Консолидация по физическому расположению
Так как таблицы имеют сходную структуру (консолидируемые данные находятся в диапазонах ячеек в одном и том же порядке во всех рабочих книгах), то можно выполнить консолидацию по физическому расположению:
Откройте рабочие книги с отчетами первого и второго исполнителей и книгу с итоговым отчетом.
Перейдите в рабочую книгу итогового отчета.
Выделите целевой диапазон ячеек (C2:C9), в которых должен быть получен результат.
В меню Данные выполните команду Консолидация….
В диалоговом окне команды выберите функцию «Сумма» для сложения количества проданных каждым распространителем экземпляров.
Установите курсор в поле ввода «Ссылка».
Переключитесь в окно книги «Отчет первого исполнителя» через меню Окно.
Выделите диапазон чисел, представляющих количество распространенных исполнителем экземпляров каждой газеты (C2:C9). В диалоговом окне консолидации в строке «Ссылка» формируется трехмерная ссылка с указанием рабочей книги, рабочего листа и диапазона.
В диалоговом окне команды консолидации щелкните кнопку Добавить. Ссылка появляется в списке диапазонов, подлежащих консолидации.
Переведите курсор снова в поле ссылка и перейдите в окно отчета второго исполнителя.
Выделите диапазон чисел (количества экземпляров, распространенных исполнителем – C2:C9), как и у первого исполнителя.
Добавьте выделенный диапазон в список диапазонов консолидации.
Щелкните кнопку ОК.
В итоговом отчете появились результаты консолидации.
Рис. 5.39. Результат консолидации
Консолидация по заголовкам
Скопируйте информацию первые рабочие листы во всех книгах и вставьте копии перед вторыми листами. Перейдите на лист-копию в рабочей книге первого исполнителя и удалите в отчете строки «Местное время», «Ваши шесть соток» и «Эфир». В отчете второго исполнителя удалите строки «Комсомольская правда» и «Ва-банк». В итоговом отчете (копии) очистите столбик «Количество» и «Сумма».
Теперь данные нельзя консолидировать по физическому расположению – строки соответствующие одним изданиям не совпадают, порядок нарушен.
В том случае, когда требуется консолидировать данные выборочно, используют консолидацию по заголовкам. Для этого:
Перейдите в окно рабочей книги итогового отчета на копию листа отчета.
Выделите диапазон B1:C9.
Выполните команду Консолидация….
В диалоговом окне команды очистите список диапазонов консолидации (в нем выделяется диапазон и удаляется щелчком по кнопке Удалить).
Выберите функцию «Сумма».
Установите курсор в поле ввода «Ссылка».
Перейдите на копию рабочего листа отчета первого исполнителя.
Выделите диапазон B1:C6 и добавьте его щелчком по кнопке Добавить в список диапазонов консолидации.
Установите курсор в поле ввода «Ссылка».
Перейдите на копию рабочего листа отчета второго исполнителя.
Выделите диапазон B1:C7 и добавьте его щелчком по кнопке Добавить в список диапазонов консолидации.
В группе «Использовать в качестве имен» установите флажки «подписи верхней строки» и «значения первого столбца».
Установите флажок «Установить связи с исходными данными». Он позволит увидеть детальные данные по каждому исполнителю в итоговом отчете.
Щелкните кнопку ОК.
Восстановите формулы для вычисления стоимости проданных газет.
Слева от заголовков столбцов появились кнопки, позволяющие увидеть детальные данные, из которых получен отчет. Щелкните по кнопке «2». Рабочий лист примет вид, показанный на рис. 5.40.
Рис. 5.40. Итоговый отчет – результат консолидации с сохранением связи с исходными данными