2. Организационная структура кадровой службы

Наиболее используемые наименования: на государственных предприятиях — отдел кадров, в средних коммерческих организа­циях — отдел персонала, в крупных акционерных обществах — управление человеческих ресурсов.

Типовая структура кадровой службы включает подразделения:

— сектор найма рабочей силы, функции которого — плани­рование, набор (внешний и внутренний), отбор (интервью, тести­рование, другие испытания);

— сектор подготовки и продвижения персонала: разработка программ обучения, организация профобучения, корректировка жизненных планов;

— сектор стимулирования труда: планирование затрат на пер­сонал, изучение мотивации труда, подготовка тарифных согла­шений, установление системы стимулов и компенсаций, разра­ботка форм и систем оплаты труда;

— сектор изучения и оценки персонала: анализ качества тру­довой жизни, степени удовлетворения личных потребностей ра­ботников, оценка морально-психологического климата в коллек­тиве, организация оценки персонала, оценка содержания труда, планирование оптимального состава персонала;

— сектор трудовых отношений: изучение социальной напря­женности в коллективе, заключение коллективных договоров, раз­витие отношений с органами рабочего самоуправления;

— сектор стратегического управления персоналом: разработ­ка стратегии управления персоналом, планирование развития пер­сонала, анализ информации о рынке труда,

— сектор профориентации: профориентация работников, адап­тация в коллективах, планирование сохранения персонала;

— сектор охраны труда и техники безопасности: контроль за обеспечением охраны труда и техники безопасности в организа­ции, производственный инструктаж, группа медицинского обслу­живания персонала, управление отношениями по охране труда.

3. Документальное обеспечение управления персоналом

Нормативную базу, регулирующую документальное обес­печение управления персоналом, составляют три группы до­кументов.

Первая группа — федеральные нормативные акты:

— Конституция РФ (права личности);

— Трудовой кодекс РФ (права работника и работодателя);

— Гражданский кодекс РФ (имущественные права);

— Налоговый кодекс РФ (права налогоплательщика);

— система стандартов безопасности труда, строительных норм и правил, санитарных норм и правил и др.

Процессы информатизации внесли в этот список определен­ные коррективы. Так, информация стала рассматриваться как продукт и предмет труда, а следовательно, как товар. Отсюда ограничения по работе с информацией — основным предметом труда специалистов по информационным технологиям. К числу нормативных актов добавились:

— Закон РФ «Об информации, информатизации и защите ин­формации»;

— законы, защищающие права собственников информации (об авторском праве, патентный закон и др.);

— нормативные акты, определяющие правила безопасности при работе с информацией.

Вторая группа — типовые нормативные акты по труду:

— квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;

— постановления Правительства об аттестации персонала;

— типовые правила внутреннего трудового распорядка дня персонала организаций;

— типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров;

— инструкции о порядке ведения личных дел, трудовых кни­жек в организациях;

— общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); знаний (ОКЗ); информации о населении (ОКИН); специальностей по об­разованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); пред­приятий и организаций (ОКПО) и др.;

— стандарты по делопроизводству, правила документаль­ного обеспечения управления, правила работы ведомственных архивов.

Третья группа — справочная литература по трудовому праву, нормированию труда.

Организация учета личного состава

Форму Т-1 (приказ о приеме на работу) составляет в одном экземпляре работник отдела кадров. Руководитель подразделе­ния предприятия, куда принимают работника, дает заключение о возможности приема; на оборотной стороне указывается, в каче­стве кого может быть принят на работу нанимающийся, по како­му разряду или с каким окладом; испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствующей службе с целью под­тверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации. Вновь принятого работника знакомят с приказом под расписку.

Форму Т-2 (личную карточку) заполняют на каждого работни­ка в одном экземпляре, хранят в отделе кадров (папка «Личное дело»), вносят все записи о прохождении работником службы.

Форму Т-8 (приказ о прекращении трудового договора) запол­няет отдел кадров в двух экземплярах при увольнении работника, затем его подписывают руководитель подразделения и руково­дитель предприятия. В приказе указывается причина и обосно­вание увольнения. В форме Т-8 содержится расчет начисленных и удержанных сумм и приводятся данные о несданных имуще­ственных ценностях.

Указанные выше формы составляют основу личного дела работника. Каждое личное дело формируется в отдельной пап­ке. Хранение личных дел осуществляется в режиме, принятом для работы с конфиденциальной информацией. Документы в лич­ном деле располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, заявление о приеме на работу, анкета с фотокарточ­кой, трудовой договор (контракт), приказ о приеме на работу, лич­ная карточка, документы об образовании (копии), характеристи­ки или рекомендательные письма, прочие документы, относящи­еся к данному лицу.

Форма Т-12 (табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы) и форма Т-13 (табель учета ис­пользования рабочего времени) применяются для учета ис­пользования рабочего времени всех работающих на предприя­тии лиц, а также для контроля соблюдения режима рабочего вре­мени, расчетов по оплате труда и получения данных об отрабо­танном времени. При использовании формы Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (форма Т-54), расчетной ведомости (форма Т-51) или расчетно-платежной ведомости (форма Т-49).

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и зара­ботной платы. Сущность табельного учета заключается в еже­дневной регистрации явки сотрудников на работу, ухода с рабо­ты, всех случаев опозданий и неявок с указанием причины, а так­же часов простоя и часов сверхурочной работы.

Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными докумен­тами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются в бухгалтерию.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей вы­даче на руки работнику, необходимо определить сумму заработка работника за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят в расчетно-платежной ве­домости (форма Т-49), которая, кроме этого, служит еще и доку­ментом, по которому производят выплаты заработной платы за месяц. На ряде предприятий вместо расчетно-платежных ведо­мостей применяют отдельно расчетные ведомости (форма Т-51) и платежные ведомости (форма Т-53).