24. Отчеты: назначение, особенности, средства создания Отчетов. Макет отчета. Просмотр и печать Отчетов.

Создание отчета является эффективным способом представления данных в виде печатного документа. Несмотря на то, что формы и таблицы также можно печатать, отчеты предоставляют большие возможности в изображении и большую гибкость в группировании данных. Кроме того, отчеты являются эффективным способом печати регулярно используемой информации. Можно разработать и сохранить один макет отчета, а затем использовать его постоянно. После сохранения макета отчета он не меняется, но при печати отчета используются самые последние данные. Если в отчет потребуется внести изменения, можно перейти в режим конструктора и изменить макет этого отчета или создать новый отчет, используя макет этого отчета. MS Access позволяет создавать отчеты, которые:

• группируют данные.

• выполняют различные групповые вычисления.

• содержат подчиненные формы, подчиненные отчеты и диаграммы.

• представляют данные в удобном виде с использованием рисунков, линий и специальных шрифтов.

Большая часть данных представленных в отчете, берется из базовой таблицы или запроса, которые являются источниками данных. Сведения о постоянных элементах отчета хранятся в макете отчета. Кроме того можно создавать отчеты, не связанные ни с таблицами, ни с запросами. Примерами таких отчетов могут служить сопроводительное письмо и отчет, объединяющий два или большее число несвязанных подчиненных отчетов. Можно создавать отчет с помощью или без помощи мастера по разработке отчетов. Мастер по разработке отчетов ускоряет процесс создания отчета, выполняя большую часть работы. Для создания отчета .можно использовать следующие средства:

• Конструктор отчетов, в котором можно самостоятельно раз-рабатывать отчеты требуемой формы.

• Мастер отчетов, позволяющий достаточно быстро создать отчет на основе выбранных полей.

• Автоотчет: в столбец, позволяющий автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столб-цов.

• Автоотчет: ленточный, позволяющий автоматически создать ленточный отчет.

• Мастер диаграмм, создание отчета, содержащего отображе-ние данных в виде диаграммы.

• Почтовые наклейки, создание отчета для почтовых наклеек.

Чтобы создать один из типов отчетов предлагаемых MS Access, необходимо:

1. В окне базы данных перейти на вкладку “Отчет”

2. Нажать кн. Создать

3. В появившемся диалоговом окне выбрать тип создаваемого отчета

4. нажать ОК

Можно воспользоваться кн. Мастер, для выбора стандартных форм отчетов или пустого отчета. В этом случае окно отчета в режиме конструктора содержит макет отчета в его текущем состоянии и средства, предназначенные для изменения этого макета: панель инструментов, линейка, строка состояния и т.д. Макет отчета содержит 7 разделов, размер и расположение которых можно произвольно изменить. Типы разделов отчета. - Заголовок отчета - при формировании отчета для печати или предварительного просмотра, печать начинается с заголовка отчета. - Верхний колонтитул - отображается в начале каждой стра-ницы и под заголовком отчета. Объекты, расположенные в верхнем колонтитуле, предназначены для печати информации или рисунков в верхней части каждой страницы отчета. - Область заголовка группы - отображается перед первой за-писью каждой группы. - Область данных - содержит все данные таблиц (запросов), входящие в отчет. - Область примечания группы - содержит информации, под-водящую итоги по данной группе. - Нижний колонтитул - информация, отображаемая в конце каждой страницы отчета. - Область примечаний - данные последней страницы отчета. Первоначально окно конструктора отчетов содержит только область данных, а также верхнего и нижнего колонтитулов. Для того, чтобы добавить в отчет области заголовка(колонтитула) и примечания отчета, необходимо: • использовать команду Вид/Зоголовок(колонтитулы)/ примечание отчета. Ширина и высота областей отчета меняется с помощью мыши. Наиболее часто встречающимися вычисляемыми полями в отчете, являются: Текущая дата и номера страниц. Работа в окне отчета аналогична работе в окне формы, поля из таблицы помещаются в разделы окна отчета из списка полей, который вызывается на экран пиктограммой “Список полей”. Панель инструментов аналогична используемой в форме. Для вывода на экран меню свойства раздела активизируется заголовок раздела. Для отчета – 2 щелчка в области отчета вне разделов отчета.

Предварительный просмотр объекта

a. в режиме конструктора: файл – образец (возврат в режим конструктора из режима просмотра - закрыть )

b. из окна базы данных: файл – предварительный просмотр

Сохранение отчета

Файл – сохранить

Сохранение в формате других приложений

Файл – вывести в формате