Наименование предприятия

ПРИКАЗ

от 16.03.99 № 64‑К

г. Пермь

О командировке Макаровой Р.О.

МАКАРОВУ Раису Олеговну командировать в институт точной механики и оптики (г. Санкт-Петербург) для проведения консультаций с 20.03.99 по 30.03.99.

Основание: договор о совместном проведении работ.

Директор Н.П. Сидоров

Подпись

Приведенный образец приказа имеет продольное расположение реквизитов.

Основным документом, отражающим условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией, является в настоящее время контракт (пример оформления типового контракта рассматривается в качестве задания для самостоятельного выполнения).

Деловое письмо

Официальное письмо – средство связи организации, предприятия с внешним миром. С помощью писем ведутся переговоры, излагаются претензии и т.п. Письма сопровождают материальные ценности и другие документы.

Деловое письмо должно занимать не более одной страницы. Текст делового письма не допускает неоднозначных толкований. Официальные письма пишутся на специальных бланках. Бланки могут иметь как угловое, так и продольное расположение реквизитов.

Пример оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

Строка таблицы, содержащая текст письма, расширяется так, чтобы письмо разместилось на стандартном бланке (например, в формате А4).

Форма письма зависит от его назначения (просьба, ответ, сопроводительное или информационное письмо, приглашение и т.п.).

Задания для самостоятельного выполнения Задание 1

Оформите заявление о предоставлении отпуска, используя указания по оформлению реквизитов документов и приведенный выше образец (зоны для размещения реквизитов размечены как ячейки таблицы).

Задание 2

Оформите приказ о предоставлении отпусков сотрудникам фирмы, используя указания по оформлению реквизитов и приведенный выше образец приказа (разместить реквизиты в установленных позициях можно с помощью средств форматирования абзаца и табуляции).

Задание 3

Сохраните созданный в предыдущем задании бланк приказа о предоставлении очередного отпуска в качестве шаблона, подготовив его для выполнения команды слияния. При выполнении слияния при печати в бланк приказа должны подставляться следующие данные: текущая дата (вставляется с помощью соответствующего поля), номер приказа (приказы нумеруются последовательно для всех сотрудников, начиная от 1, за номером (через дефис) добавляется код – буква «О»), фамилия, имя и отчество сотрудника, которому предоставляется отпуск, дата начала отпуска и дата его окончания. Информация для подстановки в основной документ выбирается из таблицы «График отпусков».

Задание 4

Подготовьте бланк контракта по найму, оплате труда и увольнению работника. Примерная структура контракта приведена ниже.

При оформлении контракта использованы возможности форматирования абзацев, табуляция с заполнителем, список и таблица.

2.5.Автоматизация трудоемких операций в Word

Текстовый процессор Word позволяет снизить трудоемкость многих операций, выполняемых при подготовке документов. Средствами автоматизации документов Word являются поля (элементы документов, автоматически вычисляемые Word), специальные команды, автоматизирующие трудоемкие операции (команды поиска и замены, проверки правописания, автозамены и т.д.), макросы, а также средства, позволяющие задать правила оформления документов, их макеты (стили и шаблоны) и т.д.

Работа со стилями и шаблонами документов описана выше. Эти средства будут также использоваться и при выполнении приведенных далее заданий. Некоторые операции оставлены для самостоятельного изучения с помощью справочной системы приложения, так как работа с ними не вызывает особых трудностей. В этом разделе более подробно рассматриваются возможности, связанные с использованием полей и макросов.