Анализ данных Работа со сводными таблицами
Задание 1. Создание сводной таблицы.
Прежде, чем научиться создавать сводные таблицы, следует построить базы данных в рабочей книге или получать из внешнего источника.
Создадим базу данных – таблицу Excel, имеющую вид, представленный на рис. 5.47.
Дважды щелкните по ярлыку рабочего листа «Лист1». Переименуйте его, назвав именем «Исходные данные». Разместите на листе табличную базу данных. Дополните таблицу столбцом «На сумму». Элементы этого столбца являются произведением соответствующих элементов столбца «Количество» и «Стоимость услуги».
Начнем создание сводной таблицы. Для этого следует:
Запустить мастер сводных таблиц, воспользовавшись командой Данные Сводная таблица….
В результате появляется первое окно «Мастера сводных таблиц», в котором с помощью переключателя следует выбрать источник данных. Поскольку в рассматриваемом примере источник данных находится в рабочей книге, выберем вариант: «Создать таблицу на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel». К базе данных, находящейся в рабочей книге Microsoft Excel, предъявляются следующие требования:
число записей не должно превосходить 65 535, число столбцов – 256;
первая строка представляет собой заголовок таблицы;
данные в таблице могут быть числами, текстом или формулами.
После выбора источника данных нажать кнопку «Далее» – перейти к следующему шагу создания сводной таблицы – выбору диапазона исходных данных; его адрес должен быть указан в диалоговом окне команды (рис. 5.48).
Примечание: Если курсор находится внутри диапазона источника данных, то диапазон будет выделен автоматически. После завершения второго шага в алгоритме построения сводных таблиц следует нажать кнопку «Далее».
Выбрать в следующем диалоговом окне Мастера сводных таблиц вариант размещения сводной таблицы (на отдельном листе или на том же, где размещены исходные данные) и вариант настроечных параметров (кнопка «Параметры») (рис. 5.49).
По окончании выбора значений параметров, нажмите кнопку «Макет» для определения макета таблицы в соответствии с потребностями анализа многомерных данных. На экране появится окно с «пустым» макетом сводной таблицы, который надо сформировать (рис. 5.50).
Поля базы данных расположены в правой части макета в виде кнопок. Каждую из них можно разместить (перетащить с помощью манипулятора «мышь») в «заготовке» макета таблицы – в одной из четырех областей макета сводной таблицы: область страниц, строк, столбцов, данных.
При размещении кнопки поля в области страниц, строк, столбцов имена полей становятся заголовками строк, столбцов и страниц соответственно. При размещении кнопки поля в области данных мастер сводных таблиц использует по умолчанию формулу вычисления суммы значения поля – СУММ (SUM), если значение поля является числом, и формулу подсчета значений – СЧЕТ (COUNT), если поле содержит нечисловое значение. Пользователь может выбрать для вычислений другую функцию, соответствующую его потребностям анализа данных (например, вычисление среднего, минимального или максимального значения и т.п.).
Поле страницы предназначено для выбора «измерения» многомерных данных, их среза (например, по времени, по клиентам, по видам услуг и т.п.). Таким образом, «плоская» таблица преобразуется в трехмерную: каждому измерению соответствует своя плоская таблица, в которой для показателей, размещенных в поле данных, выполняются расчеты в соответствии с заданной формулой – выбранной пользователем функцией.
При определении макета сводной таблицы в каждой области можно разместить одно или более полей. Необязательно все поля должны быть размещены в указанных областях – их можно пропустить, если они не требуются для анализа. Если порядок размещения полей вам не понравился, вы можете вынести поле за пределы макета.
Создайте макет сводной таблицы, выполнив следующие шаги:
Щелкните левой кнопкой манипулятора мышь по полю «Наименование» и, удерживая кнопку мыши, перетащите поле в область «Страницы».
Щелкните левой кнопкой манипулятора мышь по полю «Клиент» и перетащите его в область «Столбцы».
Щелкните левой кнопкой манипулятора мышь по полю «Сотрудник» и перетащите поле в область «Строки».
Щелкните левой кнопкой манипулятора мышь по полю «Кол-во» и перетащите его в область «Данные». В результате получится макет сводной таблицы, который представлен на рис. 5.51.
После размещения полей щелкните по кнопке «OK» для завершения операции.
Вернувшись в окно, показанное на рис. 5.49, нажмите кнопку «Готово» для завершения работы Мастера сводных таблиц. В результате на новом листе разместится сводная таблица, позволяющая анализировать данные по срезам, соответствующим «наименованиям», связывая «клиентов» и «сотрудников» через «количество».
Щелкните дважды по ярлычку вновь появившегося рабочего листа. Переименуйте рабочий лист, выбрав имя «Услуги БНТИ».
Щелкните по раскрывающемуся списку значения поля страницы (все) и выберите «Ксерокопирование». В результате получите сводную таблицу, представленную на рис. 5.52. С помощью этой таблицы можно легко установить, каким клиентам и в каком объеме оказывались услуги по ксерокопированию, а также определить общий объем услуг по ксерокопированию.
При работе со сводной таблицей удобно пользоваться панелью инструментов «Сводные таблицы».
Если ее нет на экране, то разместить ее можно, выполнив следующие команды: ВидПанели инструментовСводные таблица (рис. 5.53). указано назначение кнопок панели инструментов «Сводные таблицы».
Рис. 5.53. Назначение кнопок панели инструментов «Сводные таблицы»
Задание 2. Изменение структуры сводной таблицы: перемещение полей
Структуру сводной таблицы можно изменить, а именно, добавить новые поля, удалить ненужные, поменять местами поля, которые находятся в областях «Страницы», «Строки», «Столбцы».
С этой целью выполните следующие действия:
Щелкните по полю «Сотрудники» в области «Строки» и удерживая левую кнопку мыши перетащите поле в область «Столбцы».
Таким же образом перетащите поле «Наименование услуги» в область «Столбцы».
Перетащите поле «Клиенты» в область «Страницы».
Выберите в раскрывающемся списке поля клиенты значение «(Все)». В этом случае сводная таблица отобразит данные о том, какие услуги были оказаны всеми сотрудниками БНТИ всем клиентам.
Задание 3. Изменение структуры сводной таблицы: добавление полей
Щелкните по кнопке «Мастер сводных таблиц» панели инструментов «Сводные таблицы» (или выберите в списке «Сводная таблица» панели инструментов строку «Мастер»). В результате будет запущен мастер сводных таблиц.
Выполните шаг 1 и шаг 2 мастера.
На шаге 3 щелкните левой кнопкой мыши по полю «Дата оказания» и перетащите поле в область строк (или столбцов). Теперь мы по сводной таблице можете определить, в какие дни были оказаны те или иные услуги, определить фамилию клиента, которому были оказаны услуги и фамилию клиента.
Задание 4. Изменение структуры сводной таблицы: удаление полей
Добавьте в область строк поле «Организация», предварительно запустив мастер сводных таблиц. В результате будет получена новая сводная таблица.
Щелкните по полю «Клиент» и удерживаю левую кнопку мыши перетащите поле в любое место рабочего листа за пределы сводной таблицы. Если в области страниц выбрать значение «Ксерокопирование» поля «Наименование», то будет получена таблица, представленная на рис. 5.54.
Задание 5. Изменение структуры сводной таблицы: добавление вычислимого поля
Предположим далее, что возникла необходимость посчитать, на какую сумму были предоставлены услуги по ксерокопированию с учетом НДС и без учета НДС. Для выполнения необходимых расчетов надо ввести вычислимые поля в сводную таблицу. Для этого выполните следующие действия:
Щелкните левой кнопкой мыши по списку «сводная таблица» на панели инструментов «Сводные таблицы».
Выберите в появившемся меню строку «Формулы», а далее в каскадированном меню «Вычисляемое поле». В результате появится диалоговое окно (рис. 5.55).
В окне «Вставка вычисляемого поля» напишите в строке «Имя» имя вычисляемого поля: «Денежная сумма».
В строке «Формула» напишите формулу. Для этого в списке «Поля» следует щелкнуть левой кнопкой мыши по имени поля «стоимость», а потом нажать кнопку «Добавить поле». Указанное поле появится в строке «Формула».
Затем следует ввести знак «*», выбрать поле «Количество», снова нажать кнопку «Добавить поле». В результате в строке «Формула» будет записана формула: «Стоимость»* «Количество».
Далее следует нажать кнопку «добавить», после чего в сводной таблице появятся данные «Сумма по полю «Денежная сумма»».
Задание 5. Обновление данных
Щелкните по ярлыку рабочего листа «Исходные данные», замените услуги «Ламинирование» на «Ксерокопирование». Измените значение поля «Стоимость услуг», установив значение «1».
Щелкните по ярлыку рабочего листа «Услуги БНТИ», затем по кнопке «Обновить» на панели инструментов «Сводные таблицы». Убедитесь, что данные в сводной таблице, в том числе и итоговые показатели, изменились.
При
изменении исходных данных следует
нажать кнопку «
»
(Обновить) панели инструментов «Сводные
таблицы». В результате данные в сводной
таблице, в том числе и итоговые (К
примеру, данные в строке и в столбце
«Общий итог» будут изменены, т.е.
вычислены заново).
Примечание. Многие действия, которые были описаны ранее, можно выполнить с помощью команд контекстного меню. Среди прочих команд, здесь есть команда «Обновить данные», упомянутая выше.
Задание 6. Группирование элементов сводной таблицы и сокрытие деталей
В Excel предусмотрено средство, которое позволяет группировать определенные элементы полей сводной таблицы. К примеру, если поле состоит из дат, то для каждой даты в сводной таблице будет отведена строка или столбец. Иногда это бывает неудобно, поскольку сводная таблица содержит слишком много деталей. В этом случае даты объединяют по кварталам или месяцам.
Вернемся к построенной выше базе данных и к соответствующей сводной таблице. Сгруппируем данные в сводной таблице, как это показано на рис. 5.56.
В списке значений поля «Наименование» сводной таблицы выберем значение «(Все).
Предположим, что нас интересует, на какую сумму услуги были предоставлены частным предпринимателям. Из базы данных мы знаем, что таковыми являются Грачев и Дятлов. Выделите эти элементы поля «Клиенты». Поскольку элементы поля расположены не рядом, то выделяют их щелчками мыши, нажав предварительно клавишу Ctrl.
Выполните команды Данные Группа и структура Группировать (или щелкните по кнопке
(Группировать),
или щелкните правой кнопкой мыши по
любому полю данных сводной таблицы и
в появившемся контекстном меню выберите
команду Группа
и структура,
а затем (в каскадированном меню) команду
Группировать).
Снова щелкните правой кнопкой в области данных сводной таблицы, выполните команду Группа и структура, а затем (в каскадированном меню) команду Скрыть детали или щелкните по кнопке
(Скрыть детали)).
В предыдущем пункте было выполнено группирование по строкам. Теперь выполните группирование по столбцам: выделите те элементы поля «Сотрудники», в которых отсутствует денежная сумма за оказанные услуги частным предпринимателям, затем щелкните по кнопке Группировать на панели инструментов «Сводная таблица». После того, как группирование будет завершено, щелкните по кнопке Скрыть детали. В результате будет получена таблица, представленная на рис. 5.56.
Для того чтобы вернуть сводную таблицу в прежнее состояние выполните следующие действия: последовательно щелкните по кнопке
(Отобразить детали), а затем по кнопке
(Разгруппировать) на панели «Сводные
таблицы».
Задание 6. Автоматическое создание группы
Создайте новую сводную таблицу, разместив в области данных поле «Наименование услуг», в области строк – поле «Сотрудник», в области страниц – поле «Клиент», в области столбцов – поле «Дата оказания услуги». Полученная сводная таблица отображает количество услуг, которые конкретный сотрудник оказывает каждому из клиентов и указанном временном диапазоне.
Щелкните правой кнопкой мыши по элементу поля «Дата оказания услуги».
Выберите в контекстном меню команду Группа и структура, затем в каскадированном – Группирование. Далее в диалоговом окне «Группирование» (рис. 5.57) нажмите кнопку «OK». В результате будет получена таблица, представленная на рис. 5.58.
Рис. 5.57. Диалоговое окно «Группирование»
