Работа с ранее созданными документами

Для работы с ранее созданными документами необходимо найти и открыть соответствующие файлы. Эти действия можно выполнить с помощью команды Открыть меню Файл или соответствующей ей кнопки Панели инструментов. Диалоговое окно команды (рис. 4.10) позволяет выбрать нужный документ, открыв содержащую его папку.

Список отображаемых имен файлов можно сократить, выполнив соответствующие установки в окне команды (выбрав тип файла, дату его изменения или свойство). При поиске нужного документа можно просматривать содержимое файлов, установив соответствующий режим.

Примечание. В Word MS Office XP для более быстрого перемещения в нужные папки вид окна изменен: слава отображаются кнопки, с помощью которых можно быстро перейти к наиболее часто используемым для размещения документов папкам.

При открытии файла можно выполнить поиск подходящих файлов по критериям, определяемым пользователем. Для запуска этой команды используется кнопка Отбор. В Word MS Office XP команда отбора документов вызывается Найти вызывается через список команд «Сервис», раскрываемый щелчком по кнопке раскрытия списка в диалоговом окне открытия документа.

Работа с несколькими документами

Пользователь может открыть или создать несколько документов и работать с ними, переключаясь с одного документа на другой. Перейти из окна одного документа в окно другого можно с помощью меню Окно – список имен открытых файлов показан в его нижних строках, активный документ отмечен флажком, который устанавливается щелчком мыши по соответствующей строке.

Из одного открытого документа в другой можно переносить или копировать фрагменты текста, тексты документов можно сравнивать, упорядочив окна на экране.

Примечание. В последних версиях Word переключаться между документами можно щелчками по кнопкам на Панели задач.

Работа со справочной системой

Подробную информацию об использовании различных средств Word можно получить в справочной системе приложения, которую можно запустить с помощью команды ?_Вызов справки. При вызове справки на экране открывается окно справочной системы с тремя вкладками («Содержание», «Предметный указатель», «Поиск»).

Вкладка «Содержание» позволяет найти и просмотреть информацию из нужного раздела справочной системы. На ней открывается список разделов. Перед названиями разделов изображаются пиктограммы. Значок отображается перед названием раздела, в который вложены другие разделы справки. Двойной щелчок по строке с названием раздела раскрывает его содержимое, при этом изменяется значок, приобретая вид  .

Значок позволяет просмотреть справочную информацию по конкретной теме – двойной щелчок по этому значку открывает окно с текстом справки, который может содержать ссылки на другие разделы. Команда Назад в строке меню позволяет «листать» разделы, просмотренные ранее. Команда Разделы возвращает пользователя на вкладки диалогового окна справочной системы. Меню Параметры позволяет настроить окно справки и выполнить команды, доступные при работе с данным разделом справки (печать раздела, копирование и т.п.).

Вкладка «Указатель» предоставляет пользователю возможность работы с Предметным указателем.

Пользователь может ввести интересующий его термин или найти его в алфавитном списке. Двойной щелчок по выбранной строке или щелчок по кнопке Показать либо раскрывает содержимое раздела, содержащего информацию о выбранном термине, либо диалоговое окно, показывающее список разделов справочной системы, содержащих интересующую пользователя информацию. Пользователь дополнительно может выбрать нужный раздел из представленного ему списка.

Вкладка «Поиск» позволяет найти разделы, содержащие нужную информацию с помощью специальной базы данных.

Пользователь должен ввести интересующий его термин (слово, набор слов или фразу). Если введённые пользователем искомые слова занесены в базу данных, Word показывает различные их варианты, найденные в базе. Выбрав нужные варианты из списка, пользователь может указать интересующие его разделы, содержащие эти слова, установив флажки перед названиями нужных разделов флажки в списке.

Пользователь может сформировать дополнительные условия поиска с помощью кнопки Параметры диалогового окна. С помощью настроек он может уточнить условия отбора информации.

Примечание. В Word 2000/XP окно справочной системы, раскрываемое с помощью команды Справка по Microsoft Word в меню Справка, выглядит несколько иначе: вместо вкладки «Поиск» в нем размещается вкладка «Мастер ответов» («Answer Wizard»), на которой можно по подсказке «Введите свой вопрос и нажмите кнопку "Найти"» в поле ввода «Выберите действие:» ввести вместо текста подсказки интересующий термин или фразу, а после щелчка по кнопке Найти выбрать нужный раздел, содержащий необходимую информацию. Список разделов остается на экране, а содержание выбранного раздела отображается в окне, расположенном справа от списка найденных разделов. Кнопки панели, расположенные в верхней части окна, позволяют перемещаться по просматриваемым разделам, вывести на печать выбранный раздел, настроить параметры справочной системы. Доступ к справке можно получить с помощью Помощника, вызываемого командой Показать помощника меню Справка.

Word обладает мощными возможностями для создания документов. Эти возможности в полном объеме невозможно описать в небольшом руководстве, поэтому пользователям необходимо уметь работать со справочной системой приложения, используя ее для разрешения возникающих в процессе работы вопросов.