Раздел II. Разработка и представление юриди­ческих документов Тема 4. Разработка правовых документов средствами информационных технологий.

В данной теме рассматриваются следующие вопросы:

1. Текстовый процессор Word. Общая характеристика.

2. Экранный интерфейс.

3. Ввод текста и сохранение документа.

4. Точечные исправления. Редакти­рование документа.

5. Типовые параметры Word-документа.

6. Форматирование документа. Табуляция. Списки. Сноски. Таблицы. Рисунки и иллюстрации. Формулы. Печать документа.

Понятие правового документа.

Правовой документ — понятие собирательное. В теории государства и права, конституционном, административ­ном праве определяются виды нормативных правовых актов - федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, поста­новления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения органов исполнительной власти. В гражданском, трудовом и семейном праве на первое место выходят отдельные виды договоров — договоры купли-продажи, подряда, аренды, займа, да­рения, трудовые договоры, брачные контракты. Здесь имеются и иные документы — завещания, доверенности и т.д. Гражданский, уголовный, арбитражный и административный процессы используют протоколы, постановления, определения, исковые заявления, жалобы. Криминалистика, судебная бухгалтерия, правовая статистика - применяет виды юридических документов: «Криминалистический документ», «про­цессуальный документ», «документ, содержащий государственную тайну», «нотариальный акт», «ценная бумага».

С философской точки зрения юридический документ выступает конкретной категорией в противовес праву, норме права. Такой вы­вод можно сделать из того, что юридический документ представляет собой видимое и осязаемое явление, создаваемое непосредственно самим человеком и предназначенное для хранения правовой инфор­мации.

В широком смысле юридический документ — это имеющий юри­дическое значение документ, вовлеченный в процесс правового регу­лирования посредством практической деятельности участников правовых отношений. В узком смысле юридический документ — это имеющий юриди­ческое значение и соответствующий определенным требованиям до­кумент, подготовленный в процессе юридической деятельности уча­стниками правовых отношений.

Для создания, изменения, редактирования правовых документов используется прикладное программное обеспечение в виде текстовых редакторов и текстовых процессоров, а также издательские системы

Текстовые редакторы и текстовые процессоры

Текстовые данные являются наиболее распространенным видом данных при работе с компьютером. Для работы с текстом используют два основных класса программного обеспечения:

• текстовые редакторы

• текстовые процессоры.

Текстовые редакторы служат для ввода и редактирования (правки) текста. Они не имеют средств для оформления внешнего вида документа и применяются в тех случаях, когда эти средства являются лишними и отвлекают от творческой работы или не нужны (например, при подготовке документов, пересылаемых по электронной почте). При использовании текстового редактора создается текстовый файл, который содержит только коды символов, которые были введены. Это означает, что все текстовые редакторы работают с текстом одинаково. Текст, введенный в одном редакторе, можно редактировать другим редактором, не испытывая при этом никаких затруднений.

Текстовые процессоры используют в тех случаях, когда имеет значение не только содержание текста, но и его внешний вид (например, при подготовке правовых документов). Текстовый процессор позволяет управлять оформлением текста при его выдаче на экран или принтер. Документ, созданный текстовым процессором, содержит не только текст, но и информацию о том, как он должен быть оформлен. Эта информация заключена в невидимых кодах, которые не печатаются ни на экране, ни на бумаге, но влияют на то, как происходит печать. Разные текстовые процессоры используют для оформления текста разные коды (говорят – документы имеют разные форматы). Поэтому перенос форматированных текстовых документов из одного текстового процессора в другой не всегда возможен и не всегда прост. В тех случаях, когда такой перенос сделать не удается, переносят только текст, без кодов форматирования (говорят – перенос с потерей форматирования), после чего вновь оформляют текст в новом текстовом процессоре.

Основные форматы текстовых документов

Под текстовыми документами в данном разделе понимаются все виды документов без строгой структуры, при этом предполагается, что некоторые документы могут включать также иллюстрации, таблицы, сведения о внешнем оформлении текста, шрифтах и т.п.

Формат представления документов для последующей обработки (редактирования). Основной формат обмена текстовыми документами, предполагающий возможность использования универсальных текстовых процессоров с развитыми средствами редактирования и форматирования. Должен обеспечивать:

• Возможность задания шрифтов, начертаний, стилей основных структурных элементов документа, выравнивания абзацев и иных параметров оформления.

• Возможность представления документа для печати путем задания логических параметров вывода страниц – формата бумаги, взаимного расположения абзацев, колонтитулов и т.п.

• Возможность включения в текст иллюстраций, таблиц, элементов автоматизации (оглавлений, индексов, автонумерации страниц и т.п.).

• Возможность включения в файл метаданных документа.

• Возможность отслеживания и сохранения исправлений.

Независимый от устройства вывода формат для представления документов с сохранением разметки страниц (аппаратно-независимый формат, формат для печати). Должен обеспечивать задание точных физических параметров вывода страниц. Применяется:

• Для документов, которые по юридическим основаниям должны представляться в виде твердой (бумажной) копии, т.е. когда юридически значимым является постраничная разбивка текста и расположение на страницах иных содержательных элементов (иллюстраций, колонтитулов и т.п.), которое не может быть обеспечено средствами формата обработки.

• Для документов, где значимым является точное взаиморасположение (верстка) содержательных элементов, которое невозможно обеспечить средствами формата для обработки (чертежи и схемы, сложные таблицы, руководства пользователей и учебные материалы, макеты книг и т.п.).

PDF (Portable Document Format). Разработчиком является компания Adobe, в качестве стандарта де-юре принят ISO (ISO 15930-5:2003 - PDF/X-2).

HTML различных версий (стандарт W3C). Используется для работы с гипертекстовыми документами, предназначенными исключительно для использования в электронной форме.

.DOCX, .DOC - Microsoft Word (.doc). Форматы файлов текстового процессора. Формат является закрытым, официальные спецификации отсутствуют.

Rich Text Format (RTF). Разработан фирмой Microsoft как переносимый формат для обмена документами между текстовыми процессорами различных производителей.

Общие сведения.

Программа Microsoft Word это текстовый процессор, представляющий возможность создавать, редактировать и выводить на печать тексты различных уровней сложности. Microsoft Word обладает необходимым набором функций для оформиления текста учебной работы.

Запуск программы Word.

Для запуска программы Word нужно найти соответствующий ярлык, или пиктограмму, на экране компьютера.

Этот ярлык может располагаться на рабочем столе, на панели задач или же находиться в главном меню Windows, для входа в которое нужно воспользоваться кнопкой «Пуск». Программа Word будет запущена после двойного щелчка левой кнопкой мыши на ее ярлыке, причем поле для ввода текста сразу же окажется перед вами на экране. Этому новому файлу, пока еще не содержащему текста, автоматически приписывается название «Документ1», которое может быть изменено пользователем как при первом сохранении файла, так и в любое другое время.

Состав меню.

Приступая к работе с документом, обратим внимание на главное меню, расположенное в верхней части окна программы Word. Меню состоит из главного текстового меню (в стандартной настройке состоит из разделов «Файл», «Правка», «Вид», «Вставка», «Формат», «Сервис», «Таблица», «Окно», «Справка») и панели графических кнопок, выполняющих полезные команды для работы с текстом (стандартно включены панели «Стандартная» и «Форматирование»).

F1: срочная справка. Часто при пользовании программой возникают вопросы, как именно применяется та или иная команда. Быстрый ответ можно получить у помощника программы Word, нажав функциональную клавишу F1.

Ввод и редактирование текста

Ввод с клавиатуры. Как уже упоминалось, при запуске программы Word новый документ открывается автоматически, если же новый документ не доступен, необходимо либо нажать, либо выбрать команду «Файл»/ «Создать». Когда откроется новый документ, и вы увидите пустое поле, то можно начинать ввод первого предложения. В программе Word для выполнения команд и перемещения по тексту имеется два курсора: стрелка и | (мерцающий вертикальный знак). Работая в текстовом процессоре, следует обращать особое внимание на местоположение вертикального курсора в тексте. Там, где находится курсор, там и будут выполняться команды программы.

Перемещение по тексту

При вводе текста с клавиатуры вы должны то и дело перемещать курсор, потому что добавления необходимы то там, то тут. Для этого можно пользоваться клавишами управления курсором (стрелки ←  ↑  →  ↓ ) или мышью. Если нужно “пролистать” текст на экране, удобно использовать клавиши  PageUp  и  PageDown . Чтобы переместить курсор в начало текущего документа, следует одновременно нажать клавиши  Control  и  Home , а для перемещения в конец документа — одновременно нажмите клавиши  Control  и  End . Такие сочетания клавиш, выполняющие определенную функцию, называются “горячими”.

Исправления и замены

При вводе текста с клавиатуры часто вкрадываются ошибки и неточности, которые следует исправить.

Клавиша  Backspace удаляет символ, находящийся слева от курсора.

Клавиша Delete удаляет символ, расположенный справа от курсора.

Чтобы удалить целое слово слева от курсора нажмите “горячие клавиши” Control +  Backspace, для удаления слова справа от курсора — Control +  Backspace.

Клавишей Enter разделяются абзацы. Каждый новый абзац начинается с нажатия этой клавиши.

Клавиша     Пробел     предназначена для расстановки пробелов между словами. Общепринято ставить один пробел после каждого слова или знака препинания, перед знаками препинания (за исключением тире и открывающих кавычек) пробел не ставится.

Абзацы в Microsoft Word

Необходимо учитывать, что абзац в Microsoft Word — это не только привычный для нас смысловой фрагмент текста, но и фрагмент, к которому может быть применены приемы оформления текста, или форматирования. Технически в Microsoft Word абзац — это фрагмент текста, заканчивающийся знаком конца абзаца - ¶ . Этот знак виден, если на панели инструментов нажата кнопка отображения непечатаемых знаков, к которым относится и знак конца абзаца ¶ .

Язык и автоматическая расстановка переносов

Ввод текста часто осуществляется на различных языках. Для быстрого перехода с одного языка на другой необходимо правильно установить требующиеся языки в ОС Windows. Обычно переход с одного языка на другой происходит при помощи горячих клавиш Shift + Shift или же  Shift  +левый Control. Также удобно воспользоваться функцией автоматической расстановки переносов («Сервис»/«Язык»/«Расстановка переносов»).

Рекомендации по подготовке учебных текстов.

● Следует особо отметить, что клавиша Enter не должна использоваться в конце каждой строки. Хотя, по правде говоря, эта ошибка начинающего пользователя, уходящая корнями в навыки работы с обычной печатной машинкой, почти совсем ушла в прошлое.

● Необходимо следить, чтобы между словами проставлялся только один знак пробела, иначе такой неаккуратный набор текста может быть заметен при распечатке.

● Не стоит использовать пробелы для помещения фрагмента текста в желаемое место на странице, например, для центрирования заголовков. Как это сделать корректно, читайте в следующем разделе.

● При наборе текстов необходимо различать дефис (напр., социально-экономический); соединительное тире (напр., 1941–1945 гг.), которое вводится сочетанием клавиш Control + знак минуса на дополнительной клавиатуре; типографское тире (напр., это — типографское тире), которое вводится сочетанием клавиш Control + Alt + знак минуса на дополнительной клавиатуре). О других способах ввода этих символов можно прочитать в разделе «Вставка символов».

● При наборе текстов рекомендуется использовать общепринятые сокращения: год — г., век — в., 1917–1921 гг., XI–XV века — вв.

● Для указания веков следует пользоваться латинским шрифтом: I в., IV в., X в.

● В сочетаниях, которые не должны разрываться при переносе текста с одной строки на другую, напр., 1917 г., рекомендуется вместо обычного пробела использовать неразрывный пробел (клавиши Shift + Control +     Пробел).