О некоторых словах, часто употребляемых в деловых текстах

Слово «проблемы» похоже на забор: говоришь его, и сразу перед тобой вырастает препятствие.

Если у вас есть ориентация на действия, лучше исключить из вашего лексикона вопрос «почему?», заменив его вопросом «как?». «Потому что» чаще употребляют люди, ориентированные в жизни на выбор и новые возможности.

«Таким образом», «так» чаще употребляют люди, ориентированные на необходимость.

При помощи слов «следует», «обязаны», «должны», «не можем», «не будем» и т.д. моделируется отсутствие выбора. Какое-либо поведение или высказывание обобщается универсальными словами «все», «каждый», «всегда», «никогда», «никто» и пр.

Безличное предложение придает оттенок большей объективности высказыванию.

Слова «мы думаем», «нам кажется», «по-видимому», особенно при их частом употреблении, создают у читающего ощущение неуверенности. Употребление заглавных букв подчеркивают важность или даже уникальность того, что обозначено данным словом.

Проверка окончательного варианта отчета

- Вычитка корректуры.

- Утверждение отчета до отправки читателю.

Порядок подготовки конечного варианта отчета:

• Напишите предварительный проект отчета.

• Напечатайте отчет.

• Прочитайте его с начала до конца и сами же отредактируйте.

• Дайте его прочитать коллеге.

• Напишите конечный вариант отчета.

• Вычитайте его.

• Дайте его кому-нибудь на окончательную проверку.

Мы познакомились с основами написания хорошего отчета. Чтобы добиться лучших результатов, критически оцените отчеты, которые отправляете вы, и которые присылают вам другие авторы. Спросите себя - этот отчет:

• соответствует теме?

• убедителен?

• бесспорен?

• опирается на практику?

• понятен и легко читается?

• содержит верные факты и написан правильным языком?

• лаконичен?

Используем приемы русского языка Убеждение и манипулирование

Речевое воздействие в отчете может носить характер как убеждения, когда читатель добровольно принимает доводы автора, так и манипулирования, когда воздействие является скрытой формой принуждения читателя.

Деловому человеку следует помнить об этом по двум причинам. Во-первых, ему нельзя злоупотреблять манипулированием, так как это подрывает деловую репутацию (а при частом использовании сводит эффект от текста к нулю). Во-вторых, выступая в роли читателя, он сам должен уметь отличать убеждение от манипулирования.

Принципы разграничения убеждения и манипулирования сформулированы в теории управления.

Убеждение – это эффективное целенаправленное словесное общение, предполагающее достижение запланированного эффекта и результата. При убеждении запланированный эффект достигается на совершенно добровольной основе. При этом необходимо отделить от убеждения те случаи, когда читатель думает, что сделал вывод добровольно, а в действительности он был неявно принужден именно к такому выводу. Это и есть манипулирование.

Манипулирование основывается на недоступности для адресата речи независимых источников информации и провоцирует ложные выводы из формально истинных посылок.

Всегда ли манипулирование – это плохо? А если нет, то когда оно допустимо? Способность читателя отчета оценить достоверность информации определяется доступностью для него её независимых источников.

Манипулирование возникает там и только там, где получатель оказывается отрезанным от независимого источника информации.

Предельный случай манипулирования – воздействие на подсознание, ибо при этом выход на независимый источник информации вообще исключается. Очевидно, грань, отделяющая нравственное и допустимое манипулирование от безнравственного и недопустимого, определяется качеством независимого источника. Поэтому особенно важным в аудиторском отчете является такое языковое воздействие, при котором у читателя не возникает никаких сомнений в компетентности создателя отчета и в отсутствии у него попыток манипулирования.

Самое парадоксальное, что ощущение попыток манипулирования у читателя отчета может появиться даже без желания автора отчета манипулировать, особенно если отчет – результат «коллективного творчества», или если автор просто устал или расстроен.

Рассмотрит основные виды манипулирования, чтобы избежать их явного применения в отчетах.