Лабораторная работа № 1. Создание и редактирование таблиц в excel.
Цель работы: научиться создавать и редактировать таблицы в табличном процессоре Excel.
Содержание работы:
1. Создание таблицы в Excel.
2. Ввод данных и формул в таблицу
3. Форматирование ячеек таблиц.
4. Создание фирменного бланка.
Порядок выполнения работы:
Изучить методические указания.
Выполнить задания.
Оформить отчет и ответить на контрольные вопросы.
Методические указания.
Запуск EXCEL осуществляется двойным щелчком мыши на пиктограмме EXCEL или нажмите кнопку Пуск на панели задач, выберите папку Программы и затем щелкните на значке Microsoft Excel. Вид экрана после запуска программы показан на рис. 1.
Рисунок – 1
Рассмотрим основные понятия и определения EXСEL.
Рабочие книги - это файлы с расширением .xls, которые могут содержать один или несколько рабочих листов.
Рабочие листы - это непосредственно таблицы и диаграммы EXСEL.Переход от одного листа к другому выполняется с помощью ярлычков, расположенных внизу листа.
Ячейки таблицы в EXСEL расположены на пересечении столбцов и строк, которые обозначаются А, В, С… и 1,2,… соответственно. Таким образом, адрес ячейки формируется из названия столбца и номера строки, например А1, В12. Всего рабочий лист может содержать 256 столбцов, пронумерованных от A до IV и 65536 строк.
Активная (текущая) ячейка-это ячейка, в которой установлен курсор. Она выделяется темной рамкой. Переход между ячейками производится с помощью мыши или клавиш управления курсором.
Диапазон (или блок) ячеек задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием, например А1:C4; B1: B10. Для выделения блока ячеек можно использовать мышь (перемещать при нажатой левой кнопке) или клавиши управления курсором при нажатой клавише Shift.
Для выделения столбца или строки следует щелкнуть мышью по заголовку нужного столбца или нужной строки. Одним из приемов выделения несмежных областей (например, A1: A10 и C1: C10) является использование мыши при нажатой клавише Ctrl.
Выделенные элементы таблицы или рабочего листа перемещаются и копируются с помощью мыши (метод Drag & drop), либо через буфер обмена (команды Вырезать, Копировать, Вставить меню Правка).
Ввести данные можно непосредственно в активную ячейку, либо набрав их в строке формул и нажав клавишу Enter. Если текст не помещается в активной ячейке, он автоматически распространяется на соседнюю ячейку. Если не помещается число, - ячейка заполняется символами “#”.
Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Ячейки меню Формат или нажать правую кнопку мыши и выбрав команду Формат ячеек.
В понятие формат ячейки входят формат числа, шрифт, выравнивание, граница, вид, защита, которые задаются в диалоговом окне Формат ячеек или с помощью кнопок на панели инструментов. Существующие числовые форматы на вкладке Число представлены в таблице 1.
Таблица 1.Числовые форматы на вкладке Число
Числовой формат |
Назначение |
примеры |
Общий |
Стандартный числовой формат, выравнивание по правому краю, без специальных кодов форматирования |
15,75 5425 |
Числовой |
Гибкий числовой формат, в котором числа оформляются запятыми, переменным количеством разрядов после десятичной точки, а также (для отрицательных чисел) цветовым выделением и скобками |
3.14159 (1,575.32) |
Денежный |
Используется для отображения денежных величин. Числа оформляются знаками валютных единиц. |
$75.00 (1,234.10 DM) |
Финансовый |
Специальный денежный формат, предназначенный для выравнивания столбцов денежных сумм. |
$ 75.00 $ 500.75 |
Дата |
Общий формат даты, отображающий календарные даты в нескольких стандартных вариантах |
1/15/00 Янв-15-00 |
Время |
Общий формат времени, отображающий значения времени в нескольких стандартных вариантах. |
3:30 РМ 15:30:58 |
Процентный |
Формат, умножающий значение в ячейке на 100 и отображающий результат со знаком процента. |
175% 15.125% |
Дробный |
Формат представляющий числа в виде дробей. |
1/8 2/16 |
Экспоненциальный |
Экспоненциальная запись чисел с большим количеством цифр |
1.25Е-08 4.58Е+12 |
Текстовый |
Формат, в котором числа интерпретируются как текст |
500.35 12345.0 |
Дополнительный |
Набор полезных форматов, основанных на алфавитно-цифровых шаблонах, среди которых - почтовый индекс, номер телефона и табельный номер |
98109-1234 535-65-2342 |
Все форматы |
Перечень всех стандартных и пользовательских форматов. |
ИНВ-0075 150.50 р. |
Вычисления в таблицах программы EXCEL осуществляется с помощью формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции EXCEL, соединенные знаками математических операций.
В формулах допустимо использование следующих операторов: сложение (+), вычитание (-), деление (/), умножение (*), возведение в степень (^), =, <, >, <>, <=, >= и так называемых операторов связи диапазона (: ), объединение (;) и объединение текстов (&).
Для ввода формулы необходимо:
Выделить ячейку;
Ввести знак =(равно) и набрать формулу;
Нажать Enter или выделить новую ячейку, чтобы закончить ввод формулы и отобразить результат
Рисунок - 2
Например:
=2*6-9;
=A1*5-B3/2+C4^2
Первая формула содержит только константы и знаки арифметических операций. Вторая формула использует ссылки на ячейки А1, В3 и С4. Содержимое этих ячеек подставляется в формулу и после нажатия клавиши Enter вычисляется результат.
Таким образом, в ячейке показывается результат вычисления формулы, а саму формулу можно увидеть и/или отредактировать только в строке формул, предварительно выделив нужную ячейку. Следует заметить, что ссылки на ячейки во второй формуле можно набрать не только с клавиатуры, а также с помощью мыши. Для этого после нажатия клавиши =(равно) щелкните мышью в ячейке А1 (в строке формул автоматически появится А1), затем наберите *5-, щелкните мышью в ячейке В3 и т.д.
Формулы могут содержать ссылки не только на ячейки, но и блоки ячеек, например
=А1:A4+C1: C4,
Что равносильно формуле
=А1+А2+А3+А4+С1+С2+С3+С4
Кроме того, в формулах можно использовать функции.
Функция – это заранее определенная формула, которая по одному или нескольким аргументам, заключенным в скобки, вычисляет результат. Рассмотрим наиболее распространенную функцию суммирования, с помощью которой приведенные выше формулы можно записать так:
=СУММ (А1:А4;С1:С4);
=СУММ (А1;А2;А3;А4;С1;С2;С3;С4);
Кнопка Автосуммирование стандартной панели инструментов облегчает использование функции СУММ()
Рисунок - 3
Пусть, например, требуется вычислить сумму чисел для каждого столбца А, В и С. Выделите ячейку А5, нажмите кнопку Автосуммирование, а затем кнопку Enter. Сумма чисел первого столбца =СУММ(А1:А4) появится в ячейке А5. Аналогичную операцию можно повторить для столбцов В и С. Однако удобней применить следующий прием: выделите ячейку А5, установите указатель мыши на маркер заполнения в нижнем правом углу ячейки (указатель примет форму жирного плюса) и, удерживая левую кнопку мыши, растяните рамку на соседние ячейки вправо. После того, как левая кнопка мыши будет отпущена, в ячейках В5 и С5 появится результат суммирования.
Обратите внимание, что в ячейке В5 будет находится формула =СУММ(С1:С4), то есть адреса ячеек автоматически изменились. Такой вид адресации ячеек называется относительным. Для того чтобы при копировании адреса ячеек, входящих в формулы не менялись, необходимо использовать абсолютную адресацию. Формула суммирования ячеек в столбце А с абсолютной адресацией будет выглядеть так:
=СУММ ($А$1:$А$4)
и при копировании в ячейки В5 и С5 эта формула не изменится.
Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом доллара $. Абсолютные ссылки удобны для указания констант в формулах, которые необходимо копировать в большое количество ячеек. Смешанные ссылки содержат абсолютную ссылку либо на столбец, либо на строку, и относительную на вторую координату. Например, $D4 или D$4.
Предложим, что в ячейке А6 необходимо вычислить какой процент составляет число в ячейке А1 от общей суммы в ячейке А5. Это можно сделать двумя способами:
в ячейку А6 введите формулу =А1/A5*100;
в ячейку А5 введите формулу =А1/А5
и присвойте ячейке А6 формат ПРОЦЕНТ. При этом результат вычислений будет умножен на 100, а рядом с ним будет выведен знак %.
После того, как таблица создана, ее необходимо отформатировать. Выделив таблицу и воспользовавшись командой Автоформат из меню Формат, можно выбрать один из готовых форматов для таблиц EXСEL. Можно отформатировать таблицу и самостоятельно, последовательно применяя различные форматы к ячейкам и блокам ячеек.
Рисунок - 4
Высота строк и ширина столбцов таблицы регулируется с помощью команд Строка и Столбец с помощью меню Формат. Для изменения ширины столбца с помощью мыши надо подвести указатель мыши к вертикальной линии на полосе заголовков столбцов и при нажатой левой кнопке переместить мышь в нужном направлении. Аналогично изменяется высота строки, при этом указатель мыши устанавливается на горизонтальную линию под номером нужной строки.
Готовая таблица сохраняется в рабочей книге EXСEL по команде Сохранить как или Сохранить из меню Файл, указав имя рабочей книги (то есть файла с расширением .xls).
В EXСEL может быть открыто несколько файлов рабочих книг одновременно. Переход из одного окна в другое осуществляется с помощью меню Окно.
Для подготовки отчета к печати используйте команду Параметры страницы из меню Файл. В открывшемся диалоговом окне следует задать поля страницы, а во вкладке Колонтитулы создать колонтитул.
Пример1. Пусть необходимо подготовить и отформатировать прайс-лист.
Рисунок - 5
Запустите программу EXCEL.Откройте новую рабочую книгу.
Дважды щелкните на ярлычке текущего рабочего листа и переименуйте его как прейскурант.
В ячейку А1 введите текст Прейскурант.
В ячейку А2 введите текст Курс пересчета. В ячейку В2 —1у.е.=.В ячейку С2 введите текущий курс пересчета.
В ячейку А3 введите текст Наименование товара. В ячейку В3—Цена (у.е). В ячейку С3 – Цена (руб.).
В последующие ячейки столбца А введите названия товаров, включенных в прейскурант.
В соответствующие ячейки столбца В введите цены товаров в условных единицах.
В ячейку С4 введите формулу =В4*$C$2.Полученную формулу скопируйте в остальные ячейки столбца С.
Измените курс пересчета в ячейке С2. Обратите внимание, что все цены в рублях обновляются автоматически.
Установите курсор в ячейку D4.Выполните команду Вставка |Функция.… В открывшемся окне выберите категорию Дата и время, и функцию СЕГОДНЯ. Эта функция возвращает текущую дату в числовом формате.
Выделите диапазон ячеек А1:С1. В окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание задайте выравнивание по горизонтали По центру и установите флажок Объединение ячеек. На вкладке Шрифт задайте размер шрифта 14 и в списке Начертание вариант Полужирный.
Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке В2 и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек. Задайте выравнивание по горизонтали По правому краю.
Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке С2 и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек. Задайте выравнивание по горизонтали По левому краю.
Выделите диапазон ячеек В4:В8. В окне Формат ячеек, на вкладке Число выберите формат числа Денежный. В качестве обозначения денежной единицы выберите $ США. Повторите эти действия для ячеек С4:С8. В качестве обозначения денежной единицы выберите—р.
Выделите таблицу и задайте обрамление ячеек с помощью кнопки Границы на панели Форматирование.
Выделите диапазон А3:С3 и задайте цвет фона для этих ячеек с помощью кнопки Выделение цветом на панели Форматирование. Цвет шрифта измените на белый (кнопка Цвет шрифта).
Полученную таблицу перед печатью можно увидеть с помощью кнопки Предварительный просмотр.