2.5.1.Использование полей
Поле – это специальный код (набор инструкций), вставляемый в документ и предназначенный для размещения автоматически вычисляемой информации определенного вида в определенных местах документа. Поля динамичны, их значения можно обновлять («перевычислять»). Обновление происходит либо автоматически, либо по команде пользователя.
В Word используются десятки полей различного типа. Некоторые поля просты в использовании, они вставляются с помощью соответствующих их типу команд (например, номера страниц, оглавления). Другие достаточно сложны, их использование требует знания навыков программирования.
Над полями выполняется четыре операции:
вставка поля в документ (с помощью общей команды ВставкаПоле… или с помощью специальной команды для соответствующего типа поля (номеров страниц, даты и времени и т.п.));
обновление поля (информации, вычисляемой полем, осуществляется командой Обновить поле, выполняемой в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши по полю);
просмотр полей (значения и коды можно просмотреть, установив указатель мыши на поле и выполнив в его контекстном меню команду Коды/значения полей);
переход к следующему полю можно выполнить, нажав клавишу F11, а к предыдущему – Shift+F11.
При выполнении лабораторных работ уже использовались поля. В частности, вычисления в таблицах реализованы с помощью формул, вставленных в ячейки таблицы. Далее рассматривается команда слияния, которая реализована также через использованием полей.
2.5.2.Слияние документов
Организация делопроизводства предполагает необходимость тиражирования документов, имеющих общую «основу», отличающихся лишь небольшими фрагментами текста (например, рассылка писем-уведомлений или приглашений всем клиентам фирмы, печать справок для целой группы лиц и т.п.).
Для создания большого тиража какого-либо документа (письма, распоряжения, приказа и т.д.), все экземпляры которого отличаются только несколькими словами, можно использовать команду слияния, которая позволяет создать множество экземпляров документа на основе одного подготовленного «образца».
При выполнении команды слияния используются два документа:
основной документ, являющийся «образцом», «макетом», с которого «печатается тираж»;
источник данных – документ, из которого выбирается информация для заполнения тех фрагментов документа, которыми различаются его копии.
В качестве основного может использоваться документ, представляющий собой бланк, созданный на основе шаблона, наклейка и т.д.
Источником данных может служить таблица, содержащаяся в документе Word, или внешняя база данных.
Основной документ и источник данных могут быть созданы заранее или в ходе выполнения команды слияния. При выполнении команды слияния эти документы можно отредактировать.
В основной документ, в те его места, где информация должна меняться в различных экземплярах, вставляются специальные поля, которые в ходе выполнения команды слияния будут заменяться информацией из источника данных. Каждое поле содержит информацию, позволяющую сопоставить его с данными из источника данных.
Каждая строка таблицы, содержащейся в источнике данных, представляет собой запись, информация из которой служит для заполнения одного экземпляра, создаваемого на базе основного документа. Запись состоит из полей, каждое из которых сопоставляется с полем в основном документе: данные из поля в таблице при слиянии (объединении) вносятся в соответствующее поле экземпляра основного документа (рис. 4.58). Сопоставление производится по имени поля (имя содержится в коде поля в основном документе и в заголовке столбца таблицы в источнике данных).
В более сложных случаях перед заполнением основного документа с помощью слияния можно выполнить отбор данных, а при заполнении – сформировать значения полей в зависимости от заданных в команде условий (например, в приведенном примере можно было бы ввести еще одно поле, чтобы печатать текст «он» или «она», а не «он(а)», в зависимости от пола).
Основной документ и источник данных могут быть подготовлены заранее.
Использование этой команды рассматривается при выполнении лабораторной работы.