Заполнение копированием
Для копирования данных в электронных таблицах можно использовать те же стандартные приемы, которые применяются во всех приложениях Windows: передача данных через буфер, «перетаскивание данных» с помощью мыши.
Копирование данных, при котором эти данные должны «размножаться», заполняя ячейки целого диапазона, можно выполнить также с помощью команды Заполнить меню Правка:
выбрать ячейки, содержимое которых необходимо скопировать в соседние ячейки по строкам или столбцам (ячейки должны быть расположены в одной строке или одном столбце), протащив по ним курсор мыши в форме ;
продолжите выделение, протащив указатель мыши по всем ячейкам, в которые необходимо скопировать данные, выделив их;
выполните команду Заполнить меню Правка и в появившемся подменю выберите направление заполнения.
Команду заполнения можно выполнить с помощью мыши. Для этого нужно выделить копируемые ячейки и перетащить с помощью мыши маркер заполнения (маленький черный квадрат в правом нижнем углу рамки выделения последней ячейки диапазона) для выделения всех ячеек, подлежащих заполнению. Курсор при установке его на маркер принимает форму знака плюс (+).
Для заполнения ячеек можно также использовать автозаполнение с использованием сформированных заранее списков элементов. Excel позволяет также создавать последовательности (прогрессии) значений, занимающих последовательные ячейки в строках или столбцах.
Различные варианты заполнения выделенного диапазона ячеек доступны пользователю через команду заполнения меню Правка. Если протащить маркер выделения по ячейкам диапазона при нажатой правой кнопке мыши, то появится контекстное меню, в котором можно будет выбрать доступный вариант заполнения выделенного диапазона.
Заполнение ячеек элементами списков
Если ячейки таблиц часто заполняются одними и теми же последовательными значениями (например, названиями месяцев или дней недели, фамилиями и т. п.), то процесс ввода данных в них можно автоматизировать, создав списки из соответствующих значений.
Просмотреть существующие и создать свои списки можно, выполнив команду Параметры меню Сервис. На вкладке Списки открывшегося диалогового окна (рис. 5.2) показаны все списки, с которыми уже “умеет” работать программа. Для сознания нового списка нужно щелкнуть элемент Новый список и ввести значения его элементов через разделитель, а затем щелкнуть кнопку Добавить. Список можно импортировать из заполненных и выделенных ячеек строки или столбца (ячейки, содержащие элементы формируемого списка, нужно заполнить и выделить перед выполнением описываемой команды). Эта же команда позволяет редактировать и удалять существующие списки.
Заполнить последовательные ячейки строки или столбца элементами списка можно несколькими способами:
ввести в выбранную ячейку значение элемента списка и протащить маркер рамки выделения по ячейкам, которые должны быть заполнены следующими элементами списка;
ввести в выбранную ячейку значение элемента списка, выделить ячейки, подлежащие заполнению, выполнить команду ЗаполнитьПрогрессия меню Правка, и, установив в диалоговом окне флажок Автозаполнение, щелкнуть кнопку OK.
В следующие за первой ячейкой ячейки будут помещены последовательные элементы списка, следующие за элементом, введенным в первую ячейку. Если количество выделенных ячеек, подлежащих заполнению, меньше количества элементов в списке, то оставшиеся элементы не будут введены, если больше – элементы списка будут повторяться.
Каждый элемент списка – строка, которая может содержать до 80 символов и не может начинаться с цифры (для создания последовательностей чисел можно создать арифметическую или геометрическую прогрессию). Пользовательский список может содержать максимум 2 000 символов.