3.2.9.Отбор данных с помощью фильтров
В Excel существует возможность отбора нужной информации в указанной таблице с помощью фильтров.
Наиболее простой вариант – использование автофильтра. Для его активизации нужно установить рамку выделения в диапазон, занимаемый таблицей (на строку заголовка) и выполнить в меню Данные команду ФильтрАвтофильтр. После выполнения команды в каждой ячейке заголовка таблицы появляются кнопки раскрытия списка (рис. 5.15), щелчок по которым открывает список значений для отбора данных в таблице.
Выбор значения в списке приводит к тому, что строки, содержащие данные, не соответствующие условию отбора, скрываются и не отображаются на экране (рис. 5.16). Кнопка раскрытия списка в заголовке столбца, по которому произведен отбор данных, «перекрашивается» (из черного символ становится синим).
Рис. 5.15. Таблица с автофильтром
Рис. 5.16. Таблица с результатами работы автофильтра
Фильтр может быть установлен на данные нескольких столбцов. Тогда в таблице будут показаны только те данные (строки), которые отвечают всем условиям отбора по всем столбцам.
Для того чтобы отобрать данные по более сложному условию можно в списке выбрать строку «(Условие…)», после чего открывается диалоговое окно, в котором можно сформировать условие отбора с использованием логических операций «И» или «ИЛИ», объединяющих несколько сравнений (рис. 5.17). Например, можно отобрать данные, принадлежащие диапазону: содержимое ячеек соответствующего столбца будет больше или равно 5 000 и не будет превышать 10 000 (значения для сравнения можно выбрать из списка значений, содержащихся в столбце (первое условие), или ввести с клавиатуры (второе условие)).
Рис. 5.17. Установка условий отбора данных
Отменить отбор данных по столбцу можно, выбрав в списке значение «(Все)». Отменить работу всего фильтра можно с помощью команды меню Данные.
Примечание: нужно внимательно относиться к выбору операции «И» или «ИЛИ» – в данном случае их значение не совпадает со значением союзов «и» или «или» в русском языке. Например, если в таблице есть столбец «Пол», а нам нужно отобрать мужчин и женщин (т.е. фактически – все строки), в фильтре по столбцу «Пол» задать условие «Муж И Жен» («Муж» и «Жен» обозначают мужской и женский пол), то не будет выведено на экран ни одной строки – все строки будут скрыты, так как ни одна из них не будет удовлетворять условиям отбора (не может быть человек и мужчиной, и женщиной). В этом случае в качестве операции, связывающей два условия, нужно использовать операцию «ИЛИ».
Более мощные возможности отбора с формированием более сложных условий отбора и с переносом выбранных данных в указанный диапазон можно задать при использовании команды расширенного фильтра. Например, если в таблице содержится информация о поле и возрасте людей, то отобрать данные по людям пенсионного возраста невозможно, т.к. пенсионный возраст для мужчин и женщин у нас различается. Условие здесь должно было бы иметь вид:
((Пол = Жен) И (Возраст >= 55)) ИЛИ ((Пол = Муж) И (Возраст >= 60))
Задать его с помощью автофильтра нельзя.
При выполнении в меню Данные команды Фильтр Расширенный Фильтр… открывается диалоговое окно команды (рис. 5.18), но к выполнению этой команды нужно подготовиться: создать рядом с таблицей, содержащей данные таблицу, содержащую условия их отбора.
Рис. 5.18. Выполнение расширенного фильтра
Ее, можно создать, просто скопировав заголовки столбцов, по которым будет выполняться отбор (в нашем случае – «Пол» и «Возраст»), и внеся строки таблицы значения, удовлетворяющие условиям отбора по этим столбцам («Жен» И «>=55» – первое условие, «Муж» И «>=60» – второе условие (условия в одной строке объединяются логической операцией «И»)). Условия, записанные в разных строках, при выполнении отбора данных объединяются логической операцией «ИЛИ».
В диалоговом окне команды можно выбрать диапазон данных для отбора – исходный диапазон (если при выполнении команды курсор установлен в ячейку таблицы, диапазон будет выделен автоматически), диапазон условий (можно выбрать, выделив его с помощью мыши), а также диапазон для записи результата (если отобранные данные должны быть переписаны в другое место) – его лучше располагать под исходной таблицей, так как структура таблицы будет такой же (для выделения этого диапазона достаточно установить рамку выделения в левый верхний угол).
Результат показан на рис. 5.19.
Рис. 5.19. Результат отбора данных с помощью расширенного фильтра