3.6.Анализ данных и подведение итогов

Наиболее мощными объектами Excel, используемыми для создания компонентов анализа данных в информационных системах являются сводные таблицы (PivotTables) и диаграммы (Charts).

3.6.1.Сводные таблицы

Сводные таблицы представляют собой динамически изменяемые перекрестные таблицы. Они обеспечивают обработку сложных запросов к базам данных. Приложения для анализа данных, созданные на основе Microsoft Excel, имеют общую фундаментальную архитектуру (рис. 5.23).

В приложениях для анализа данных информация (многомерные данные) обычно считывается из внешней базы данных в сводную таблицу или на рабочий лист и потом отображается (визуализируется) в виде диаграммы. Далее обработанная информация может быть выведена на печать, включена в отчет и т.п.

Сводную таблицу можно создать с помощью команды Сводная таблица из меню Данные.

Данные в сводной таблице редактировать нельзя, но можно скопировать эти данные из сводной таблицы в диапазон рабочего листа, сделать нужные изменения, экспортировать отредактированные данные в исходную базу данных и обновить представление данных сводной таблицы.

Структура сводной таблицы показана на рис. 5.24.

Рис. 5.23. Обмен данными в информационных системах Excel

Рис. 5.24. Упрощенная структура сводной таблицы Excel

Поле базы данных (таблицы Excel) можно поместить в любую область сводной таблицы.

Для выполнения некоторых операций над сводной таблицей необходимо выделение диапазонов ее ячеек.

Вручную вычисление промежуточных итогов можно задать с помощью двойного щелчка на метке поля сводной таблицы в диалоговом окне «Вычисление поля сводной таблицы» при работе с мастером сводных таблиц.

Сгруппированные поля имеют некоторые дополнительные свойства. Поля могут группироваться только в областях «Строка», «Столбец» и «Страница».

Данные в поле сводной таблицы можно группировать автоматически или вручную.

Рассмотрим пример создания сводной таблицы.

Предположим, что база данных содержит сведения о сотрудниках бюро научно-технической информации (БHTИ), которые выполняют обслуживание клиентов, предоставляя им услуги по поиску научно-технической информации, редактированию, изданию научно-технической документации.

В нашем примере с помощью сводных таблиц можно получить различные срезы многомерных данных – сведения о том, кто из сотрудников БНТИ выполнил те или иные услуги, какова стоимость этих услуг, каким клиентам и из каких организаций были оказаны эти услуги. Кроме того, изменяя сводные таблицы («перекручивая» их), можно определить, какова общая стоимость услуг, кто из клиентов получил услуг на большую сумму, какие услуги наиболее выгодно оказывать, какие услуги чаще всего приходится оказывать, дату оказания услуги, сколько клиентов было обслужено в тот или иной день.

База данных (или список) может быть сохранена в рабочей книге, находиться на внешнем источнике данных или в нескольких диапазонах консолидации.

Базу данных, сохраненную в рабочей книге, называют табличной.

Поля каждой записи из этой таблицы могут быть отнесены к полям одного из двух типов: к полям-данным и полям-категориям.

Поля-данные представляют собой конкретные значения. Это может быть, например, стоимость каждого из видов услуг.

Поля-категории – описания данных. В нашем примере это, например, наименование услуги, фамилия сотрудника, оказавшего услугу, фамилия клиента, который был обслужен, дата обслуживания.

Сводные таблицы создают с помощью «Мастера сводных таблиц».