6.2.6.Работа с запросами к бд
Для отбора информации из БД можно использовать запросы, при работе с которыми можно устанавливать фильтры для отбора данных.
Задание 16. Создайте запрос, позволяющий отбирать информацию о сотрудниках на основании различных критериев, определяемых с помощью фильтра.
Для создания запроса необходимо:
В окне БД переключиться на вкладку «Запросы».
Щелкнуть кнопку Создать.
В диалоговом окне «Новый запрос» выбрать тип запроса (выберем наиболее простой вариант – «Простой запрос») и щелкнуть кнопку ОК.
В списке «Таблицы/Запросы» выберите строку «Таблица: Должности сотрудников». С помощью кнопки > выберите из списка доступных в таблице полей поля для включения их в запрос (рис. 8.20).
Рис. 8.20. Выбор полей
В списке «Таблицы/Запросы» выберите строку «Таблица: Сотрудники». С помощью кнопки > выберите из списка доступных в таблице полей нужные поля для включения их в запрос.
Повторите шаг 5 для таблиц «Должности» и «Организации».
Щелкните кнопку Далее.
В следующем диалоговом окне установите переключатель «подробный…» и щелкните кнопку Далее.
Задайте имя запроса «Штатные сотрудники», установите переключатель «открытие результатов…» и щелкните кнопку Готово.
Результаты созданного запроса будут представлены на экране в виде таблицы (рис. 8.21).
Рис. 8.21. Результаты запроса
Определим критерий отбора информации из этой таблицы с помощью фильтра. Для этого необходимо:
Выполнить команду Записи Фильтр Изменить фильтр.
Установить с помощью мыши флажок в поле «Штатный» (рис. 8.22).
Выполнить команду Записи Применить фильтр.
В результате отбора информации с помощью фильтра в таблице остались только записи о штатных сотрудниках различных организаций (рис. 8.23).
Рис. 8.22. Определение фильтра
Рис. 8.23. Результат применения фильтра
Работать с такой информацией не очень удобно. Поэтому можно для работы с запросами создать формы, как и для работы с таблицами.
Для управления запросами, отображением информации и условиями ее отбора можно использовать Конструктор. Настройте Запрос с помощью конструктора, как это показано на рис. 8.24, выбирая нужные поля с помощью мыши.
Для вывода результатов выполнения запроса можно использовать отчеты.
Рис. 8.24. Конструктор запросов
6.2.7.Работа с отчетами
Отчеты – это документы, подготовленные по заранее определенным шаблонам на основе информации, выбираемой из БД.
Задание 17. Создание и просмотр отчетов. Для создания отчета выполните следующие действия:
Переключитесь на вкладку «Отчеты» диалогового окна базы данных заказов.
Щелкните кнопку «Создать».
В диалоговом окне «Новый отчет» выберите строку «Автоотчет: ленточный», а в качестве источника – запрос «Штатные сотрудники» (рис. 8.25).
Щелкните кнопку ОК и сохраните созданный отчет под именем «Организации и сотрудники».
Созданный отчет можно распечатать, передать в Word для редактирования.
Рис. 8.25. Подготовка формы отчета
Перестроить отчет можно с помощью конструктора отчетов, включив в него, например, расчеты.
Вставим в отчет формулу для определения общего числа сотрудников. Для этого:
Откройте отчет в окне конструктора.
Сместите нижний колонтитул так, чтобы после данных можно было вставить примечания для них.
Щелкните правой кнопкой мыши по разделителю «Заголовок группы ‘Название’» и в контекстном меню выполните команду «Сортировка и группировка». Откроется диалоговое окно (рис. 8.26).
Рис. 8.26. Включение примечаний группы в отчет
В строке «Примечание группы» выберите значение «Да». Отображение примечания группы позволит производить расчеты для каждой группы записей этого типа (в данном случае – по каждой группе записей о сотрудниках, относящихся к учреждению, название которого указывается в отчете как название группы).
В примечание группы можно было вставить вычисляемое поле, как это показано на рис. 8.27. Для этого выполняются следующие шаги.
Рис. 8.27. Включение вычислимого поля в отчет
На панели элементов выберите элемент «Поле» и разместите его ниже полосы «Примечание группы ‘Название’».
Измените текст надписи (подписи) к полю, введя строку «Всего». Для этого можно дважды щелкнуть по надписи, установив в нее текстовый курсор.
Правой кнопкой мыши щелкните по самому полю и выберите в контекстном меню строку «Свойства».
Рис. 8.28. Настройка вычислимого поля
В диалоговом окне свойств поля выберите вкладку «Данные» и в строке «Данные» щелкните кнопку … для вызова построителя выражений.
В окне построителя выражений (рис. 8.29) двойным щелчком по значку + раскройте папку «Функции» и вложенную в нее папку «Встроенные функции».
Рис. 8.29. Определение формулы в вычислимом поле
Выберите в расположенном справа окне категорию функций «Статистические» и в данной категории выберите функцию Count, вставьте ее в выражение двойным щелчком или щелчком по кнопке «Вставить» после выбора (в окне построителя выражений должно появиться выражение = Count («expr»)).
Выражение в скобках нужно заменить на название поля, количество которых будет подсчитываться. Для этого дважды щелкните мышью по строке «expr» (она будет выделена) и раскройте в расположенном ниже окне папку «Организации и сотрудники», представляющую данный отчет (будем подсчитывать строки в отчете). Для отчета с таким именем в окне справа будут выведены все включенные в него элементы. Найдите элемент «Фамилия» и дважды щелкните по нему. Построитель выражений сформирует строку «=Count([Фамилия])» (будем подсчитывать фамилии в списке).
Закройте окно построителя выражений щелчком по кнопке ОК.
Закройте диалоговое окно свойств поля (рис. 8.30).
Рис. 8.30. Сгенерированная построителем формула в вычислимом поле
Закройте окно конструктора, сохранив изменения.
Откройте двойным щелчком отчет – после каждой группы записей будет выведено число сотрудников (рис. 8.31).
Рис. 8.31. Сгенерированный отчет