3.2.2.Ввод данных и заполнение таблиц Ввод данных

Данные могут быть введены как непосредственно в ячейку таблицы, выделенную рамкой, так и в строку формул. В строке формул данные удобнее редактировать, вносить в них изменения.

Для ввода данных нужно установить на соответствующую ячейку рамку выделения и начать вводить данные с клавиатуры. По завершении ввода необходимо подтвердить ввод нажатием клавиши Enter.

Для изменения данных в ячейке нужно выделить ее с помощью рамки и установить в нее текстовый курсор вторым щелчком мыши, указав позицию, в которой данные должны будут меняться. Установить точку вставки лучше в строку формул. Перемещаться по строке при редактировании данных можно с помощью клавиш-стрелок управления курсором.

Excel позволяет работать с данными различных типов: числами в различных форматах, денежными и финансовыми форматами, датами и временем, текстом и т.д. Выбрать тип данных, которые будут размещаться в ячейке, и установить нужный формат можно при выполнении команды форматирования ячейки (не текста в ячейке – точка вставки при выполнении команды не должна отображаться на экране, ячейка должна быть выделена рамкой), переключившись на вкладку диалогового окна «Число», выбрав в списке «Числовые форматы» нужный тип данных и задав его параметры.

Перед вводом данных ячейки можно отформатировать, указав тип вводимых в них данных. При вводе чисел, однако, программа сама пытается определить, как это число будет использоваться. Поэтому не нужно форматировать каждую ячейку с числом.

Числа можно ввести форматах, показанных в табл. 5.2.

Форматирование данных можно выполнить уже после их ввода (например, ячейки с числами в общем формате переформатировать в денежные единицы или в финансовый формат).

Если после ввода данных в ячейке появляются символы ######, это означает, что ячейка слишком узка для введенного или вычисленного по формуле значения. Выход – расширить ячейку или уменьшить шрифт.

Текстовые данные могут представлять собой любые последовательности букв, цифр и специальных символов. Ячейка может содержать не больше 255 символов. По умолчанию текст выравнивается по правой стороне ячейки, но формат можно изменить. Если строка представляет собой число, но его нужно сохранить в текстовом формате, то перед вводом значения следует ввести знак апострофа (например, если ввести ‘9705, то сохранится строка текста из четырех символов, а не число).

В

Таблица 5.2. Форматирование числовых данных

Данные	Выбираемый формат
97.05%	Число в процентном формате
9705 Becker St.	Текст, выровненный по левому краю
9705р.	Число в денежном формате. Финансовый формат используется для выравнивания данных по десятичному разделителю
9705	Число в общем формате
9 705	Число с разделенными группами разрядов
–9705	Отрицательное число
(9705)	Отрицательное число
0 4/5	Дробь (при вводе дроби нужно сначала ввести значение целой части (даже если она нулевая), затем пробел, а только потом – дробь (в противном случае данные будут восприниматься как даты и не смогут быть использованы при расчетах))
5 4/5	Дробь
5,5E+05	Экспоненциальный или научный формат (число в формате с плавающей точкой)

ячейках таблицы можно вводить значения даты и времени.

Эти значения вводятся в определенном формате. В соответствии с форматом Excel распознает эти значения и хранит их в специальной форме: дата при вводе преобразуется в порядковый номер указанного дня от начала XX века; время хранится в виде дробной части числа.

При вводе даты для отделения разных частей записи даты используются косая черта, пробел или дефис. Например, правильными являются следующие записи дат:

7/6/88

6.05.1998

12–12–77

6/янв/97

6/янв (здесь используется текущий год)

янв/98 (используется первое число указанного месяца)

06/09/66

Независимо от формата ввода все даты отображаются в том формате, которых задан при форматировании ячейки (например, дд/мм/гг).

Время можно указать в 12- или 24-часовом формате. В 12‑часовом формате запись AM (ante meridiem – до полудня (лат.)) или PM (post meridiem – пополудни (лат.)) отделяется пробелом.

Значения времени вводятся в следующих форматах:

7:50,5

7:50 AM

15:23:30

15:23:30 PM

Если дата и время указываются в одной ячейке, их нужно разделить пробелом.

Excel хранит данные в том виде, в каком они были введены (этот вид данных показывается в строке формул), но на экран выводит в соответствии с правилами форматирования ячейки, которые были установлены. То, что выводится в ячейке, называется отображаемым значением. А значение, показываемое в строке формул, – введенное. При расчетах по формулам Excel использует введенное значение.

Управляет выводом строки формул на экран флажок на вкладке Вид диалогового окна «Параметры», открываемого командой меню Сервис.