Лабораторная работа 13. Создание макроса

Рассмотрим средства разработки и использования макроса на примере создания и выполнения макроса, автоматизирующего процесс слияния.

Откройте файл, содержащий основной документ, созданный в предыдущем задании (файл «Справка для слияния»). Сохраните этот документ в качестве шаблона под именем «Шаблон справки.dot».

Примечание. Не забывайте, что при создании документов Word предоставляет Вам возможность выбора шаблонов из определенных папок, поэтому настройте соответствующие параметры системы в диалоговом окне «Параметры» (вкладка «Расположение»), открываемом с помощью команды меню Сервис.

Задание: запишите макрос, который выполняет команду слияния основного документа, созданного на базе шаблона «Шаблон справки.dot», с данными из источника данных, содержащегося в файле «Данные для справки», созданном при выполнении предыдущего задания; назначьте макрос кнопке панели инструментов «Стандартная».

Для решения поставленной задачи выполните следующие шаги:

1. Продумайте и выполните все подготовительные действия, которые должны предшествовать выполнению макроса. В данном случае подготовка к выполнению макроса состоит в

• создании шаблона (файл «Шаблон справки.dot») и

• подготовке источника данных (таблица, находящаяся в файле «Данные для справки», должна содержать всю необходимую для печати справок информацию).

2. Продумайте действия, которые должны быть записаны в макросе. В данном случае необходимо записать следующие команды:

• создание основного документа на базе шаблона «Шаблон справки.dot»;

• выполнение команды слияния с указанием основного документа, созданного предшествующей операцией, и заранее подготовленного источника данных – файла «Данные для справки».

3. Запишите макрос, выполнив следующие действия:

• Выполните команду Макрос_Начать запись….

• В открывшемся диалоговом окне (рис. 4.63) введите имя макроса «Справки».

• В качестве описания (комментария) введите текст «Макрос выполняет слияние основного документа, создаваемого на базе шаблона справки, с данными из источника».

• В группе «Назначить макрос» щелкните кнопку «панели».

• В открывшемся диалоговом окне настройки (вкладка «Команды») «схватите» команду-макрос (ее имя Вы только что ввели) и переместите ее на панель с помощью мыши; выполните настройку кнопки (выделите ее и щелкните кнопку Изменить выделенный объект), оставив на ней только рисунок («Основной стиль») и изменив рисунок с помощью мыши, придав кнопке вид .

• Закройте окно.

• Курсор мыши изменил форму (к стрелке «прикрепилась» кассета), это означает, что идет запись макроса. Все действия, выполняемые Вами до остановки записи, будут записаны в макрос. Таким образом, далее нужно выполнить те шаги, которые были продуманы для записи макроса. А именно:

• Выполните команду Создать… в меню Файл.

• В диалоговом окне найдите и выберите шаблон «Шаблон справки».

• Установите в группе «Создать» переключатель «документ».

• Щелкните кнопку ОК.

Рис. 4.63. Окно настройки параметров макроса

Будет создан основной документ, содержащий текст справки. Документ будет открыт в новом окне.

• Выполните команду слияния, как это было показано выше (откройте источник и выполните слияние в документ).

Команда слияния будет выполнена. Теперь нужно завершить запись макроса.

4. Завершите запись макроса, щелкнув по кнопке (Остановить запись) панели «Остановка записи» или выполнив команду Макрос_Остановить запись в меню Сервис.

Примечание. Кнопка позволяет приостановить запись, если необходимо выполнить действия, которые не должны запоминаться в макросе.

Закройте основной документ и созданные экземпляры справок. Откройте документ-источник данных. Внесите изменения в таблицу, включив в нее еще несколько строк, содержащих новые имена. Сохраните изменения и закройте документ.

Проверьте работу записанного Вами макроса. Для этого щелкните кнопку, вынесенную Вами на панель инструментов для его вызова. В результате выполнения макроса все действия, которые Вы в него включили, будут повторены автоматически, т.е. должен быть создан основной документ с текстом справки и выполнена команда слияния, создающая по экземпляру справки для каждой записи в таблице. Каким еще способом можно выполнить макрос?