Режим вычислений по формулам

По умолчанию Excel заново пересчитывает значения по всем формулам рабочего листа каждый раз, когда вносятся изменения в ячейки, указанные в формуле. При больших размерах таблиц это может снизить производительность. Поэтому пользователь может поменять режим пересчета значений по формулам. Для этого нужно выполнить команду Параметры меню Сервис, выбрать вкладку Вычисления открывшегося диалогового окна и установить режим пересчета Вручную. Если установлен этот переключатель, то можно заставить Excel пересчитать все значения в любой момент, когда это необходимо, нажав клавишу F9.

При открытии и распечатке рабочих листов все значения пересчитываются автоматически независимо от установленного режима.

Сообщения об ошибках

В формуле при ее вводе может быть допущена ошибка (типичные ошибки: деление на нуль, использование координат пустых ячеек, пропуск разделителей между операндами (аргументами), использование неверных координат ячеек).

Если при попытке вычисления по формуле произошла ошибка, то вместо значения (результата вычисления по формуле) в ячейке выводится сообщение об ошибке (строка, начинающаяся символом #, например: #ДЕЛ/0! – сообщение о попытке выполнить деление на 0; #Н/Д! – отсутствуют данные, необходимые для расчетов по формуле; #ИМЯ? – в формуле используется ссылка на несуществующее имя; # ЧИСЛО! – в формуле используется недопустимый числовой аргумент; #ССЫЛКА! – неверно указаны координаты ячейки; #ЗНАЧ! – неверный тип данных для вычисления).

Если же в ячейке вместо вычисленного значения показывается строка ### (рис. 5.9), это означает, что значение ячейки не может быть отображено, так как не вмещается в отведенные позиции в заданном формате. В этом случае можно расширить ячейку или уменьшить размер шрифта.

Рис. 5.9. Вид рабочего листа с сообщениями об ошибках (вместо числа в ячейку введено слово), выведенными в ячейках листа

Использование функций

Для вычисления значений, вводимых в ячейки, можно использовать функции. Функция позволяет выполнить соответствующие ей действия (по заданному алгоритму, формуле для вычислений) над группой указанных в качестве ее аргументов значений. Например, широко используется функция для вычисления суммы (СУММ(аргументы)).

Использование функций облегчает ввод данных, позволяет автоматизировать сложные расчеты.

Значение каждой функции определяется именем функции и аргументами: имя функции указывает ее назначение, определяет алгоритм вычисления; аргументы задают исходные данные для вычислений.

В качестве аргументов функций могут быть указаны обычные значения (константы) или координаты ячеек таблицы, координаты диапазонов или поименованные диапазоны. Координаты могут быть как абсолютными, так и относительными.

Если функция вычисляется для значений нескольких аргументов, то они перечисляются через разделитель – точку с запятой (;) (например: выражение =СРЗНАЧ(10; 11; 12; 13; 14) вычисляет среднее значение из всех перечисленных в скобках значений) или указывается диапазон ячеек, значения которых должны рассматриваться как аргументы функции (выражение =МИН(B1:B15) дает минимальное значение из всех значений, содержащихся в заданном диапазоне ячеек).

Функции вводятся так же, как и значения: их можно ввести непосредственно в ячейке или в строке формул. Однако для облегчения ввода можно воспользоваться другими средствами.

Так как функция суммирования используется чаще других, на панели инструментов есть собственная кнопка этой функции – кнопка Автосуммирование (со значком ).

Для использования автосуммирования можно выполнить следующие действия:

• выделить диапазон ячеек строки или столбца, подлежащих суммированию, протащив по ним указатель мыши и остановив его на ячейке, в которую следует поместить сумму;

• щелкнуть на кнопке Автосуммирование стандартной панели инструментов.

В результате в ячейку, которая была выделена последней, будет помещено значение суммы всех остальных выделенных ячеек. При изменении значений в просуммированных ячейках автоматически будет пересчитываться и значение суммы.

Другой способ: поместить рамку выделения в ячейку, куда должна быть помещена сумма, и щелкнуть на кнопке автосуммирования. В результате Excel, ориентируясь на положение текущей ячейки, «догадается», какой диапазон ячеек нужно просуммировать (по строке или по столбцу). Если эта «догадка» окажется неверной (например, следует суммировать только часть значений выделенного диапазона), то полученную формулу можно подредактировать обычным образом, изменив аргументы.

Другим полезным инструментом является Мастер функций, который помогает ввести функцию в создаваемую для вычисления значения ячейки формулу.

Для его использования следует выполнить следующие действия:

• поместить рамку выделения на ячейку, в которую вводится формула;

• установить точку вставки в то место, куда нужно вставить вызов функции (если функция используется в более сложной формуле);

• щелкнуть на кнопке Мастер функций (или Вставка функции), отмеченной значком _x;

• в появившемся диалоговом (рис. 5.10, а) окне выбрать категорию функции и в списке функций отметить нужную функцию из выбранной категории (если выбран полный алфавитный перечень, то в списке будут показаны все функции);

• щелкнуть кнопку OK, после чего появится диалоговое окно (рис. 5.10, б), вид которого зависит от выбранной функции;

• ввести значения аргументов функции или координаты ячеек, содержащих аргументы, и щелкнуть OK для включения вызова функции в формулу.

Вызовы функций в формуле могут быть вложенными (то есть в качестве аргумента какой-либо функции может быть использовано значение другой функции соответствующего типа).