2.5.3.Разработка и использование макросов

Макрос – это записанная пользователем последовательность команд, которую он может выполнить как одну команду. С помощью макросов пользователь может автоматизировать часто выполняемые им операции, требующие последовательного исполнения нескольких сложных команд (например, команды слияния). После записи макроса пользователь может одним щелчком мыши или нажатием поставленной в соответствие макросу комбинации клавиш выполнить всю эту последовательность.

Создание макроса состоит из нескольких шагов:

1. Подготовка к записи и выполнению. Пользователь должен продумать и выполнить все шаги, которые будут предшествовать выполнению макроса. Например, если записанные в макросе команды выполняются для выделенного фрагмента текста, при подготовке следует его выделить.

2. Определение последовательности команд (действий пользователя), которые должны быть записаны в качестве макроса. Эти действия следует тщательно продумать и, если нужно, зафиксировать на бумаге, чтобы при записи макроса не возникли ошибки в последовательности действий.

3. Запись макроса, инициируемая командой Макрос_Начать запись меню Сервис. При выполнении этой команды пользователь должен присвоить макросу имя. Он также может записать комментарий, поясняющий его использование. Пользователь может назначить макросу кнопку панели инструментов или команду меню (будет вызвана команда настройки, с помощью которой можно разместить кнопку или команду и настроить ее вид) или комбинацию клавиш. После закрытия диалоговых окон настройки все действия, осуществляемые пользователем, будут записаны в макрос. Остановить запись можно с помощью кнопки специальной панели или команды Макрос_Остановить запись меню Сервис.

Записанный макрос можно выполнить несколькими способами: с помощью размещенной на панели кнопки или команды меню или с помощью назначенной комбинации клавиш, а также с помощью команды Макрос_Макросы… меню Сервис (в диалоговом окне команды можно просмотреть список созданных макросов и выполнить выбранный из списка макрос с помощью соответствующей командной кнопки). Перед выполнением макроса необходимо осуществить все подготовительные действия.

Лабораторная работа 12. Команда слияния

Цель данной работы – получение навыков автоматизации трудоемких операций по созданию однотипных документов в Word с помощью команды слияния.

Рассмотрим процесс слияния на примере, который был приведен выше. Для подготовки к печати большого тиража справки выполните следующие шаги:

2. Создайте основной документ. Для этого

• Отобразите с помощью команды Панели инструментов_{меню Вид панель инструментов «Слияние»}.

• С помощью кнопки «Выбрать тип документа» панели определите вид создаваемого документа, выбрав его с помощью переключателя в окне команды (рис. 4.59).

Рис. 4.59. Выбор типа документа

Примечание: в ранних версиях MS Word для выполнения команды слияния, создания бланка документа использовалась специальная команда меню Сервис, в диалоговом окне которой можно с помощью команды Создать выбрать из списка тип документа. После создания основного документа нужно перейти к его оформлению и разметке с помощью кнопки Правка_Документ на бланке в окне «Слияние».

• Создайте бланк справки по приведенному образцу: введите текст справки, пропустив фрагменты «Номер» и «Имя» (это поля, которые будут заполняться при слиянии) и сохраните файл «Справка для слияния»:

Примечание. Далее следует создать данные (поля) для подстановки. Это можно сделать различными способами: «вручную», вставив поля с помощью команды Вставка_Поле… (в диалоговом окне команды выбирается категория поля «Слияние» и в списке полей этой категории выбирается поле «MergeField»; затем формируется код этого поля по приведенному образцу: «MERGEFIELD ИмяПоля», где имя поля должно быть указано в соответствии с именем поля в источнике данных, т.е. в нашем примере – «Номер» и «Имя»), или путем выбора полей из источника (этот способ будет использован далее).

• Сохраните созданный основной документ в файле «Справка для слияния» в своей личной папке (его можно будет использовать в будущем для выполнения команды слияния с новыми данными). Имя основного документа, отображаемое в диалоговом окне «Слияние», изменится.

3. Создайте источник данных. Для этого создайте файл, содержащий таблицу

4. Откройте созданный ранее источник данных. Для этого на панели инструментов нажмите кнопку «Открыть источник данных» и в диалоговом окне команды (оно похоже на окно открытия файла) выберите нужный файл, содержащий таблицу с данными. После выполнения этой команды станут доступны кнопки панели, с помощью которых можно выполнить следующие шаги слияния.

Примечание. В ранних версиях Word в диалоговом окне команды слияния с помощью кнопки Получить данные можно создать источник данных через специальное диалоговое окно. Источник данных представляет собой таблицу, заголовки столбцов которой записаны справа в списке «Поля» в строке заголовка. Список можно корректировать: добавлять и удалять поля из списка. Таким образом, Вы можете создать таблицу с нужной структурой («базу данных»).

Word позволяет использовать и другие источники данных (таблицы Excel и баз данных, созданные с помощью различных СУБД).

5. С помощью кнопки «Вставить поля слияния» в текст основного документа добавляются поля для заполнения их данными из источника данных. Для этого:

• Установите курсор в тексте документа после символа «№».

• Щелкните кнопку вставки поля слияния. Откроется окно (рис. 4.60), в котором можно выбрать из списка полей, имеющихся в источнике, поле, которое должно быть размещено в позиции отмеченной курсором на бланке документа (в данном случае – поле «Номер»). После выбора строки с названием поля щелкните кнопку «Вставить» (после выполнения название поля появится в документе):

Рис. 4.60. Выбор типа документа

• Закройте окно. Если с помощью команды Параметры меню Сервис определен режим затенения полей «Всегда», то вставленное поле будет затенено, в противном случае попробуйте подвести к названию поля «Номер» курсор, тогда будет выполнено затенение.

• Повторите эти действия для вставки второго поля – «Имя» – на бланк документа для заполнения, переведя курсор в нужное место. Документ готов к заполнению.

6. Выполнить слияние можно с помощью одной из кнопок панели слияния . Выполните «Слияние в новый документ» щелчком по соответствующей кнопке. Откроется диалог, в котором можно указать диапазон записей в таблице, данные из которых будут использоваться для заполнения бланков. Выберите вариант «Все». Будет создан новый файл, в котором на каждой странице будет готовый для печати или рассылки документ (справка, с заполненными номерами и именами). Документ можно было бы сразу отправить а печать.

Данные в источнике можно отредактировать (исправить), как и в любом другом документе. Точно так же можно править и бланк основного документа.

С помощью кнопки «Адресаты слияния» можно открыть окно для отбора отдельных записей из источника данных, подлежащих вставке в бланк (рис. 4.61). В этом окне данные источника можно просмотреть, упорядочить, отобрать нужные записи (средство аналогичное автофильтру Excel, который рассматривается ниже) или выполнить их поиск.

Записи источника можно просматривать, изменять и удалять. Для перемещения по записям служат кнопки: (на следующую запись), (на предыдущую запись), (на первую запись), и (на последнюю запись). В источнике данных можно организовать поиск нужных данных (с помощью кнопки Найти, раскрывающей диалоговое окно, в котором можно сформировать условия для поиска).

Рис. 4.61. Выбор типа документа

Записи источника можно просматривать, изменять и удалять. Для перемещения по записям служат кнопки: (на следующую запись), (на предыдущую запись), (на первую запись), и (на последнюю запись). В источнике данных можно организовать поиск нужных данных (с помощью кнопки Найти, раскрывающей диалоговое окно, в котором можно сформировать условия для поиска). Кнопка Источник открывает окно, содержащее таблицу-источник данных, которую можно править как обычную таблицу Word. В окне источника открывается панель «Базы данных» с инструментами, позволяющими изменять структуру таблицы (набор полей), сортировать (упорядочивать) данные в ней и т.п.

В рассматриваемом основном документе содержится текст, который зависит от пола человека, которому выдается справка. Для настройки этой информации введем изменения в основной документ и источник данных.

7. Добавьте к таблице, являющейся источником данных, еще одно поле – «Пол» (откройте документ-источник и вставьте в таблицу столбец, заполните столбец данными – введите в ячейки (без кавычек) «она» для женщин и «он» – для мужчин).

8. Откройте основной документ и внесите изменения в текст, заменив фрагмент «он(а)» полем «Пол» с помощью кнопки «Вставить поля слияния» панели и удалив окончание «(а)» у глагола

9. Окончание глагола «повысил» зависит от пола, поэтому при выполнении команды слияния необходимо будет проверять условие (пол) и в зависимости от его выполнения добавлять или не добавлять окончание. Вставьте в основной документ проверку условия. Для этого:

• Установите точку вставки сразу за словом «повысил» (без пробела).

• Щелкните кнопку Добавить поле Word на панели «Слияние» и выберите поле «IF…THEN…ELSE» (ЕСЛИ…ТО…ИНАЧЕ).

• В открывшемся диалоговом окне (рис. 4.62) в группе «Если» выберите из списка полей поле «Пол», из списка операций вариант «Равно», а в поле ввода «значение:» введите слово «она».

• В поле ввода «Вставить следующий текст:» впишите букву «а» (окончание), а поле «В противном случае вставить следующий текст:» оставьте пустым.

• Щелкните кнопку ОК.

10. Сохраните изменения.

11. Выполните слияние.

Рис. 4.62. Окно вставки поля IF…THEN…ELSE

При объединении вместо поля «Пол» в документ включается значение этого поля из каждой записи источника («он» или «она»), а окончание добавляется только в том случае, когда в поле пол записано слово «она».