Использование макросов для вычислений
Если все исполнители сдают выполненные заказы и получают новые заказы одновременно, то выполненные выше действия приходится повторять каждый раз при сдаче-получении работ. Эти повторяющиеся действия можно запомнить как макрос (команду, созданную пользователем).
Для создания макроса нужно выполнить следующие шаги:
Подготовиться к выполнению макроса. В данном случае подготовка состоит в открытии рабочей книги.
Записать макрос, включив в него действия, выполняемые постоянно (выделение исходного диапазона, копирование, перемещение в целевой диапазон и специальная вставка).
Для записи макроса выполните следующие шаги:
Выполните команду Сервис Макрос Начать запись….
В диалоговом окне команды введите имя макроса «Заказ» и, установив курсор в поле ввода «Ctrl+» нажмите клавишу ‘з’, назначив макросу для его выполнения комбинацию клавиш Ctrl+з (если комбинация клавиш уже используется, примените другую или назначьте макрос кнопке панели).
Рис. 5.31. Окно определения параметров записи макроса
Щелкните клавишу ОК. Все последующие действия будут записываться в макрос.
Повторите все шаги (1‑8), которые Вы выполнили при исполнении предыдущего задания (использование специальной вставки для вычислений).
Переключитесь снова на первый рабочий лист («Текущие заказы»).
Введите во все выделенные ячейки значение 0 (нет работы).
Остановите запись макроса щелчком по кнопке Остановить запись на панели, открывшейся при выполнении команды записи макроса, или с помощью этой команды, выбрав ее из меню Сервис (подменю Макрос).
Настройте кнопку для вызова макроса, разместив ее на панели. Для чего раскройте диалоговое окно команды настройки (вызывается в контекстном меню для панели) и перейдите в нем на вкладку «Команды»; найдите категорию команд «Макросы»; перетащите кнопку «Настраиваемая кнопка» на панель с помощью мыши; щелкните кнопку «Изменить выделенный объект» в диалоговом окне и выполните команду Назначить макрос; в открывшемся диалоговом окне выберите из списка макросов макро «Заказ» и щелкните кнопку ОК; закройте диалоговое окно команды настройки.
Для проверки работы макроса введите исполнителям какие-либо новые работы, назначив им стоимость 100 руб. Выполните макрос щелчком по размещенной на панели кнопке или нажатием комбинации клавиш Ctrl+з. Как изменилась стоимость выполненных работ?
Таблица подстановки
Электронные таблицы Excel удобно использовать в качестве динамических моделей, когда изменение исходных данных автоматически изменяет содержимое ячеек, в которых хранятся результаты вычисления по формулам.
Пользователь может задаться вопросом, каковы будут результаты, если один или несколько параметров в формуле будут изменены. Например, как изменится спрос на товар, с изменением цены на товар? Какова будет прибыль при производстве некоторого изделия, если изменится стоимость материала, необходимого для изготовления изделия, или изменится трудоемкость, или оплата за час рабочим?
Для того, чтобы выполнить анализ изменения исходных данных можно:
изменить исходные данные вручную;
написать соответствующие макросы для изменения исходных данных;
использовать таблицы подстановки;
использовать диспетчер сценариев.
Для выполнения анализа вручную необходимо изменить содержимое ячеек исходных данных и проследить, как изменились результаты.
К примеру, необходимо вычислить спрос и предложение некоторого товара, если они вычисляются по следующей формуле:
На приведенном ниже рис. 5.25 представлен фрагмент рабочего листа. Ячейке B1 присвоено имя «цена», а ячейкам С2 и D2 – имена «спрос» и «предложение» соответственно. (Для присвоения имени ячейке используется команда Вставка Имя Присвоить, в диалоговом окне которой можно ввести имя (поле ввода «Имя»), присваиваемое предварительно выделенной ячейке или диапазону ячеек (координаты диапазона показаны в поле ввода «Формула»).) Содержимое ячеек С2 и D2 – формулы:
= 2000-75*цена и = 740+65*цена
Рис. 5.32. Вычисление спроса и предложения
С помощью команды Сервис Зависим ости Зависимые ячейки можно проследить связи между ячейками B1, C2, D2, как это и продемонстрировано на рисунке (перед выполнением команды нужно установить рамку выделения на ячейку B1 с именем «цена»).
Таблица подстановок позволяет проследить изменения значений, вычисляемых по заданной формуле в зависимости от изменений исходных данных, введенных в ячейку таблицы. При этом задается целый диапазон значений, которые могут приниматься исходными данными. Расположение ячеек, содержащих исходные данные и формулу показано на приведенном ниже рисунке. В данном случае значения, принимаемые исходными данными располагаются в столбце, расположенном ниже ячейки, ссылка на которую используется в формулах в качестве операнда для вычислений.
С помощью таблицы подстановок с одной ячейкой исходных данных можно получить результаты вычислений по нескольким формулам при различных значениях одного входного параметра.
Таблицу располагают в любом месте рабочего листа.
Рис. 5.33. Таблица подстановок с одной ячейкой исходных данных
Структура таблицы подстановок (рис. 5.33) и порядок работы с ней таковы:
В верхней строке таблицы подстановок располагаются формулы (или ссылки на формулы), формулы содержат ссылки на ячейку с входным параметром, которая может быть расположена в любом месте рабочего листа.
В столбце, который находится ниже верхней строки (в следующей строке) и левее первой формулы (на одну ячейку), располагается подмножество значений входного параметра.
Ячейка, которая стоит на пересечении строки формул и столбца значений входного параметра остаётся пустой (ее можно использовать для размещения входного параметра).
Microsoft Excel вычисляет значения выражений, определенных формулами, подставляя в ячейку, отведенную для входного параметра, используемого в формулах, поочередно все значения из столбца, представляющего диапазон значений данных (входного параметра). Вычисления выполняются при инициализации команд: Данные Таблица подстановки.
Рис. 5.34. Таблица подстановок с двумя ячейками исходных данных
С помощью таблицы подстановок с двумя ячейками исходных данных (рис. 5.34) можно получить результаты вычислений по одной формуле при различных значениях двух входных параметров.
Рассмотрим задачу: необходимо определить, как будет изменяться прибыль от продажи изделия, если изменится стоимость материала, необходимого для производства этого изделия, и оплата труда рабочих.
Расчет себестоимости выполняется по формуле:
Себестоимость = Стоимость материала * Количество материала + Количество часов на изготовление изделия * Оплату 1 часа труда рабочих.
Задание 1. Изменение исходных данных вручную.
Для создания таблицы, в которой производятся вычисления выполните следующую последовательность шагов:
Установите курсор на ячейке B1. Выполните команду Вставка Имя Присвоить. В диалоговом окне «Присвоить имя» в поле ввода «Имя» введите имя ячейки «цена» и щелкните кнопку ОК для завершения операции. Повторите ввод имен («спрос» и «предложение») для ячеек C2 и D2.
Введите строки «цена=», «спрос», «предложение» в ячейки А1, C1 и D1 соответственно.
В ячейку B1 поместите значение (10).
Выберите ячейку С2. Введите в ячейку формулу «=2000‑75*цена» (без кавычек).
Выберите ячейку D2. Введите в ячейку формулу «=740+65*цена» (без кавычек).
Измените значение в ячейке «цена» и посмотрите, как изменятся значения в ячейках «спрос» и «предложение».
Задание 2. Таблица подстановки с одной ячейкой исходных данных.
Рассмотрим использование таблицы подстановок для анализа изменений результатов вычислений в зависимости от изменений исходных данных (изменение спроса и предложения в зависимости от цены). Для этого используйте созданную в предыдущем задании таблицу.
Для создания таблицы подстановки выполните следующие шаги:
Скопируйте созданную в предыдущем задании таблицу на новый рабочий лист.
Заголовок «Цена» из ячейки A1 перенесите в ячейку B1.
Измените формулы, введенные в ячейки C2 и D2, задав вместо ссылки на ячейку «цена», расположенную на первом рабочем листе, ссылку на ячейку B2 данного рабочего листа.
В диапазон ячеек B3:B14 введите последовательность чисел 1, 2, …, 12.
Ячейки C2 и D2 содержат формулы для выполнения команды подстановки, а в ячейку B2 будут подставляться исходные значения из диапазона B3:B14 для заполнения таблицы.
В ячейку E3 введите формулу «=ЕСЛИ(C3=D3;"равновесное";" ")» (без кавычек «»), скопируйте введенную формулу в ячейки E4:E14.
Рис. 5.35. Результат заполнения таблицы подстановки с одним параметром
Ячейки диапазона E3:E14 будут представлять результаты анализа. Для совпадающих значений спроса и предложения в соответствующей строке будут выведен текст о том, что спрос и предложение являются равновесными.
Выделите диапазон B2:D14.
Выполните команду: Данные Таблица подстановки.
В диалоговом окне команды в поле ввода «Подставлять значения по строкам в» (значения из диапазона-столбца будут использоваться для заполнения строк таблицы подстановки) укажите ссылку на ячейку B2, введя координаты ячейки с клавиатуры или щелкнув по ней мышью после переноса курсора в это поле.
В ячейки таблицы после выполнения команды оказываются введенными формулы {=ТАБЛИЦА(;B2)} (фигурные скобки показывают, что это формулы массива). Результат выполнения команд приведен на рисунке. Из результатов видно, что равновеные спрос и предложения возникают при установленной цене товара в 9 денежных единиц.
Замечание. В рассмотренном случае таблица подстановки располагалась по вертикали. При использовании таблицы подстановки с одной ячейкой исходных данных можно расположить ее горизонтально. При этом ссылку на ячейку исходных данных следует ввести в текстовом поле «Подставлять значения по столбцам».
Задание 3. Использование таблицы подстановки с двумя ячейками исходных данных.
Для решения поставленной задачи с помощью таблицы подстановок (дополнительно осуществляется форматирование ячеек таблицы) выполните следующие шаги:
Вставьте новый рабочий лист (команда Вставка Лист ).
В ячейку A1 ведите строку «Исходные данные».
В ячейке A2 наберите текст «Количество материала», в ячейке A3 – «Стоимость материала», A4 – «Количество часов». A5 – «Оплата одного часа».
В ячейки А6, А7 и А8 введите строки «Себестоимость», «Отпускная цена» и «Прибыль» соответственно. Выполните выравнивание столбца наименований (выделите столбец A и выполнить команду Формат Столбец Автоподбор ширины).
Присвойте ячейкам B2, B3, B4 и B5 с помощью команды присваивания имени имена: «Количество_материала», «Стоимость_материала», «Количество_часов», «Оплата_часа». (Замечание: идентификатор (имя) не может состоять из нескольких слов, поэтому в именах, присваиваемых ячейкам между словами были использованы знаки подчеркивания.)
Рис. 5.36. Пример использования таблицы подстановки с двумя входными параметрами
Внесите соответствующие значения (рис. 5.36) в ячейки, предварительно отформатировав ячейки с именами «Стоимость материала» и «Оплата часа» с помощью команды ФорматЯчейки: на вкладке «Число», диалогового окна команды выберите в списке «Числовые форматы» формат «Денежный» и установить число десятичных знаков равное 2. Ячейку B2 («Количество_материала») отформатируйте, используя пользовательский формат и учитывая, что количество материала исчисляется в метрах: на вкладке «Число» выберите в списке «Числовые форматы» формат «все форматы» и введите в поле ввода «Тип» образец пользовательского формата «00 “м.”» (шаблон для ввода целого положительного числа, после значения числа добавляется его наименование – «м.»).
В ячейки A7, A8, A9 внесите соответственно текст «Себестоимость», «Отпускная цена», «Прибыль».
Присвойте ячейкам B7, B8, B9 имена «Себестоимость», «Отпускная цена», «Прибыль» соответственно.
Предварительно отформатировав ячейки B7, B8, B9, введите в ячейку B7 формулу для вычисления себестоимости
= Количество_материала * Стоимость_материала + Количество_часов * Оплата_часа
В ячейку B8 введите отпускную цену (220).
Внесите в ячейку B9 формулу «=Отпускная_цена–Себестоимость».
Ячейка B9, содержащая формулу, является ячейкой таблицы подстановки и находится в левом верхнем её углу.
Поскольку нашей задачей является исследование влияния стоимости материала и оплаты одного часа работы на прибыль, расположите в диапазоне ячеек С9:H9 возможные значения стоимости материала, а в диапазоне B10:B20 – значения оплаты часа работы (рис. 5.36). Предварительно следует отформатировать соответствующие диапазоны, выделив их и выполнив команду Формат Ячейки (на вкладке «Число» выберите в списке «Числовые форматы» формат «Денежный» и установите число десятичных знаков, равное 2).
Выделите диапазон C10:H20 и отформатируйте его, задав свой формат (выполните команду Формат Ячейки, на вкладке «Число» выберите в списке «Числовые форматы» наиболее подходящий числовой формат (отрицательные значения должны быть отображены красным цветом, число десятичных знаков должно быть равно 2), перейдите на строку «все форматы» в списке «Числовые форматы» и в поле ввода «Тип» измените шаблон – образец пользовательского формата должен быть задан строкой