблицу из схемы данных .

* Определить связи для запросов

• Просмотреть все имеющиеся связи или связи только для кон-кретной таблицы. (связи – показать все)

Диалоговое окно связи содержит имена связывающих таблиц, полей, по которым осуществляется связь. Имена связываемых полей можно в окне изменить. Параметры устанавливаемой связи задают следующие поля окна связи:

1). Обеспечение целостности данных

2). Наследование связи – это возможность присоединить таблицы из другой базы данных и использовать их в своей базе данных

3). Типы связей (отношения)

4). Каскадное обновление связных полей

5). Каскадное удаление связных полей

Чтобы удалить связь между таблицами или таблицу:

1. выделить таблицу

2. Delete

Для поиска данных в таблице: Правка – Найти.