2.4.Документационное обеспечение

2.4.1.Общие правила оформления документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы: документы по общим и административным вопросам (т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его деятельностью) и документы по функциям управления (составляются работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, сбыта и снабжения и т.п.). Оформление всех этих документов унифицировано.

Документы состоят из отдельных элементов, называемых реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму, следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как документы служат подтверждением конкретных фактов, событий и т.п. Совокупность реквизитов документа называется формуляром и отражает его форму. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», введенная в действие с 1 июля 1998 г., определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах. В стандарте определено 29 реквизитов.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Если назначение документа, его обработка требуют наличия дополнительных реквизитов, они могут быть в него включены.

Обычно документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Печатаются бланки обычно на бумаге форматов А4 (210297 мм) и А5 (148210 мм), хотя возможно использование бланков формата А3 и А6.

Общий бланк документов организации должен содержать следующие реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ или эмблему организации, наименование организации.

На бланке письма указываются Государственный герб РФ, герб субъекта РФ или эмблема организации, код и наименование организации, справочные данные об организации. Проставляются дата документа, его регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту и (если нужно) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, ответом на который является данное письмо.

Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ или эмблему организации, код и наименование организации, место составления или издания документа. Проставляются регистрационный номер документа, заголовок к тексту, отметки о контроле.

Ограничительные отметки для последующего заполнения реквизитов документа проставляются в виде уголков или других обозначений. Допускается нанесение отметок для фальцовки документа, пробивки отверстий дыроколами.

Бланки документов должны иметь поля: левое и верхнее – 20 мм, правое и нижнее – 10 мм.

При создании документов на нескольких языках реквизиты должны быть продублированы на этих языках.