2.4.2.Использование готовых шаблонов документов
Чаще всего документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов.
Документы достаточно просто создать, используя встроенные шаблоны Word или шаблоны, созданные пользователем. Шаблон (template) – это файл, используемый для создания других документов. Документы, созданные по шаблону, содержат точно такие же элементы, что и шаблон: разбивку, текст, стили, форматы, имена, макросы и т.д. Все документы, созданные по шаблону, повторяют его форму. Шаблоны полезно применять, например, для подготовки бланков документов. Шаблон можно редактировать, копировать и т.п., как и любой документ.
Для того чтобы предварительно просмотреть и открыть шаблон:
Выберите команду ФайлСоздать. Появится диалоговое окно «Создание документа».
Все шаблоны разделены по разделам. Раскройте вкладку, содержащую значки шаблонов нужного раздела (например, «Письма и факсы»), и выделите подходящий шаблон.
Примечание. Чтобы сделать шаблон доступным для предварительного просмотра, при его создании или редактировании выполните команду ФайлСвойства и установите на вкладке «Документ» флажок «Создать рисунок для предварительного просмотра».
Для внесения изменений в шаблон и создания на его основе нового шаблона его нужно открыть, установив в группе «Создать» переключатель «шаблон», а для создания документа на основе выбранного шаблона следует установить переключатель «документ».
Создание подтверждается щелчком по копке ОК.
Шаблон можно открыть для редактирования, как и любой другой документ.
Пользователь может сохранить созданный шаблон в системной папке MS Office (если MS Office установлен в каталоге «Program Files», подкаталог «Microsoft Office», то шаблоны находятся в папке «Шаблоны», находящейся в папке «Microsoft Office») или в своей папке. Пути для поиска шаблонов документов устанавливаются с помощью команды Параметры меню Сервис.
Для создания шаблонов пользователь может воспользоваться Мастерами (специальными компонентами MS Office, помогающими в разработке шаблонов различных документов). При их использовании реквизиты документа определяются пользователем в специальных диалоговых окнах, предоставляемых соответствующим Мастером. При вводе реквизитов он может воспользоваться информацией из баз данных (из адресной книги и т.п.).
Лабораторная работа 11. Создание документов
Цель данной лабораторной работы – получение навыков правильного оформления документов, изготавливаемых с помощью печатных устройств, в соответствии с предъявляемыми к их оформлению требованиями. Приведенные ниже сведения используются при выполнении заданий.
Оформление документов по личному составу
Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрениях, составляют группу документов по личному составу. Рассмотрим пример оформления таких документов.
Заявления о приеме на работу пишутся от руки в произвольной форме. Заявления о переводе, предоставлении отпуска и т.п. могут оформляться на трафаретных бланках.
Для разметки бланка заявления можно использовать таблицу, которая в общем случае может иметь вид (серые линии показывают сетку, для бланка, размеченного с помощью таблицы, линии границы стираются – в диалоговом окне команды Границы и заливка… (меню Формат), на вкладке «Границы» выбирается тип «Нет»):
Данный образец оформления заявления имеет угловое расположение реквизитов. Таблица (ячейка, в которой печатается текст заявления) может быть вытянута так, чтобы занять бланк стандартного формата (например, А4) по всей его высоте. Разметка зон размещения реквизитов в виде таблицы удаляется с помощью команды Границы и заливка… меню Формат. Реквизиты «Резолюция» и «Подпись» остаются незаполненными при печати бланка заявления.
Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков и т.п.
Оформление приказа может иметь вид:
Герб или логотип