25.Создание Отчета в режиме Конструктора.

Конструктор отчетов предоставляет инструменты для установки цветов и параметров отображения любых элементов и областей отчета. При этом можно удалять, добавлять, перемещать области с расположенными в них объектами. В отчёт могут быть добавлены вычисляемы поля, рисунки, линии, прямоугольники и объекты OLE, дополнительный текст и графика.

Для того, чтобы создать отчет с помощью конструктора, необходимо:

1. Перейтив окне базы данных на вкладку Отчёт

2. Нажать кнопку Создать

3. Из списка способов создания отчета выбрать Конструктор и нажать кнопку ОК.

Окно конструктора отчетов содержит сетку и панель элементов, для разработки отчета. Оно разбито на следующие области:

- Заголовок отчета – при формировании отчета для печати или предварительного просмотра, печать начинается с заголовка отчета.

- Верхний колонтитул – отображается в начале каждой страницы и под заголовком отчета. Объекты, расположенные в верхнем колонтитуле, предназначены для печати информации или рисунков в верхней части каждой страницы отчета.

- Область заголовка группы – отображается перед первой записью каждой группы.

- Область данных – содержит все данные таблиц (запросов), входящие в отчет.

- Область примечания группы – содержит информацию, подводящую итоги по данной группе.

- Нижний колонтитул – информация, отображаемая в конце каждой страницы отчета.

- Область примечаний – данные последней страницы отчета

Первоначально окно конструктора отчетов содержит только область данных, а также верхнего и нижнего колонтитулов.

Для того, чтобы добавить в отчет области заголовка и примечания отчета, необходимо использовать команду Вид / Заголовок/примечание отчета.

Ширина и высота областей отчета меняется с помощью мыши. Наиболее часто встречающимися вычисляемыми полями в отчете, являются: текущая дата и номера страниц.

Чтобы создавать поле «дата» в отчете, необходимо:

1. перейти в режим конструктора отчетов

2. выбрать инструмент Поле на панели инструментов

3. установить указатель мыши в нужное место отчета

4. удалить надпись, появившегося связанного объекта

5. выделить поле ввода и открыть для него окно свойств

6. перейти на вкладку Данные и нажать кнопку вызова Построителя выражения

7. открыть раздел Встроенные функции папки Функции и выбрать функцию Now().

Чтобы создать поле «номера страниц» в отчете, необходимо:

1. перейти в режим конструктора отчетов

2. вызвать команду Вставка / Номера страниц

3. в появившемся окне диалога «Номера страниц» установить формат и расположение создаваемого поля и нажать ОК.

Создание остальных элементов отчета (полей, содержащих данные таблиц/запросов, встроенные и созданные графические объекты) и цветовой гаммы аналогично созданию их в формах.

26.Сортировка записей в Отчете. Создание группы внутри отчета. Свойства группы.

Для многих отчетов требуется сортировать выводимые записи, а также разбивать их на группы. Группа - это набор записей, вместе с которыми печатается вводная и групповая информация, например заголовок группы. Группа может состоять из заголовка группы, вложенных групп, включенных в нее записей и примечания группы. Группирование позволяет разбить записи на логические группы. Для группирования можно использовать любое поле или выражение, причем одно и тоже поле или выражение может использоваться несколько раз. Если для группирования используются несколько полей иди выражении, то одни группы вкладываются в другие, образуя несколько уровней группирования. Первое поле, которое используется для группирования, образует первый, наиболее главный уровень группирования; второе поле, которое используется для груп-пирования, образует второй уровень группирования и т.д.

Для того, чтобы создать группу в отчете, необходимо:

• перейти в окно конструктора

• вызвать команду Вид/Сортировка и группировка.

• для ввода поля или выражения группировки установить курсор на первую свободную строку после введенных значений и, используя кнопку раскрытия списка, открывающую список полей таблицы, задать выражение сортировки.

• В нижней части окна диалога "Сортировка и группировка", задать свойства создаваемой группы:

Заголовок группы - помещает в отчете в области заголовка группы заголовок при группировке по выбранному полю или вы-ражению.

Примечание группы - помещает в области примечания группы примечание при группировке по выбранному полю или выражению

Группировка - определяет способ группировки данных на конкретном уровне группировки по полю иди выражению в чави-симос7и от типа данных. При группировке по выражению дос-тупны все значения для всех типов полей. По умолчанию, для всех типов данных задается группировка По полному значению

Интервал — указывает величину интервалов, на которые должны быть разбиты значения в группируемом поле. Допусти-мые интервалы группировки определяются типом данных и зна-чением свойства Группировка поля или выражения, по которому проводится группировка.

Не разрывать - указывает, следует ли печатать разные эле-менты данной группы, в том числе заголовок, область данных и область примечаний, на одной странице отчета.

Чтобы удалить группу или сортировку, необходимо:

• вызвать команду Вид/Сортировка и группировка.

• в появившемся диалоговом окне выделить сгруппирован-ные или отсортированные поля и нажать клавишу Delete.

Предварительный просмотр объекта

a. в режиме конструктора: файл – образец (возврат в режим конструктора из режима просмотра - закрыть )

b. из окна базы данных: файл – предварительный просмотр

Сохранение отчета

Файл – сохранить

Сохранение в формате других приложений

Файл – вывести в формате