3.6.2.Подведение промежуточных итогов

При работе с базами данных кроме вычислений, связанных с получением итоговых данных, часто возникает необходимость подведения промежуточных итогов (например, при формировании отчетов). Для реализации этой задачи используется команда Итоги… в меню Данные. Эта команда позволяет кроме общего итога, охватывающего все данные, находящиеся в таблице, подвести и промежуточные итоги для отдельных групп записей. Промежуточные итоги автоматически включаются в список (базу) данных, основываясь на изменениях в определенных полях данных. До вызова метода данные должны быть структурированы и должным образом отсортированы.

Рассмотрим пример. В базе данных (таблице Excel) содержится информация о продажах (рис. 5.25).

Рис. 5.25. База данных продаж

Требуется получить отчет, который бы включал общее количество проданных товаров и сумму, на которую эти товары были проданы. Причем итоги должны быть подведены как для всех продавцов, так и для каждого продавца отдельно.

Для решения этой задачи необходимо упорядочить записи в таблице по столбцу, значения которого определяют принадлежность к группе (в данном случае – по столбцу «Продавец»). Затем выполняется команда Итоги… меню Данные. В диалоговом окне этой команды в поле «При каждом изменении в» указывается столбец, по которому группируются данные (данные должны быть отсортированы именно по этому столбцу); операция, которая должна выполняться при подведении итогов (в данном случае – суммирование); определяются столбцы, по которым подводятся итоги (в нашем примере – столбцы «Кол-во» и «Сумма»), и определяется способ расположания итоговых данных (в данном примере итоговые данные располагаются на одной странице, внизу, т.е. под исходными данными).

В результате выполнения команды данные группируются и таблица принимает вид, показанный на рис. 5.26.

Рис. 5.26. Отчет с промежуточными итогами

Итоги могут быть также подведены и с помощью сводных таблиц, которые рассматривались выше.

3.6.3.Определение частичных сумм

При подведении итогов часто возникает необходимость выполнения какой либо операции над данными, удовлетворяющими определенным условиям. В Excel включены средства, позволяющие реализовать такие вычисления. К ним относятся стандартные функции Excel СУММЕСЛИ (в заданном диапазоне ячеек суммируются только значения, удовлетворяющие определяемым пользователем условиям), СЧЕТЕСЛИ (в указанном диапазоне подсчитывается количество ячеек, значения которых удовлетворяют заданным условиям) и др.

Более мощным средством является Мастер частичных сумм, позволяющий сгенерировать формулу для подсчета суммы значений ячеек столбца, расположенных в строках, ячейки которых удовлетворяют заданным пользователем критериям. Вызывается Мастер через меню Сервис. В результате его работы в определяемую пользователем ячейку заносится формула массива, позволяющая получить нужную частичную сумму. Формула для вычисления частичной суммы может быть построена для таблиц, представляющих собой списки (базы данных) Excel.

Рассмотрим пример. В базе данных Excel находится информация о заказах клиентов: фамилия клиента, дата исполнения заказа и стоимость заказа. Требуется определить суммарную стоимость всех заказов со стоимостью свыше 150 руб., которые должны быть выполнены до 10.10.2001.

С помощью мастера частичных сумм для решения этой задачи построена формула массива

=СУММ(ЕСЛИ($B$2:$B$5<=ДАТАЗНАЧ("10.10.01");ЕСЛИ($C$2:$C$5>150;$C$2:$C$5;0);0))

записанная в ячейку C7 (рис. 5.27).

Рис. 5.27. Вычисление частичной суммы

Полученную с помощью Мастера формулу можно модифицировать, если, например, требуется использовать более сложные критерии отбора данных, включающие не только операции сравнения, но и функции и т.п. Например: таблица содержит информацию и среднегодовых температурах (в столбце A записан год, а в столбце B – температура). Требуется определить максимальную среднегодовую температуру только для високосных лет. Формула массива будет выглядеть следующим образом:

=МАКС(ЕСЛИ(ОСТАТ($A$2:$A$11;4)=0;$B$2:$B$11;0))

(фигурные скобки появляются при вводе формулы с помощью комбинации Ctrl+Shift+Enter).