3.2.7.Поиск и замена данных

Для поиска и замены данных можно использовать соответствующие команды (Найти и Заменить) в разделе меню Правка. В их диалоговых (рис. 5.11) окнах можно настроить параметры поиска/замены.

Рис. 5.11. Окно поиска и замены

Рис. 5.12. Результат поиска – найдено две записи

Можно выполнить поиск информации в указанном диапазоне, с учетом или без учета формата данных и написания (строчные или прописные), сравнивать содержимое всей ячейки целиком с указанным значением или с частью, записанного в ячейку значения.

Команда «Найти далее» позволяет последовательно перемещать рамку выделения по ячейкам, удовлетворяющим условиям поиска.

В старших версиях есть возможность использования более мощной команды – «Найти все». Пример результата поиска с помощью команды «Найти все» показан на рис. 5.12. С помощью кнопки «Найти все» найдено две записи, удовлетворяющие условиям поиска (значения в ячейках – строки, начинающиеся с «Сидор»). В старших версиях Excel в окне поиска отображается информация о найденных ячейках в форме гипертекста, что позволяет щелчком мыши по показанному найденному значению сразу перейти к нужной ячейке, установить на нее рамку выделения.

3.2.8.Сортировка (упорядочение строк) таблицы

Данные в таблице можно отсортировать (упорядочить) по возрастанию (по алфавиту для текстовых данных) или по убыванию.

Для выполнения этой операции используются команда «Сортировка…» меню Данные или специальные кнопки стандартной панели инструментов.

Рис. 5.13. Окно определения параметров сортировки

При выполнении команды меню на экране открывается ее диалоговое окно, в котором можно задать порядок сортировки (рис. 5.13): по содержимому каких столбцов и в каком порядке нужно упорядочить данные.

Более простой вариант поиска – с помощью кнопок панели, но в этом случае параметры сортировки задать нельзя, т.е. упорядочение диапазона будет выполняться только по значениям одного столбца.

Если требуется упорядочить все строки таблицы по значениям, расположенным в каком либо столбце, то следует выделить рамкой ячейку в первой строке данного столбца и щелкнуть соответствующую кнопку (По возрастанию или По убыванию). Порядок строк в таблице будет изменен в соответствии с заданным порядком сортировки.

Следует помнить, что пустая строка в данном случае служит разделителем, строки, отделенные пустой строкой, переупорядочиваться не будут. Таким образом, если на рабочем листе размещена таблица, содержащая информацию, и строки, в которых помещены результаты вычислений на основе этой информации, то строки, содержащие результирующие данные, следует отделить от исходных данных пустыми строками. В этом случае сортировка будет выполняться только для таблицы с исходными данными, но не затронет результаты и не «перепутает» результаты и исходные данные.

Кроме того, нужно помнить, что если выделен какой-либо диапазон, например, отдельный столбец, то при выполнении данной операции будет переупорядочена информация только в этом диапазоне, что может привести к нарушению целостности информации в таблице (значения в отдельных столбцах не будут соответствовать друг другу, информация в таблице «перепутается»). Поэтому операцию сортировки нужно выполнять очень внимательно, чтоб не разрушить данные в таблице, их связи. MS Excel пытается предотвратить такие ошибки, выводя на экран предупреждение (рис. 5.14).

Рис. 5.14. Предупреждение о возможной ошибке при упорядочении данных